Documentos para admissão: saiba quais são os mais importantes

O processo de admissão de novos funcionários é um momento crucial para qualquer empresa.

Além de encontrar talentos qualificados, é essencial garantir que todos os aspectos legais e organizacionais sejam atendidos.

Uma parte fundamental desse processo é a coleta e verificação dos documentos para admissão.

Nas fases de seleção, recrutamento e contratação de novos colaboradores, é de suma importância prestar atenção aos documentos essenciais para admissão.

Eles são cruciais para oficializar a contratação e abrangem informações trabalhistas fundamentais sobre o novo colaborador.

As regulamentações do Ministério do Trabalho requerem uma série de documentos para admissão, para registro de informações, e é comum que gestores e profissionais de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal possam se sentir sobrecarregados com essas formalidades e procedimentos burocráticos.

Neste artigo, exploraremos os documentos obrigatórios, ofereceremos um checklist para a equipe de RH e discutiremos os benefícios da transformação digital nas rotinas do setor de Recursos Humanos.

Se você quer saber como otimizar seu processo de contratação, leia até o fim!

Qual a finalidade dos documentos para admissão?

Por mais que o senso comum reconheça que os processos seletivos no Brasil sejam trabalhosos e custosos, há várias justificativas para a exigência de apresentação dos documentos para admissão por parte da empresa.

Cada processo é também uma nova responsabilidade para organização, que tem de cumprir uma série de obrigações legais e burocráticas.

Os documentos para admissão servem para identificar o profissional, informando dados básicos sobre sua vida civil, de maneira que a empresa possa conhecer o colaborador.

Além disso, os direitos trabalhistas, benefícios e contribuições — como salário-família, plano de saúde, pensão alimentícia e IRRF — demandam que a empresa saiba informações sobre os dependentes do novo colaborador.

A formalização da admissão de um novo funcionário requer a apresentação das informações contidas em certidões.

Em outras palavras, tanto a conformidade da empresa quanto a situação do novo funcionário dependem do fornecimento adequado dessas declarações.

O Ministério do Trabalho exige essa conformidade e tema prerrogativa de realizar fiscalizações a qualquer momento. Portanto, para evitar potenciais questões legais e preservar a reputação da empresa, é essencial cumprir com os procedimentos burocráticos estipulados para a contratação.

Outro conjunto de documentos essenciais inclui os atestados de saúde ocupacional, conforme estipulado pelo artigo 168 da CLT(Consolidação das Leis do Trabalho). Esses atestados são indispensáveis para comprovar o estado de saúde do novo colaborador.

A relevância dessa etapa burocrática transcende as obrigações legais e se estende à segurança jurídica.

Esses exames permitem verificar a existência de condições médicas preexistentes à contratação, prevenindo litígios trabalhistas sem justificativas — o que é válido tanto para empresa quanto para o funcionário, caso necessite comprovar que ingressou na empresa em plenas condições de saúde.

Checklist dos principais documentos para admissão

Até aqui, abordamos a relevância dos registros para proteger tanto a empresa quanto o colaborador ao longo do processo de contratação e em fases subsequentes.

Para tanto, elaboramos uma lista de documentos para admissão, assim, não restará dúvidas ao seu Departamento de Pessoal sobre como lidar com esse processo.

Veja abaixo o checklist de quais documentos para admissão não podem faltar no seu processo:

• Carteira de Trabalho – CTPS (que deve permanecer com a empresa por, no máximo, 48 horas);
• Certificado de alistamento militar, para trabalhadores do gênero masculino com mais de 18 anos;
• Exame médico admissional (a empresa dará uma carta de encaminhamento para que o funcionário possa realizar o exame);
• Certidão de nascimento (para filhos até 21 anos de idade) ou declaração de dependentes;
• Certidão de casamento se pertinente;
• Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
• Cópia do título de eleitor para empregados com mais de 18 anos;
• Cópia do RG e do CPF;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Inscrição no Programa de Integração Social (PIS);
• Comprovante de residência;
• Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos;
• Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade, se for o caso;
• Foto 3×4.

Além dos mencionados acima, outros documentos poderão ser solicitados, de acordo com cargo ou função do colaborador, como CNH, por exemplo.

Existem ainda outras modalidade de contratação, como o Jovem Aprendiz e estagiários, que precisam de documentação específica. Confira abaixo quais são esses documentos e quais devem ser enviados pela empresa.

Estagiário

Os documentos principais para a contratação de um estagiário são:

• Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
• Histórico escolar;
• Comprovante de residência.
• Termo de Compromisso de Estágio (TCE) – um contrato com informações sobre o estagiário, o serviço que realizará, direitos e deveres das partes, período de contratação, valor da bolsa estágio etc.;
• Carteira de Identidade;
• CPF;

Jovem aprendiz

Como esse tipo de admissão difere da feita no estágio, alguns documentos são acrescentados. A documentação que formaliza a contratação do jovem aprendiz é:

• Carteira de Identidade;
• CPF – se for menor de idade, é aceito o documento do responsável;
• Carteira de Trabalho;
• Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
• Certificado de conclusão do ensino médio.
 

E quais documentos devem ser fornecidos pela empresa?

