Guia de como fazer uma gestão de contratos eficiente: 6 dicas de boas práticas

A gestão de contratos é um processo essencial para garantir que os acordos firmados entre empresas e seus parceiros, fornecedores e clientes sejam cumpridos de forma eficiente e conforme o planejado.

Muitas vezes, no entanto, ela acaba sendo negligenciada e tratada como mera formalidade entre as partes. Mas é importante frisar: uma boa gestão de contratos pode reduzir riscos, melhorar a eficiência operacional e fortalecer relações comerciais.

Em tempos em que compliance e conformidade são cada vez mais valorizados na escolha de prestadores de serviço, caso líderes e gestores queiram sair na frente,devem não só avançar na modernização de suas relações, mas conhecer as soluções que compõem as relações de negócio baseadas na experiência do cliente, e como essas podem beneficiar diretamente a empresa a se posicionar no mercado.

A seguir, a Speedtask apresenta cinco dicas de boas práticas para uma gestão de contratos eficaz. Leia até o fim!

O papel de um Gestor de Contratos na sua organização

As atribuições do Gestor de Contratos englobam o acompanhamento dos objetivos da gestão, análise de resultados e indicadores,além do registro detalhado de todas as ações e eventos relacionados ao contrato.

Entre suas funções, estão:

• Elaborar e negociar cláusulas contratuais com base em boas práticas.
• Identificar possíveis erros para mitigar riscos.
• Verificar a conformidade do contrato com leis e políticas internas.
• Definir prazos contratuais e garantir o cumprimento efetivo.
• Proteger dados e informações presentes no documento.
• Arquivar a documentação adequadamente.
• Identificar oportunidades de novas negociações durante o período de vigência.
• Propor melhorias e alterações quando necessário.
• Delegar atividades à equipe de gestão de contratos.

Essa função pode ser desempenhada por um profissional da área jurídica ou por outros setores, como controladoria ou compras, dependendo do tamanho, estrutura e necessidades da empresa.

É fundamental que o Gestor de Contratos atue com organização e cumpra os prazos estipulados para garantir o desenvolvimento fluido e eficiente do setor.

Sua atuação assegura a conformidade dos contratos, a minimização de riscos e a satisfação de todas as partes envolvidas.

6 dicas de como fazer uma boa gestão de contratos

Faça um Inventário

De acordo com relatório do Journal of Contract Management, 71% das empresas não sabem onde e como se encontram pelo menos 10% de seus contratos. O que diz muito sobre o custo de oportunidade, e dos possíveis riscos, de não se fazer uma gestão eficiente de contratos.

Por isso, antes de tudo, para organizar a casa,é necessário saber quanto a empresa tem em mãos. O que é possível com uma rápida auditoria dos contratos vigentes, incluindo seus responsáveis,localização física e os prazos de vencimento.

Entre as perguntas que podem ser feitas para classificação, estão:

• Quantos contratos vigentes?
• Existe uma lista ou planilha de todos os contratos da organização?
• Como os contratos são armazenados?
• Onde estão localizados os contratos?
• Quais são as datas de início e término de cada um?
• Algum deles é renovado automaticamente?
• Todas as versões dos contratos estão atualizadas?
• Existem documentos de suporte anexados?

Muitas organizações têm pilhas e arquivos de contratos setoriais não compartilhados, então certifique-se de que, ao fazer o inventário, nada permaneça de fora.

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A partir daí, recomendam-se auditorias periódicas para identificar áreas de melhoria e garantir que os contratos sejam cumpridos corretamente. O que pode ser automatizado para que se gerem alertas periódicos para cada contrato.

A revisão regular ajuda a manter a precisão e a integridade dos dados.

Padronize os processos de contratação

Estabelecer processos padronizados para a criação, revisão e execução de contratos é fundamental para garantir a consistência e a conformidade.

Agora que a organização tem estimativa mais confiável a respeito dos contratos vigentes, é necessário desenvolver uma estrutura de classificação e indexação dos acordos firmados.

