Gestão de processos: o que é e qual a importância para o sucesso do seu negócio

A gestão de processos é essencial quando se fala na mensuração e monitoramento do desempenho em busca de competitividade. Diversos são os indicadores que podem auxiliar na avaliação da performance do negócio. Um deles, o índice de eficiência operacional.

Em pesquisa realizada em meados de 2020, no auge da pandemia, o Research and Markets apontou que o mercado global de BPM cresceria de US$8 para US$15 milhões em 2025.

54% das empresas aumentaram os investimentos em plataformas de automação de processos, dos principais elementos do BPM.

Para CIOs que buscam uma transformação digital completa, o BPM pode digitalizar processos em toda a organização, reduzir custos de TI, aumentar a agilidade e melhorar a eficiência ao envolver tanto os usuários de negócios quanto as equipes de TI nas iniciativas de digitalização.

O índice de eficiência operacional entra aí como um indicador de se os recursos estão sendo bem aplicados e de se as operações têm gerado os melhores resultados possíveis.

Como tecnologia que aponta e identifica desperdícios, gargalos e oportunidades de melhoria, permite à empresa reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar a experiência do cliente. Para isso, é preciso definir e acompanhar esse índice de forma estratégica.

Neste material, a Speedtask apresenta os benefícios da implementação do BPM como estratégia corporativa e sua importância para o aumento da eficiência operacional e para o sucesso do negócio. Acompanhe! 

Eficiência operacional e gerenciamento de processos: qual a relação?

Atualmente, organizações que utilizam dados para tomar decisões enfrentam três desafios centrais:

• Gerencias rotinas com bases de dados complexas que abrangem múltiplos sistemas e estão distribuídas em diferentes infraestruturas de TI.
• Facilitar a colaboração entre os times de dados, liderança e alta administração.
• Conectar insights analíticos e a percepção dos colaboradores stakeholders para alcançar resultados relevantes.

Superar esses e outros desafios conduz ao mesmo destino: a eficiência operacional. 

O que é o Índice de Eficiência Operacional

No entanto, o crescimento do negócio e aumento da complexidade organizacional e do volume de processos e dados exige uma nova solução: conciliar todas essas informações e recursos, direcionando-as para um mesmo fim. É o que gerenciamento de processos pode realizar. 

O Índice de Eficiência Operacional (IEO) avalia o desempenho dos processos e operações da empresa. É ele indica que se os recursos disponíveis — como tempo, mão de obra e insumos — estão sendo utilizados de maneira adequada. Quanto mais alto o índice, maior a eficiência.

Esse indicador é fundamental para identificar desperdícios, aprimorar fluxos de trabalho e aumentar a produtividade. Empresas de diversos setores o utilizam para medir a performance em áreas como produção, logística e atendimento ao cliente.

A análise do IEO possibilita diversas melhorias, impactando outros indicadores essenciais para a gestão, tais como:

• Produtividade – avalia a relação entre a produção e os recursos empregados no processo.
• Qualidade – verifica se os produtos ou serviços entregues atendem aos padrões estabelecidos, reduzindo retrabalho e perdas.
• Custo operacional – analisa se as despesas estão alinhadas à receita gerada, evitando desperdícios financeiros.
• Tempo de execução – mede a velocidade dos processos para assegurar entregas rápidas sem comprometer a qualidade.

Esses fatores determinam se a empresa está operando de maneira eficiente, e o índice pode ser ajustado de acordo com os objetivos da empresa. Alguns exemplos de aplicação incluem:

• Produção industrial – calcula-se a eficiência dividindo o número de unidades produzidas pelo total de horas trabalhadas ou pela quantidade de matéria-prima utilizada;
• Logística – avalia-se o percentual de entregas realizadas dentro do prazo em relação ao total de pedidos;
• Atendimento ao cliente – compara-se a quantidade de chamados resolvidos no primeiro contato com o total de solicitações recebidas.

Para uma análise mais detalhada, outros indicadores podem ser incorporados ao cálculo, como taxa de retrabalho, custo por unidade produzida e tempo médio de execução.

Por exemplo, se uma fábrica lançou 1.000 notas durante o mês, em 672 horas de trabalho, seu índice de eficiência seria 148 notas. Ou seja, o número de notas dividido pelas horas trabalho vezes 100. Caso esse número esteja abaixo da média do setor, isso pode indicar problemas de sistema, pessoal etc.