Como não poderia deixar de ser, a empresa, em contrapartida, também precisa preencher e registrar alguns formulários e documentos antes que a contratação do colaborador seja efetivada. No caso, ela deve fornecer:

• contrato individual de trabalho;
• preencher a carteira de trabalho;
• declaração de dependentes para fins do Imposto de Renda;
• contrato de experiência;
• ficha de salário-família;
• registro no sistema de controle de ponto;
• termo de responsabilidade para concessão de salário família.

É válido ressaltar que as informações especificadas no contrato de trabalho agora devem ser registradas na carteira de trabalho, incluindo benefícios, que devem constar na página de observações.

Além disso, a empresa também deve informar ao Governo Federal através do portal do eSocial utilizando o CPF, Carteira de Trabalho e NIS(NIT/PIS/PASEP).

Existe algum documento que a empresa não pode exigir?

Apesar de todo esforço e regulamentação para assegurar a ambas as partes a lisura nas relações de trabalho, há alguns limites nas exigências de contratação. Com os documentospara admissão não é diferente.

Alguns comprovantes e exigências simplesmente não podem ser solicitados pela empresa.

São itens considerados discriminatórios quando solicitados ao empregado e, caso uma empresa os solicite, causando constrangimento, o colaborador pode recorrer legalmente na justiça do trabalho.

• Certidão negativa de ações trabalhistas, ou seja, um documento que comprove inexistência de processo trabalhista por parte do empregado;
• Registros que atestem a presença ou não de dívidas no nome do empregado, como a certidão negativa da Serasa ou do SPC ou cartório de protestos;
• Dados sobre antecedentes criminais, exceto em casos específicos determinados pelo Tribunal Superior do Trabalho;
• Exames que comprovem esterilização ou gravidez;
• Exame de HIV.

De acordo com a Lei nº 9029 de 1995:

“É proibida a adoção de qualquer prática discriminatória e limitativa para efeito de acesso à relação de trabalho, ou de sua manutenção, por motivo de sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, deficiência, reabilitação profissional, idade, entre outros, ressalvadas, nesse caso, as hipóteses de proteção à criança e ao adolescente previstas no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição Federal.”

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O Departamento de Pessoal e o de Recursos Humanos devem manter atenção especial a essas diretrizes, pois o descumprimento pode resultar em penalidades significativas para a empresa, como multas e restrições à obtenção de empréstimos ou financiamentos de instituições financeiras autorizadas, por exemplo.

Como otimizar os processos de seleção e contratação

Durante o processo seletivo, a empresa tem a prerrogativa de determinar e estipular os próprios prazos para cada etapa, o que inclui a entrega e verificação dos documentos para admissão.

No entanto, uma vez em posse da documentação obrigatória, algumas regras devem ser seguidas, obrigatoriamente.

Um delas é a Lei nº 5.553 de 1968 que diz que “a nenhuma pessoa jurídica, de direito público ou de direito privado, é lícito reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma”.

Dessa forma, a lei determina um prazo máximo de cinco dias para a devolução dos documentos para admissão apresentados.

O artigo 29 da CLT também determina que a empresa tem um prazo de cinco dias para realizar as anotações pertinentes na carteira de trabalho do colaborador e ele deve ter acesso a sua CTPS até48 horas após a anotação.

Desrespeitar essa lei pode resultar em multa de até R$ 3.000,00 a depender do porte da empresa.

Dessa forma, é extremamente importante, ao lidar com documentos de colaboradores, atentar-se ao seu prazo máximo para devolução.

Como facilitar a organização dos documentos para admissão?

As melhores práticas para a organização documental do processo admissional, são:

• Definição do ciclo de vida (prazo de guarda) dos documentos;
• Padronização da aquisição documental;
• Digitalização dos documentos.

Centralize as informações entre RH e DP

Embora o RH seja o responsável pela contratação, é o departamento pessoal que cadastra o novo colaborador no sistema da empresa.

Sem uma integração entre essas áreas, essa tarefa conjunta pode prejudicar o cronograma para o início das atividades do recém admitido.

Sendo assim, o ideal é a adoção de tecnologias que integrem esses setores e permitam a transferência de dados de forma rápida e efetiva. 

Faça uma boa gestão de documentos

Controlar e gerir os documentos de maneira adequada é não só necessário para a produtividade, mas para a segurança da empresa.

Garantir que todos os documentos estejam organizados de maneira correta e facilmente acessíveis diminui os riscos de erros de contratação, perda de prazos, quebra de contratos etc.

O GED Speedtask é a melhor alternativa para essa demanda, pois garante

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Tecnologia e transformação digital

Uma das melhores formas de otimizar o processo de documentos para admissão é a implantação de tecnologias que eliminem tarefas manuais, integrem as rotinas e obrigações trabalhistas, tanto do RH quanto do departamento pessoal.

Como BPMS Speedtask, o processo de admissão é automatizado, orquestrando as etapas de cada setor e cada colaborador envolvido no processo. Assim à medida que cada envolvido realiza sua parte do processo, o outro é notificado de que chegou o seu momento de atuar.

Sem emails, sem papel, sem planilhas.

Dessa forma, a empresa economiza tempo, ganha produtividade e torna mais estratégicos e inovadores os setores de RH e departamento pessoal.

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