Utilize templates e checklists para assegurar que todos os contratos atendam aos requisitos legais e regulatórios.

A padronização também facilita a auditoria e a revisão periódica dos contratos, garantindo que todos os documentos estejam em ordem e atualizados.

Uma boa maneira de começar é dividir os contratos em categorias mais amplas. Aqui estão alguns exemplos:

• Contratos financeiros
• Acordos de emprego
• Serviços de terceiros
• Parcerias de negócios

Para elevar o nível de organização, é recomendável adicionar subcategorias, conforme os critérios mais relevantes para a organização. Alguns exemplos de subcategorias podem incluir:

• Acordos de serviço mestre
• Declarações de trabalho
• Acordos de confidencialidade
• Contratos de arrendamento

Para organizações que buscam alto desempenho, no entanto, pode ser necessário um sistema de suporte, visto que o porte dos stakeholders irá direcionar a abordagem e o tratamento.

Utilize ferramentas de gestão de contratos

Sendo assim, investir em um sistema para gestão de contratos, como o BPMS, por exemplo,pode transformar a maneira como os contratos são gerenciados.

Essas ferramentas automatizam tarefas repetitivas, como a notificação de vencimentos e renovações, e permitem o armazenamento centralizado e seguro de todos os contratos.

Além disso, a integração com outros sistemas empresariais, como ERP e CRM, melhora a visibilidade e o controle sobre os processos contratuais.

• Plataforma de automatização de processos (BPMS): automatizam e centralizam a gestão de contratos, facilitando o monitoramento e a conformidade. Essas plataformas oferecem funcionalidades como armazenamento seguro de documentos, rastreamento de mudanças e alertas automáticos.
• Integração com outros sistemas empresariais(ERP, CRM): a integração com sistemas como ERP e CRM melhora a visibilidade e o controle sobre os processos contratuais, permitindo uma gestão mais eficiente. Isso facilita a sincronização de dados e a comunicação entre diferentes departamentos.

Monitore o cumprimento e a conformidade

A conformidade é um aspecto crítico da gestão de contratos. Implementar um sistema de monitoramento contínuo ajuda a garantir que todos os termos e condições dos contratos sejam cumpridos.

Utilize indicadores de desempenho (KPIs) para acompanhar o progresso e identificar possíveis desvios. Revisões regulares dos contratos ajudam a manter a conformidade e a identificar oportunidades de melhoria.

Esses dados podem ser utilizados para avaliar acordos anteriores e para criar novos de maneira mais eficiente. Aqui estão alguns pontos de dados que relevantes a serem registrados:

• Stakeholders
• Datas importantes
• Termos de serviço
• Cláusulas de desempenho
• Informações de pagamento
• Termos e condições de renovação
• Status do contrato

Ao rastrear esses dados e armazená-los com segurança, pode-se construir não só uma base sólida para uma gestão eficaz de contratos, mas um melhor relacionamento com clientes e parceiros, com auxílio de um CRM, a partir da experiência personalizada.

Mantenha uma comunicação efetiva

Uma comunicação clara e contínua entre todas as partes envolvidas é essencial para uma gestão de contratos bem-sucedida.

Garanta que todos os stakeholders estejam cientes de suas responsabilidades e prazos, e utilize ferramentas de colaboração para facilitar a comunicação e o compartilhamento de informações.

Manter um registro detalhado de todas as comunicações relacionadas aos contratos também é importante para referência futura e resolução de disputas.

Analisar e relatar

Agora que todos os seus contratos estão organizados, é hora de relatar aos stakeholders como estão indo. Analisar e relatar ajuda a identificar áreas que precisam de melhorias, bem como oportunidades de economia potencial.

