Fluxos de trabalho e processos de negócio: semelhanças e diferenças

Termos como "fluxos de trabalho" e "processos de negócio" são frequentemente utilizados para descrever atividades organizacionais. 

No entanto, embora possam parecer sinônimos, eles possuem diferenças conceituais e práticas sutis que influenciam de forma distinta na eficiência e na gestão empresarial. Compreender essas diferenças é essencial para otimizar operações e alcançar os objetivos estratégicos da organização.

Ao entender como os processos funcionam, as empresas podem eliminar gargalos, reduzir custos e melhorar a eficiência operacional.

Boa parte do tempo das empresas é gasto na busca manual por informações, e estudos apontam que colaboradores chegam a gastar, em média, 18 minutos para encontrar um documento.

Se hoje seu time e seu negócio precisam corrigir e aprimorar fluxos e processos de negócio, a Speedtask traz um comparativo, explorando as semelhanças e diferenças entre eles. Fique até o fim!

O que são os processos de negócio?

Um processo de negócio, ou processo organizacional, é comumente definido  como uma sequência estruturada de atividades ou tarefas inter-relacionadas, destinadas a alcançar um objetivo específico dentro da organização. 

Sua finalidade é organizar de forma sistemática a transformação de insumos (entradas) em produtos ou serviços (saídas), destinados a gerar valor para as demandas e necessidades dos clientes. 

Esses processos, tanto internos (backoffice, RH, marketing) como externos (serviço, atendimento, produção e distribuição), são fundamentais para o funcionamento coerente e eficiente da empresa, garantindo que recursos sejam utilizados de forma eficiente com resultados sustentáveis.

Conceder aos processos de negócio o devido protagonismo representa, para a empresa, investir na redução de custos operacionais sem comprometer a qualidade e eficiência das entregas.

Afinal, o cenário econômico atual, que é dinâmico, exige que as organizações adotem uma postura de autoanálise e feedback contínuo. Processos bem definidos representam a possibilidade de examinar de forma ágil e cuidadosa suas rotinas, procedimentos e planos de ação.

Características dos processos de negócio

• Orientação para objetivos: cada processo é projetado com o intuito de atingir metas específicas, alinhadas aos objetivos estratégicos da organização.
• Repetitividade: são atividades que ocorrem regularmente, seguindo um padrão estabelecido.
• Transversalidade: frequentemente, envolvem múltiplas unidades ou departamentos dentro da organização.
• Documentação formal: geralmente são bem documentadas, com políticas e procedimentos claros que orientam sua execução (níveis, permissões, condições, requisitos). 

Exemplos de processos de negócio

• Processo de aquisição: inclui desde a identificação da necessidade de um produto ou serviço, seleção de fornecedores, negociação, até a compra e recebimento.
• Processo de atendimento ao cliente: abrange o recebimento de consultas ou reclamações, resolução de problemas e feedback ao cliente.
• Processo de desenvolvimento de produto: envolve pesquisa de mercado, design, prototipagem, testes e lançamento do produto.

A gestão de processos representa um conjunto de abordagens destinadas a aprimorar o fluxo de operações e a execução do trabalho em uma empresa.

Em essência, todas as ações de gestão devem contribuir para aumentar a produtividade e aperfeiçoar os procedimentos organizacionais.

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Dessa forma, para atingir o nível desejado de eficácia, a gestão de processos deve se concentrar em:

• Melhorar a estrutura interna da organização;
• Aprimorar os sistemas de liderança;
• Elevar os níveis de engajamento dos colaboradores.

Essa jornada requer uma avaliação interna sincera da empresa, que deve estar disposta a reconhecer tanto os méritos quanto as áreas passíveis de críticas em suas práticas.

E os fluxos de trabalho, o que são?

Originário do setor industrial, um fluxo de trabalho, ou workflow, refere-se à sequência específica de tarefas ou atividades que devem ser realizadas para completar uma parte de um processo de negócio. 

Introduzido por Frank e Lillian Gilbreth em 1921 na American Society of Mechanical Engineers (ASME), os fluxos são  uma ferramenta visual para representação gráfica e estruturada das etapas de um processo, descrevendo as condições para execução de um trabalho ou atividade, do início ao fim — incluindo pontos de decisão e possíveis ramificações.

