‍Automatização de processos: a tecnologia essencial para alavancar sua produtividade e reduzir custos

Empresas têm adotado cada vez mais a automatização de processos como uma ferramenta poderosa para aumentar sua competitividade e lucratividade.

De acordo com um estudo realizado pela Harris Williams & Co. em 2017, o gasto global anual em sistemas de automação aumentou significativamente de USD 65 bilhões em 2000 para aproximadamente USD 155 bilhões em 2016, representando um crescimento de mais de 140%.

Segundo pesquisa recente do Gartner — um dos principais institutos mundiais de pesquisa de mercado B2B —, realizada em 2021 com líderes globais do setor, 80% dos entrevistados citaram a automatização como uma de suas principais prioridades de negócios e táticas para o sucesso.

Além do esperado ganho e produtividade, a empresa eleva o nível de governança corporativa ao impactar positivamente diversos aspectos da empresa, desde suas políticas internas até as relações com fornecedores, clientes, bancos e a comunidade em geral.

Por isso, confira abaixo tudo o que você precisa saber sobre automatização de processos!

O que é automatização de processos? 

A automatização de processos empresariais envolve o uso de tecnologias e softwares para realizar tarefas repetitivas e manuais de maneira coordenada e eficiente. Inicialmente, era um aspecto do gerenciamento de processos empresariais (BPM), focado na melhoria da produtividade do back-end. 

Hoje, a automatização se tornou essencial na transformação digital, impulsionada por tecnologias como IA e Machine Learning, que permitem escalabilidade e integração em diversos setores, desde a cadeia de suprimentos até o atendimento ao cliente.

A automatização não elimina a necessidade do componente humano. Pelo contrário, libera os colaboradores de tarefas rotineiras, permitindo que se concentrem em funções mais estratégicas.

O planejamento e a implementação da automatização dependem do entendimento humano para identificar quais processos podem ser automatizados, garantindo uma execução eficaz.

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Através de softwares de automação, é possível configurar regras e aplicar automações sem a necessidade de programação avançada. Isso aumenta a produtividade, eficiência e geração de valor, permitindo que a automatização seja utilizada de maneira específica em diversas frentes e atividades. 

A tecnologia substitui tarefas manuais, mas o papel humano continua sendo crucial para planejar, implementar e monitorar esses sistemas.

Benefícios da Automatização de Processos de Negócio

Ao automatizar seus processos, a empresa torna possível mensurar e qualificar as atividades realizadas por cada setor. Ou seja, baseada em dados, a organização pode compreender quais estratégias estão funcionando bem e quais exigem mais atenção dos líderes.

Nesse sentido, adotar um sistema de gestão de processos é útil para obter métricas e dar direcionamento das ações. Contar com ferramentas que auxiliem a melhoria contínua da empresa, gera reflexos positivos em todos os departamentos. Podemos destacar, por exemplo, os seguintes:

Recrutamento 

Ferramentas de automatização de processos podem simplificar várias atividades de recrutamento, como carregar currículos e referências de forma rápida e eficiente, além de processar avaliações, rejeições ou acompanhamentos rapidamente, ajudando a encontrar e avaliar os melhores talentos.

Integração e treinamento de colaboradores

A automatização de processos pode simplificar tarefas de integração, desde o processamento de registros até a conformidade e treinamento, promovendo o desenvolvimento rápido de colaboradores engajados e produtivos.

Processos de pagamento e folha de pagamento

Com o aumento de trabalhadores remotos em várias regiões, processos automatizados podem simplificar atividades de folha de pagamento e o pagamento de prestadores de serviços e fornecedores externos.

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Programação da força de trabalho

Gerenciar a programação de colaboradores em vários locais e departamentos é desafiador. A automatização permite sincronizar solicitações de folga e viagens de negócios, garantindo que ausências sejam cobertas e as tarefas administrativas sejam automatizadas.

Faturamento mais simples e consistente

A automatização de processos de faturamento pode reduzir erros, misturas contábeis e riscos legais, ajudando a garantir que as faturas sejam geradas corretamente, mesmo que essa tarefa não seja exclusiva do departamento de contabilidade.

Experiência do cliente

A automatização de processos cria uma experiência mais personalizada para o cliente, permitindo que eles avancem com rapidez e precisão através dos fluxos de processos, evitando problemas e atrasos.