Além disso, permite monitorar o progresso ao longo do tempo, para que você possa tomar as melhores decisões para o seu negócio. Você pode começar criando relatórios que se concentrem em métricas-chave, como:

• Valor e duração do contrato
• Desempenho em relação às obrigações contratuais
• Datas de obrigação
• Risco de não renovação
• Número de contratos por parte

Essas auditorias não só ajudarão a identificar riscos, mas também fornecerão insights valiosos sobre o desempenho dos seus contratos e áreas potenciais de melhoria.

Benefícios da Boa Gestão de Contratos

• Redução de riscos: uma gestão de contratos eficiente ajuda a identificar e mitigar riscos, reduzindo a probabilidade de litígios e penalidades. Isso resulta em uma maior segurança jurídica para a empresa.
• Melhoria na eficiência operacional: automatizar e padronizar processos contratuais melhora a eficiência operacional, economizando tempo e recursos. A redução de tarefas manuais permite que a equipe se concentre em atividades estratégicas.
• Melhoria na relação com fornecedores e parceiros uma gestão de contratos eficaz fortalece as relações com fornecedores e parceiros, garantindo que todas as partes cumpram suas obrigações e colaborem de forma eficiente. Isso promove um ambiente de confiança e parceria a longo prazo.

Implementar práticas eficazes e utilizar as ferramentas adequadas pode transformar a maneira como os contratos são administrados, trazendo inúmeros benefícios.

Comece a aplicar essas estratégias e veja como elas podem melhorar a eficiência e a conformidade na sua empresa.

Seus contratos não são genéricos,sua gestão também não deve ser

Hoje, a forma como colaboradores conduzem os processos, compartilham informações e honram contratos conta tanto quanto a qualidade do serviço.

Por isso, mais do que reduzir trabalhos manuais e custos, com o conjunto de soluções Speedtask, a excelência da sua gestão de contratos estará garantida, melhorando a experiência do cliente e aumentando a confiança do mercado.

Com o GED Speedtask,todo o seu acervo em papel pode ser digitalizado e administrado em nuvem. Já os contratos futuros podem ser originalmente digitais, com validade jurídica garantida por meio do S-Sign, que assina e celebra o acordo sem utilizar nenhuma folha.

E os diferenciais em relação a ferramentas de gestão generalistas não param por aí, pois com o processo de transformação digital Speedtask, gestores têm acesso a uma interface intuitiva com análises e relatórios em tempo real.

Funcionalidades avançadas de suporte para gestão de processos tanto internos quanto voltados para clientes. Os benefícios da gestão de contratos com o suporte Speedtask incluem:

• Visibilidade e transparência: melhora a visibilidade e a transparência em todos os aspectos do contrato, desde o planejamento à renovação ou encerramento.
• Integração: integração com ERP’s, permitindo uma visão holística das operações de negócios.
• Eficiência operacional: automatização de processos e melhor uso de recursos para aumentar a eficiência operacional.
• Tomada de decisões informada: acesso a dados em tempo real e análises avançadas para apoiar a tomada de decisões informadas.
• Conformidade e Governança: garantia de conformidade com normas e regulamentos através parametrizações, permissões de acesso e relatórios detalhados.

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Assim, com a Speedtask, sua gestão de contratos terá:

• Armazenamento em nuvem: evite ouso de papel e armazene todos os documentos eletronicamente. Isso permitirá um acesso fácil e simplificará o compartilhamento e a colaboração.
• Fluxo de trabalho: essa prática é extremamente útil para visualizar todas as etapas envolvidas no gerenciamento de contratos. Isso ajudará a identificar problemas e oportunidades, além de simplificar o processo para uma execução mais eficiente.

Outra grande vantagem é a facilidade de compartilhamento de informações entre os envolvidos no processo de gestão de contratos, o que agiliza a comunicação e a tomada de decisões.

Além disso, com o uso de análises e relatórios gerados por essas ferramentas, sua gestão de contratos pode obter insights valiosos sobre o desempenho dos contratos, identificar possíveis riscos e oportunidades de melhoria.

Consulte agora um especialista Speedtask e saiba como otimizar sua gestão de contratos!