Para sinalizar cada um dessas funções, os fluxos de trabalho são construídos por diferentes formas geométricas e conectores, onde cada forma representa uma etapa ou decisão, e as setas indicam o sentido ou sequência das atividades.

Como e por que as organizações utilizam fluxos de trabalho

Um fluxo de trabalho validado representa um padrão de execução a ser seguido pelos colaboradores toda vez que iniciam uma tarefa. A consistência de um workflow ajuda as equipes a atingir padrões de qualidade da forma mais eficiente possível.

Seu valor é reforçado quando uma organização está se preparando para escalar suas operações, pois um conjunto de etapas claramente definido pode ser replicado mais rapidamente, facilitando o crescimento de forma sustentável.

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Pesquisas apontam ainda que os funcionários se mostram mais satisfeitos quando seus empregadores comunicam as expectativas de forma clara, e um fluxo de trabalho bem definido é uma ferramenta que os empregadores podem usar para transmitir seu ponto de vista.

Características dos fluxos de trabalho

• Detalhamento operacional: foca nas etapas específicas e na execução das tarefas.
• Sequenciamento claro: define a ordem exata em que as atividades devem ocorrer.
• Responsabilidade definida: especifica quem é responsável por cada tarefa dentro do fluxo.
• Flexibilidade: pode ser ajustado conforme necessário para melhorar a eficiência ou responder a mudanças nas condições de trabalho.

Exemplos de fluxos de trabalho

• Aprovação de documentos: um documento é criado, revisado por pares, enviado para aprovação gerencial e, finalmente, arquivado ou publicado.
• Processamento de pedidos: recebimento do pedido, verificação de estoque, embalagem, envio e atualização do status para o cliente.
• Onboarding de funcionários: inclui a preparação de contratos, configuração de contas de usuário, treinamento inicial e integração ao time.

Fluxos de trabalho vs. processos de negócio

Embora a semelhança seja evidente à primeira vista, é no resultado final que o contraste se evidencia.

Uma tarefa pode ser algo tão simples quanto obter a aprovação assinada de um documento por toda a equipe de gestão. Portanto, um fluxo de trabalho é uma ação tática em microescala.

Um objetivo organizacional tem implicações mais específicas e amplas, como integrar um novo cliente, aprimorar a experiência do cliente, etc. Portanto, um processo é uma ação estratégica em macroescala.

Diferenças

1. Escopo:
   
   • Processos de negócio: abrangem uma visão macro, envolvendo múltiplas atividades e departamentos para alcançar um objetivo organizacional.
   • Fluxos de trabalho: focam em tarefas específicas dentro de um processo maior, detalhando a execução operacional.
2. Objetivo:
   
   • Processos de negócio: visam atingir metas estratégicas e resultados de alto nível.
   • Fluxos de trabalho: buscam eficiência na execução de tarefas específicas, garantindo que sejam realizadas de maneira correta e no tempo adequado.
3. Flexibilidade:
   
   • Processos de negócio: tendem a ser mais rígidos, devido à necessidade de consistência e conformidade com políticas organizacionais.
   • Fluxos de trabalho: podem ser mais adaptáveis, permitindo ajustes para otimizar a eficiência ou responder a mudanças imediatas.
4. Documentação:
   
   • Processos de negócio: geralmente possuem documentação formal extensa, incluindo políticas, procedimentos e diretrizes.
   • Fluxos de trabalho: podem ser documentados de maneira mais simples, frequentemente através de diagramas ou checklists.
5. Interdependência:
   
   • Processos de negócio: dependem da coordenação entre diversos fluxos de trabalho e departamentos.
   • Fluxos de trabalho: embora possam operar de forma independente, geralmente fazem parte de um processo de negócio maior.

Semelhanças

1. Podem ser aprimorados com automação
   
   Tanto processos de negócio quanto fluxos de trabalho podem ser aprimorados com o auxílio da automação, que minimiza o tempo gasto em uma série de tarefas e permite processos de aprovação mais rápidos e simples, para que projetos avancem.
   
