Gestão de processos: tipos, vantagens e importância para empresas

A gestão de processos desempenha um papel crucial na manutenção da competitividade das empresas no mercado.

Dar a ela o devido protagonismo representa para empresa investir na redução de custos operacionais sem comprometer a qualidade e eficiência das entregas.

Afinal, o cenário econômico atual exige que as organizações adotem uma postura de autoanálise, examinando cuidadosamente suas rotinas, procedimentos, planos de ação, modelos de gestão de processos e áreas que necessitam de aprimoramentos.

No entanto compreender o que é a gestão de processos e implementá-la no negócio são dois desafios distintos.

A gestão de processos não se resume apenas a uma reestruturação estratégica na cadeia produtiva da empresa; também depende do uso de recursos tecnológicos que facilitam o controle e o monitoramento dos resultados.

Então, como realizar a gestão de processos eficiente, cumprindo as demandas do negócio, e alcançar bons resultados?

Neste artigo, traremos todas as respostas a essas e outras questões que podem esclarecer como esta prática pode contribuir para o crescimento da sua organização. Leia até o fim!

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Antes de tudo: o que são os processos organizacionais?

Os processos organizacionais consistem em uma sequência de atividades interconectadas que podem envolver elementos como indivíduos, procedimentos, informações, equipamentos e muito mais.

É uma estratégia que pode estar relacionada tanto à lógica da manufatura, como de escritórios de maneira geral. Seja qual for o seu tipo de negócio, fazer a gestão de processos é fundamental.

A finalidade da execução desses processos é converter insumos (entradas) em produtos ou serviços (saídas) destinados a satisfazer as demandas e necessidades dos clientes, contribuindo, assim, para a criação de valor para o público.

Agora, você pode estar se perguntando: o que exatamente são esses insumos?

O termo abrange uma variedade de elementos, incluindo matérias-primas, dados, equipamentos, conhecimento e outros recursos relevantes. Por outro lado, as saídas se referem ao resultado final entregue ao cliente.

Tipos de processos nas organizações

Na gestão de processos, identificamos três categorias principais: processos primários, de apoio e gerenciais. Cada uma desempenha um papel crucial no funcionamento da empresa, e exploraremos em detalhes o funcionamento de cada uma delas a seguir.

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Processos primários

Também conhecidos como processos finalísticos, os processos primários estão diretamente ligados à produção dos produtos ou serviços que a empresa oferece ao público. Eles representam a essência das operações de uma organização, atendendo às demandas e necessidades dos clientes.

Os processos primários, muitas vezes referidos como o "core business," desempenham um papel fundamental na identificação do setor de atuação de uma empresa. Eles englobam as tarefas essenciais e relacionadas às atividades mais críticas da organização. Em muitos casos, esses processos recebem apoio de outros procedimentos coadjuvantes para garantir a entrega eficiente do produto ou serviço final.

Processos de apoio

Os processos de apoio, também chamados de processos de suporte, concentram-se em atividades que não têm contato direto com o público externo, ou seja, os consumidores finais. Em vez disso, seu principal objetivo é auxiliar ou aprimorar a execução dos processos primários.

É importante destacar que os processos de apoio geralmente estão intrinsecamente ligados aos processos primários. Eles desempenham um papel crucial ao garantir que as atividades relacionadas ao "core business" ocorram de maneira eficiente. Isso, por sua vez, permite que a empresa entregue produtos ou serviços de maior qualidade aos clientes.

Processos gerenciais

Os processos gerenciais estão intimamente relacionados à gestão estratégica da empresa e mantêm uma conexão essencial com os outros dois tipos de processos. Eles desempenham um papel fundamental ao monitorar e analisar continuamente as atividades das organizações.

Esses processos gerenciais possibilitam uma análise constante das operações da empresa, permitindo melhorias e aprimoramentos. Eles servem como a base para a gestão eficaz dos processos primários e de apoio, contribuindo para a eficiência global da organização.

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E o que está envolvido na gestão de processos?

A gestão de processos representa um conjunto de abordagens destinadas a aprimorar o fluxo de operações e a execução do trabalho em uma empresa.

Em essência, todas as ações de gestão devem contribuir para aumentar a produtividade e aperfeiçoar os procedimentos organizacionais.