Por que implementar o gerenciamento de processos na sua organização

O gerenciamento de processos de negócio não é uma iniciativa pontual, mas uma trilha permanente de aprimoramento contínuo. Isso exige monitoramento e análise constantes para identificar oportunidades de aprimoramento.

Sua implementação traz diversos benefícios para as organizações. Em primeiro lugar, permite uma simplificação da forma como se realizam as tarefas, eliminando etapas desnecessárias e reduzindo o lead time.

Isso resulta em maior eficiência e produtividade, pois os funcionários podem se concentrar em atividades de maior valor, em vez de desperdiçar tempo em tarefas manuais ou redundantes.

Além disso, o business process management proporciona maior visibilidade e controle sobre os processos. Ao mapear e documentar os fluxos de trabalho, as organizações conseguem identificar pontos de ineficiência ou não conformidade e tomar medidas corretivas. 

Além do que, processos bem gerenciados também facilitam a colaboração e a comunicação organizacional. Ao envolver todas as partes interessadas nas iniciativas de melhoria, cria-se uma cultura de inovação e melhoria contínua, o que leva a uma tomada de decisão mais eficaz e solução de problemas mais assertiva.

No implementar o BPM requer planejamento e execução cuidadosos. Por isso, há diversas práticas recomendadas e estratégias que as organizações devem adotar para garantir que a implementação seja bem-sucedida.

Seguir metodologias comprovadas e utilizar frameworks adequados são passos essenciais para uma implantação eficaz do BPM. Além disso, contar com especialistas no assunto pode ajudar a evitar armadilhas comuns e maximizar os benefícios dessa abordagem.

Perguntas-chave a serem feitas para implementação da gestão de processos

A gestão de processos é a resposta para gargalos estratégicos de uma organização, tais como:

• Quais são os processos de negócio de toda a organização?
• Quais tecnologias são utilizadas para executar esses processos?
• Quais processos representam o core business da organização?
• Qual é o nível de eficiência dos meus processos em termos de maturidade, duração e automação?
• Quem é responsável por cada processo?
• Quais processos lidam com dados sensíveis?
• Quais processos representam atividades críticas?

As respostas para essas perguntas e outras perguntas são úteis em diversas situações, entre elas:

1. Reorganização/reestruturação da empresa: quando a organização precisa fundir equipes e otimizar operações, é essencial ter uma visão clara dos processos atuais para identificar ineficiências e alinhar as operações aos novos objetivos organizacionais.
2. Planejamento e execução de fusões e aquisições: a gestão oferece uma visão detalhada dos fluxos de trabalho, permitindo a integração eficiente de processos e a avaliação tanto da necessidade quanto da eficiência dos sistemas de TI envolvidos.
3. Contratação e integração de novos líderes: as informações geradas um business process management eficiente fornecem aos líderes recém-chegados uma compreensão clara das estratégias e fluxos de trabalho da organização, facilitando sua adaptação e sucesso.
4. Redução de custos ao aumentar a eficiência dos recursos de TI: a gestão de processos de negócio ajuda a analisar o conjunto de soluções de software da organização, identificar oportunidades de racionalização e avaliar o impacto de mudanças nos sistemas de TI sobre os processos de negócio.
5. Conformidade com requisitos regulatórios: empresas em setores regulados e fiscalizados por agências e legislações específicas frequentemente documentam processos críticos em múltiplos sistemas. Integrar essas informações a plataformas permite que gestores de processos, arquitetos, analistas de qualidade e outros alinhem os processos de negócio e fluxos de dados às exigências regulatórias.

A importância e os benefícios da gestão de processos 

Ao identificar e analisar os processos de toda a organização, os tomadores de decisão passam a enxergar com clareza as oportunidades de negócio e como as atividades são executadas por meio de fluxos de trabalho. Esses processos podem ser manuais, automatizados ou semiautomatizados.

1. Aumento da eficiência 

O gerenciamento de processos ajuda as organizações a aumentar a eficiência, reduzir desperdícios e crescer de forma sustentável. Por exemplo, um varejista pode automatizar e otimizar seu sistema de gestão de estoques usando sensores para detectar níveis de estoque e atualizar o banco de dados em tempo real. Isso minimiza o risco de falta ou excesso de estoque e libera os funcionários para se concentrarem em outras tarefas. 

2. Redução de custos

No ambiente altamente competitivo atual, reduzir custos sem comprometer a qualidade ou a produtividade é essencial. Com um software para business process management, uma empresa de manufatura pode otimizar seu processo de compras, identificando os fornecedores mais eficientes e negociando melhores preços por meio da análise de dados de compras anteriores.