Conformidade e tarefas regulatórias

É crucial que processos empresariais cumpram os requisitos regulatórios. As soluções de automatização de processos registram arquivos de log e deixam uma trilha de dados visível, facilitando o monitoramento e a revisão em tempo real. Por exemplo, antes que as equipes de manutenção acessem uma central elétrica, os gerentes podem confirmar que todos os sistemas perigosos concluíram e registraram os protocolos de segurança necessários.

Ferramentas e tecnologias para automatização

ERP (Enterprise Resource Planning)

O ERP, ou Planejamento dos Recursos da Empresa, é um software de gestão que desempenha um papel fundamental na unificação de informações e no aprimoramento do fluxo de trabalho entre as diferentes áreas de uma empresa.

Em organizações onde cada departamento possui suas próprias ferramentas para geração de relatórios e execução de tarefas rotineiras, o ERP atua como um elemento centralizador, alinhando a comunicação entre todas as áreas e simplificando o processo de tomada de decisão.

No entanto, nem todas as pequenas empresas necessitam de um ERP.

Em casos de empresas com número reduzido de funcionários e processos pouco complexos, uma abordagem baseada em planilhas bem-organizadas e comunicação eficaz pode ser mais eficiente do que a implementação de um ERP.

Isso ocorre porque a adoção de um sistema de gestão implica custos significativos, tanto financeiros quanto em termos de esforço na implementação. Entretanto, à medida que a empresa cresce, a implementação de um ERP torna-se essencial devido aos benefícios que proporciona.

BPMS (Business Process Management System)

O BPM, ou Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma técnica projetada para sistematizar os processos organizacionais, coletando e organizando informações.

Ela reúne dados sobre a execução de atividades, facilitando a visualização do fluxo de trabalho e identificando oportunidades de melhoria. O principal benefício do BPM é a promoção do aprimoramento contínuo dos processos.

Ao ser aplicado como sistema, essa tecnologia simples, porém sofisticada, pode ser implantada por partes, adaptando-se às necessidades específicas de cada empresa. Além disso, oferece a possibilidade de integração com outras soluções, como Business Intelligence (BI) e GED.

O BPMS é valioso para empresas que desejam otimizar seus processos e garantir uma execução mais eficiente das atividades. Ele permite uma análise detalhada das operações da empresa e ajuda a identificar áreas que podem ser aprimoradas para alcançar um desempenho superior.

RPA (Robotic Process Automation)

A Automatização Robótica de Processos (RPA) é uma tecnologia que utiliza robôs de software para automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras, anteriormente executadas por humanos. Exemplos de RPA incluem a extração de dados de e-mails, a inserção de informações em sistemas e a geração de relatórios. 

A principal vantagem do RPA é sua capacidade de aumentar a eficiência operacional, reduzindo erros e liberando colaboradores para atividades mais estratégicas.

O RPA é especialmente útil na automatização de processos porque pode ser facilmente integrado a sistemas existentes sem a necessidade de mudanças significativas na infraestrutura de TI. 

Ele complementa outras formas de automação ao lidar com tarefas que requerem interação com múltiplos sistemas, como ERPs, CRMs e plataformas de e-commerce. 

Dessa forma, o RPA melhora a precisão, acelera a execução de tarefas e oferece uma solução escalável e flexível para a otimização dos processos empresariais.

A diferença entre automatização e automação

Dessa forma, tem-se que a diferença entre automatização e automação existe e, se é sutil no conceito, é significativa na prática. Abaixo, o resumo de alguns detalhes conceituais que diferenciam as duas tecnologias na prática:

Automatização

Refere-se ao uso de tecnologia para controlar e operar processos ou sistemas sem necessidade de intervenção humana.

Envolve a implementação de regras de programação para reduzir a necessidade de atividades manuais, numa esteira de atividades e decisões que avançam ou retrocedem automaticamente conforme a configuração, mas ainda pode exigir alguma supervisão ou controle humano.

Exemplo: o setor financeiro, de compras e contas a pagar ou receber precisam interagir para que cada um consiga realizar suas atividades. Para sistematizar a rotina de cada setor, os processos em comum são mapeados e programados para que cada um seja acionado quando necessário. O compras solicita o material por exemplo, o contas a pagar aprova, e o financeiro registra no custo da empresa. Nisso, são excluídos e-mails, traslado pela empresa, planilhas, ligações etc.

Automação

Automação vai um passo além da automatização. Refere-se ao uso de máquinas, equipamentos ou sistemas mecânicos para realizar tarefas ou processos que eram anteriormente feitos manualmente.