   
2. Possuem diversas opções de ferramentas para serem construídos
   
   Há aplicativos tanto para modelagem quanto para automatização e monitoramento. Muitos aplicativos de fluxo de trabalho focam no gerenciamento de fluxo de trabalho sem código, já outros podem ser usados para processos de negócio. Ferramentas de automação de fluxo de trabalho avançam automaticamente as tarefas ao longo de um processo em segundo plano. Esses aplicativos também oferecem, ao mesmo tempo e entre outras funcionalidades, atualizações, dados e notificações para gerentes de projeto, monitorar e extrair insights.
   
   
3. Só obtêm sucesso quando configurados e orientados por dados
   
   Tanto fluxos quanto processos só conduzem ao sucesso quando orientados por dados. São eles que indicam, mediante KPIs estratégicos, quando é possível automatizar etapas, otimizar e/ou remover tarefas.
   
   
4. Requerem intervenção humana em muitos casos
   
   Apesar de toda praticidade e ganho de produtividade, automatização de fluxo de trabalho eliminaria a necessidade de gerenciamento de projetos, mas tanto fluxos de trabalho quanto processos exigem atuação humana para gerenciamento de projetos, por exemplo. Gerentes e analistas de processos estão constantemente monitorando as atividades, bem como setores de qualidade, compliance etc. Além disso, deve-se levar em consideração que há uma diferença sensível entre automatização e automação, de modo que um processo de negócio requer a supervisão de alguém que possa ajustar os fluxos para levar um projeto à conclusão e manter uma rotina operacional.
   
   
5. São indispensáveis para o crescimento de um negócio
   
   Por necessidade, quase todas as empresas têm processos. No entanto, para que uma empresa tenha sucesso e prospere, ela também deve ter fluxos de trabalho para garantir que as tarefas possam ser concluídas de maneira oportuna, organizada e repetível.

Importância da integração entre fluxos de trabalho e processos de negócio

A compreensão e o acompanhamento tanto dos processos de negócio quanto dos fluxos de trabalho são cruciais para o sucesso. Quando bem integrados, eles oferecem diversos benefícios:

• Eficiência operacional: otimização dos fluxos de trabalho dentro dos processos de negócio reduz redundâncias e melhora a produtividade.
• Qualidade e conformidade: workflows garantem que os produtos ou serviços atendam consistentemente aos padrões de qualidade.
• Agilidade e flexibilidade: fluxos de trabalho flexíveis permitem que a organização responda rapidamente a mudanças no mercado ou nas demandas dos clientes.
• Transparência e governança: a documentação clara de processos e fluxos de trabalho facilita a compreensão das responsabilidades e do andamento das atividades.
• Melhoria contínua: a análise regular dos processos e fluxos de trabalho identifica áreas de melhoria, promovendo a inovação e a adaptação contínuas

Mapear, modelar, registrar: agora são necessários automatizar  e monitorar

Os processos de negócio fornecem a estrutura estratégica que conduz a organização, enquanto os fluxos de trabalho detalham as etapas operacionais necessárias.

Ao integrar e otimizar tanto fluxos quanto processos, empresas aumentam sua eficiência, qualidade e capacidade de adaptação em um mercado em constante evolução. No entanto, claro está que a gestão, hoje, só pode alcançar seu máximo desempenho se aliada a tecnologias que permitam o controle e o acompanhamento das tarefas que compõem esses processos.

O caminho para um negócio se tornar estável e consolidado é tão único quanto sua capacidade de converter um pequeno diferencial em vantagem competitiva reconhecida. Por isso, ainda que a organização tenha tudo registrado da melhor forma possível, é preciso avançar na modernização do negócio. 

Por isso, para garantir que equipes e empresas escalem com solidez e consistência, as soluções Speedtask promovem a automação das tarefas, acompanhada de uma análise de desempenho por meio um BI personalizado, apresentando os principais KPIs do seu negócio em tempo real, em painéis centrais de gestão à vista.

Líderes e gestores garantem visibilidade sobre os fluxos de trabalho, melhoram seu ambiente corporativo e fortalecem uma cultura de produtividade e feedback contínuo, elevando a satisfação dos seus clientes.

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