3. Melhoria na satisfação do cliente

O BPM aprimora a satisfação do cliente ao permitir que as empresas ofereçam produtos e serviços com mais rapidez e precisão. Isso melhora a experiência do cliente e aumenta as chances de fidelização e recompra.

4. Maior agilidade

Empresas conseguem se adaptar em tempo hábil às mudanças constantes do mercado e se mantêm competitivas. Por exemplo, uma empresa de serviços financeiros pode acelerar seu processo de aprovação de empréstimos analisando os dados das solicitações em tempo real e automatizando a aprovação. Plataformas low-code permitem ajustes rápidos com a ajuda de construtores visuais. Quando há necessidade de alterações, como modificar o fluxo de um processo, adicionar novas etapas ou atualizar a lógica de decisão, os usuários podem fazer essas mudanças rapidamente.

5. Maior visibilidade

Ao proporcionar uma visão mais clara dos processos, o BPM ajuda a identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Por exemplo, uma empresa de logística pode monitorar o progresso de cada pedido em tempo real e detectar atrasos ou problemas no rastreamento de encomendas para tomar ações corretivas rapidamente.

6. Melhor conformidade regulatória

Para alguns setores, conformidade regulatória é indispensável devido a exigências de agências e legislação. O gerenciamento de processos assegura que todas as etapas necessárias sejam seguidas e devidamente documentadas, e auxilia empresas a evitar multas, penalidades legais e danos à reputação. Além disso, contribui para a identificação e mitigação de riscos.

7. Padronização‍

Seja em uma pequena empresa ou em uma grande corporação, a gestão de processos permite padronizar as tarefas para atingir metas organizacionais. Um exemplo é uma empresa de manufatura que garante que seus produtos tenham qualidade consistente, independentemente da localização da produção.

7. Capacitação dos funcionários‍

O BPM fornece ferramentas e informações que motivam os funcionários, aumentam sua produtividade e incentivam a inovação. Por exemplo, representantes de atendimento ao cliente que têm acesso a dados em tempo real podem compreender melhor as necessidades dos clientes e responder a dúvidas e reclamações de forma mais eficaz.

LEIA TAMBÉM: O que é mapeamento de processos e como ele pode ajudar seu negócio?

9. Inovação‍

Ao promover a transformação digital, as empresas podem aprimorar processos existentes, atender às necessidades dos clientes e impulsionar o crescimento da receita. Por exemplo, uma indústria pode utilizar novas tecnologias para monitorar sua produção em tempo real e identificar oportunidades de otimização.

9. Vantagem competitiva

Processos sob controle peritem que as empresas tomem decisões baseadas em dados e se adaptem rapidamente às mudanças do mercado. O que pode incluir a análise e o redesenho de fluxos de trabalho, a implementação de tecnologias e automação, e a melhoria da visibilidade da cadeia de suprimentos, com a possibilidade de criar portais de autoatendimento intuitivos para simplificar a gestão de tarefas e ajudar os usuários a acessarem informações de forma independente.

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Do planejamento aos resultados, saiba como gerenciar seus processos

Se o mapeamento dos processos possibilita a visualização dos fluxos e sua automatização com o BPMS permite o controle do desempenho, aumentando a eficiência operacional, por que sua empresa ainda está monitorando indicadores por planilhas?

Embora sejam várias as técnicas e métodos de gestão de processos, todas elas vão exigir um conjunto de ferramentas, recursos e tecnologias para que possam ser implementadas com sucesso.

Por isso, contar com um sistema especializado é essencial.

Ao mapear seus processos com o Speedtask e implementar o BPMS, GED e BI para acompanhar suas equipes, você:

• Rastreia todos os processos operacionais de cada setor do seu negócio.
• Passa a ter uma visão 360º da organização, com conhecimento detalhado de cada setor.
• Elimina arquivos físicos e inativos, ganhando espaço e agilidade.
• Atualiza informações em tempo real.
• Economiza em papelada, processos de organização manual e espaço físico de armazenagem.
• Promove acesso instantâneo a qualquer documento e melhora na comunicação entre colaboradores e seus setores.

Nosso pacote de soluções foi preparado por quem faz acontecer e atua ativamente com organização de documentos e rotinas administrativas.

Você terá total visibilidade sobre seus fluxos de trabalho, irá melhorar seu ambiente corporativo e fortalecer uma cultura de cooperação e produtividade, elevando a satisfação dos seus clientes.

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