Dessa forma, para atingir o nível desejado de eficácia, a gestão de processos deve se concentrar em:

• Melhorar a estrutura interna da organização;
• Aprimorar os sistemas de liderança;
• Elevar os níveis de engajamento dos colaboradores.

Essa jornada requer uma avaliação interna sincera da empresa, que deve estar disposta a reconhecer tanto os méritos quanto as áreas passíveis de críticas em suas práticas.

Mas como exatamente isso é realizado?

Existem várias metodologias de gestão de processos atualmente em uso para examinar a fundo uma empresa. Independentemente da metodologia escolhida, a gestão orientada por processos sempre permanece como um objetivo central.

Embora o modelo do ciclo PDCA seja notável por sua implementação simplificada e eficácia comprovada na otimização de processos, outras metodologias e abordagens de gestão de processos são igualmente apropriadas para a organização do trabalho, incluindo:

• O modelo do ciclo PDCA;
• A metodologia Seis Sigma;
• A prática de benchmarking;
• A ferramenta de otimização de processos 5S.

Abaixo vamos apresentar as particularidades de cada uma delas.

PDCA

O PDCA é uma abordagem de gestão que envolve quatro etapas cíclicas: Planejar (Plan), Fazer (Do), Verificar (Check) e Agir (Act). Essa metodologia é usada para melhorar continuamente os processos e a qualidade em uma organização.

1. Planejar (Plan): Nesta fase, estabelecem-se metas, identificam-se problemas e desenvolvem-se soluções. É o momento de planejar o que será feito para abordar as questões identificadas.
2. Fazer (Do): Aqui, as ações planejadas são executadas. É a fase de implementação das soluções propostas.
3. Verificar (Check): Após a implementação, os resultados são avaliados para verificar se as ações tiveram o impacto desejado. Os dados são coletados e analisados nesta etapa.
4. Agir (Act): Com base na análise dos resultados, são tomadas medidas para padronizar as melhorias eficazes, corrigir problemas ou ajustar o plano original. Esta fase fecha o ciclo e prepara para um novo ciclo de melhoria contínua.

Outro ponto importante sobre o ciclo PDCA é que ele é caracterizado pela sua aplicação quase intuitiva e, por conta de sua agilidade, pode ser implementado em empresas de todos os portes.

Six Sigma — ou “Seis Sigma”

A expressão "Six Sigma" refere-se a um nível de qualidade que representa um desvio padrão mínimo de variação, o que se traduz em menos de 3,4 erros por milhão de oportunidades. Essa abordagem é baseada em dados, métricas e uma abordagem sistemática para identificar e eliminar causas de variação nos processos.

Princípios Fundamentais:

• Definir: O primeiro passo no Six Sigma é definir claramente o problema a ser resolvido e estabelecer metas específicas.
• Medir: É fundamental coletar dados relevantes e quantificáveis para entender a extensão do problema.
• Analisar: Os dados são analisados para identificar as causas-raiz dos problemas e variações.
• Melhorar: Com base na análise, são desenvolvidas soluções e estratégias para eliminar defeitos e melhorar o processo.
• Controlar: O último passo envolve implementar controles para garantir que as melhorias sejam sustentáveis ao longo do tempo.

Ao adotar os princípios do Six Sigma, as organizações podem alcançar resultados notáveis e atender às expectativas cada vez maiores dos clientes. Se você está comprometido com a excelência operacional, o Six Sigma pode ser a chave para o sucesso da sua empresa.

Benchmarking

O benchmarking é uma estratégia valiosa amplamente utilizada para aprimorar os processos de uma organização. Envolve a análise constante e a comparação das práticas de empresas consideradas referências no mundo dos negócios.

Essa abordagem de gestão de processos utiliza o método de comparação de práticas de excelência de diversas maneiras:

• Interna: A organização pode se espelhar em outra área interna da própria empresa que esteja alcançando resultados excepcionais.
• Competitiva: A comparação ocorre entre empresas que são concorrentes diretas, permitindo identificar estratégias bem-sucedidas no mercado.
• Funcional: É possível comparar as práticas de gestão com áreas semelhantes de empresas de outros segmentos, o que pode resultar em insights valiosos.
• Genérica: O foco aqui é buscar o melhor resultado, independentemente da fonte, mesmo que provenha de áreas e setores diferentes.