Isso geralmente envolve sistemas de controle avançados, software e inteligência artificial para permitir que as máquinas realizem tarefas de maneira autônoma.

Exemplo: Um sistema de gerenciamento de inventário que utiliza sensores e software para monitorar níveis de estoque, realizar pedidos automaticamente e até ajustar a produção com base na demanda em tempo real, tudo sem intervenção humana.

Principais Diferenças

Nível de Intervenção Humana:

• Automatização: Pode ainda necessitar de supervisão e controle humano.
• Automação: Minimiza ou elimina a necessidade de intervenção humana.

Complexidade:

• Automatização: Geralmente envolve tarefas repetitivas e previsíveis.
• Automação: Pode incluir tarefas complexas e adaptativas, utilizando inteligência artificial e aprendizado de máquina.

Tecnologia Utilizada:

• Automatização: Envolve sistemas integrados que podem tomar decisões e agir de forma autônoma.
• Automação: Envolve máquinas e equipamentos que substituem ações manuais.

Como automatizar um processo? Passo a passo para iniciar a transformação digital

Análise e Mapeamento de Processos

• Identificação de processos críticos e repetitivos: Inicie identificando processos que são cruciais para as operações diárias e que envolvem tarefas repetitivas e demoradas. Foco em atividades que têm alto volume e baixo valor agregado.
• Avaliação de oportunidades de automatização: Analise os processos identificados para determinar quais são mais adequados para automatização. Considere fatores como complexidade, frequência e impacto na produtividade.

Escolha das Ferramentas Adequadas

• Critérios para seleção de software e tecnologias: Avalie ferramentas com base em critérios como facilidade de uso, integração com sistemas existentes, escalabilidade e custo-benefício. Busque soluções que ofereçam flexibilidade e suporte.
• Avaliação de fornecedores e soluções disponíveis: Pesquise e compare diferentes fornecedores, levando em conta a reputação, suporte ao cliente e feedback de outros usuários. Teste demos e versões de avaliação para garantir que a ferramenta atenda às suas necessidades.

Treinamento e Capacitação

• Importância de preparar a equipe para a mudança: Garanta que a equipe esteja preparada para adotar novas tecnologias. A resistência à mudança pode ser minimizada através de uma comunicação clara e do envolvimento dos colaboradores desde o início.
• Programas de treinamento e desenvolvimento contínuo: Invista em programas de treinamento abrangentes para capacitar a equipe. Ofereça workshops, tutoriais e suporte contínuo para garantir que todos se sintam confiantes ao usar as novas ferramentas.

Monitoramento e Melhoria Contínua

• Implementação de KPIs para acompanhamento: Estabeleça KPIs (Indicadores Chave de Desempenho) para monitorar o desempenho dos processos automatizados. Esses indicadores ajudam a medir a eficiência, identificar gargalos e áreas que necessitam de melhorias.
• Revisão e otimização contínua dos processos automatizados: Realize revisões periódicas dos processos automatizados para identificar oportunidades de otimização. Utilize feedback da equipe e análises de dados para ajustar e melhorar continuamente os processos, garantindo que eles permaneçam eficientes e eficazes.

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Por que o BPMS é a melhor escolha para organizar todo o seu negócio?

A resposta é simples e direta: um BPMS é a única plataforma que integra todos os outros sistemas de gestão.

Mesmo que você use um ERP, CRM ou qualquer outro sistema para suas rotinas, o BPMS pode gerenciar o funcionamento dos seus processos.

Um BPMS não é especializado em uma área específica, como saúde, contabilidade ou comércio exterior. Em vez disso, ele é onde você administra o andamento das tarefas, onde cada colaborador documenta o início, meio e fim de suas atividades, e onde as etapas dos processos avançam automaticamente de um colaborador para outro.

Se uma etapa exige que um funcionário lance uma nota, calcule incentivos fiscais, agende clientes, faça orçamentos ou feche uma folha de pagamentos, o BPMS organiza esse passo a passo, notificando cada colaborador sobre seu momento de entrar e sair do processo.

Com o mapeamento dos processos, o fluxograma das tarefas é programado para que a ordem de cada etapa e participante envolvido seja automatizada do início ao fim.

E se alguma tarefa exigir o uso de um ERP ou CRM, não há problema. Assim que a tarefa é concluída, o colaborador dá baixa em sua etapa e o próximo envolvido é notificado.

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