Por meio do benchmarking, as organizações têm a oportunidade de identificar processos e boas práticas de gestão em diversas fontes. Essas práticas podem ser estudadas, adaptadas e implementadas na empresa, tornando-se parte do seu conhecimento organizacional.

Dessa forma, o benchmarking é uma ferramenta poderosa para impulsionar a excelência nos processos e promover a competitividade no mercado.

5s — Housekeeping

A metodologia 5S, conhecida em alguns lugares como "Housekeeping," é uma poderosa ferramenta que mobiliza os funcionários através da reconfiguração do ambiente de trabalho. Suas ações abrangem áreas como organização, limpeza, eliminação de desperdícios e identificação de gargalos nos processos.

Contudo, o 5S vai além da simples organização física.

Ele busca transformar o comportamento dos colaboradores, engajando-os na metamorfose do espaço de trabalho. Com um foco claro na gestão de processos, essa abordagem promove mudanças palpáveis no clima organizacional.

Além disso, os impactos do programa 5S muitas vezes ultrapassam os limites da empresa.

Os colaboradores que se envolvem com essa metodologia tendem a aplicar seus princípios em outros aspectos da vida, levando consigo os conceitos de organização, eficiência e melhoria contínua para além do ambiente de trabalho.

Cada "S" representa uma palavra em japonês que descreve uma etapa fundamental do processo:

Seiri: Significa "arrumação" ou "descarte". Nesta etapa, a organização identifica e elimina itens desnecessários do local de trabalho. Isso ajuda a liberar espaço e tornar os processos mais eficientes.

Seiton: Significa "ordem" ou "organização". Após o descarte, os itens restantes são organizados de maneira lógica e eficiente. Cada item deve ter um local designado e ser facilmente acessível.

Seiso: Significa "limpeza". Nesta etapa, o ambiente de trabalho é limpo e mantido em condições impecáveis. A limpeza regular ajuda a identificar problemas e mantém o ambiente seguro e saudável.

Seiketsu: Significa "padronização". A padronização envolve a criação de procedimentos e práticas consistentes para manter as etapas anteriores(arrumação, ordem e limpeza). Isso garante que os processos sejam sustentáveis a longo prazo.

Shitsuke: Significa "disciplina" ou "hábito". A última etapa é a manutenção dos padrões estabelecidos por meio da disciplina e da criação de hábitos. Os funcionários são incentivados a aderir às práticas 5S como parte de sua rotina diária.

A técnica 5S é frequentemente usada para melhorar a eficiência operacional, reduzir desperdícios, aumentar a qualidade e criar ambientes de trabalho mais seguros e organizados. Ela é aplicável a uma ampla variedade de setores e organizações e pode ser uma ferramenta valiosa na gestão de processos.

Como desenvolver uma gestão de processos eficiente?

Embora haja diferentes técnicas e métodos de gestão de processos, todas elas vão exigir um conjunto de ferramentas, recursos e tecnologias para que possam ser implementadas com sucesso.

Dessa forma, boa parte do bom desempenho de uma gestão depende, necessariamente, dos materiais de que a companhia dispõe para conduzir, administrar e acompanhar diferentes processos em diferentes setores, executados por diversos colaboradores.

Sendo assim, que recursos as organizações deveriam adquirir?

Claro está que a gestão de processos, hoje, só pode alcançar seu máximo desempenho se aliada a um tecnologia específica que permita o controle e a visualização defluxos de trabalho.

Por isso, contar com um sistema especializado é essencial.

E isso só se encontra em um BPMS, uma tecnologia capaz de proporcionar todos os recursos necessários para que você controle as operações e extraia todos os dados de desempenho escolhidos pela direção.

Implementando o Speedtask, além de aumentar a produtividade do seu time e melhorar o ambiente organizacional, você irá alcançar outro nível de qualidade de vida.

·        Configure o passo a passo da realização de cada processo e automatize o andamento de cada uma das demandas.

·        Saiba quem e quando está atrasando das demandas.

·        Acompanhe cada rotina de cada setor a partir de um de uma base de dados central

·        Reduza o conflito de informação e aumente a integração das equipes

 Com o BPMS, suas equipes funcionam como uma orquestra, em que você é o maestro.

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