7 benefícios do BPMS para o controle de atividades

Como se sabe, negócios que ainda dependem de planilhas e de gestão manual enfrentam desafios como falta de rastreabilidade, erros humanos e dificuldade na automação de tarefas.

E as plataformas BPMS bem projetadas desempenham um papel crucial ao solucionar essas limitação de gestão que dificultam o crescimento, ajudando os funcionários a navegar por processos complexos, aumentando a visibilidade das filas de trabalho e, como um grande diferencial, preservando o conhecimento institucional com documentação e sistematização das rotinas.

Como uma tecnologia versátil, elas permitem atribuir diferentes níveis de permissão aos usuários, controlando quais informações cada pessoa pode acessar, e facilita que a empresa centralize em uma única ferramenta o acompanhamento das tarefas.

No material de hoje, a Speedtask traz uma lista de benefícios proporcionados pelo BPMS, explicando como ele auxilia na superação de gargalos críticos que impedem o crescimento da organização. Leia até o fim!

O que é BPMS e como ele funciona?

De forma resumida, pode-se definir o BPMS (Business Process Management System) como o software que auxilia empresas a gerenciar e otimizar processos de negócios por meio da automatização de tarefas repetitivas. 

Diferente de outras ferramentas de gestão, um BPMS permite que a empresa documente, padronize e automatize fluxos de trabalho, eliminando tarefas manuais repetitivas e garantindo que todas as atividades ocorram conforme planejado.

Principais características de um BPMS:

1. Modelagem de processos: permite criar e estruturar fluxos de trabalho de forma intuitiva, sem necessidade de código.
2. Automatização de tarefas: reduz a necessidade de intervenção manual, agilizando a execução de atividades repetitivas.
3. Monitoramento em tempo real:  integra sistema a dashboards para geração de relatórios que permitem acompanhar o progresso de tarefas e identificar gargalos.
4. Otimização contínua: dados coletados são analisados para propor melhorias constantes nos processos.
5. Integração com outras ferramentas: conexão com sistemas como ERP e CRM para centralização de informações.

Além disso, o BPMS também permite a criação de regras de negócio, garantindo que cada etapa do processo esteja em conformidade às políticas da empresa e com os padrões do setor em que é realizado o processo. Com fluxos de trabalho bem definidos, as equipes podem trabalhar de forma colaborativa e transparente.

Se bem projetado, um BPMS desempenha papel crucial ao minimizar dificuldades de crescimento e ajudar os funcionários a navegar por processos complexos, aumentando a visibilidade das filas de trabalho, preservando o conhecimento institucional e reduzindo a dependência de processos conduzidos, por exemplo, por e-mail.

E com a adição de recursos como computação em nuvem, inteligência artificial (IA) e análise de big data, o BPMS evolui para um BPMS inteligente (iBPMS), aprimorando ainda mais a automatização aprimorando ainda mais a gestão dos processos empresariais.

Por que controlar as atividades sem um BPMS é um desafio?

Sem uma ferramenta estruturada, o controle de atividades pode se tornar um grande desafio para as empresas. Alguns problemas comuns incluem:

Falta de visibilidade e rastreabilidade

Sem um sistema unificado, é difícil saber quem está responsável por cada tarefa, quais atividades estão pendentes e os prazos de entrega. Isso pode gerar atrasos e confusão dentro das equipes. Além disso, a falta de relatórios detalhados dificulta a análise de desempenho e identificação de gargalos, prejudicando a tomada de decisão.

Problemas de comunicação e colaboração

Equipes que dependem de e-mails e planilhas para organizar atividades podem enfrentar dificuldades na troca de informações, resultando em retrabalho e falhas na execução de tarefas. A descentralização de dados também compromete a transparência, pois diferentes departamentos podem operar com informações desatualizadas.

Erros manuais e baixa produtividade

A falta de automação pode levar a erros humanos frequentes, como a perda de dados, informações duplicadas e falhas no cumprimento de prazos. Isso impacta diretamente a produtividade da empresa. Ademais, processos manuais tendem a ser mais demorados, reduzindo a capacidade operacional das equipes e elevando os custos administrativos.

Como o BPMS ajuda no controle de atividades?

O uso de um BPMS elimina os desafios mencionados e permite que empresas organizem e monitorem atividades de forma estruturada e eficiente. Veja como:

Automatização de fluxos de trabalho

Um BPMS reduz drasticamente tarefas manuais e repetitivas, permitindo que a equipe foque em atividades estratégicas. A automatização garante que tarefas sejam encaminhadas automaticamente para os responsáveis, reduzindo atrasos e erros.

Processos como aprovações internas, controle de prazos e gestão de solicitações são agilizados, garantindo maior controle de atividades e eficiência.

Monitoramento e rastreabilidade

Com dashboards e relatórios em tempo real, gestores conseguem acompanhar o status das atividades, identificar gargalos e tomar decisões mais rápidas.

O BPMS também permite a configuração de alertas e notificações automáticas, garantindo que os responsáveis sejam informados sobre prazos e pendências.

Padronização e governança

Ao definir regras de negócio e padronizar processos, o BPMS garante que todas as atividades sigam um padrão de qualidade e conformidade, facilitando auditorias e prevenindo falhas operacionais.

A centralização das informações também melhora a governança corporativa, tornando os processos mais seguros e transparentes.

Integração com outras ferramentas

BPMS pode ser conectado a ERP, CRM e outras plataformas, garantindo que todas as informações fiquem centralizadas e acessíveis de forma segura.

Além disso, a automação da coleta e atualização de dados melhora a precisão das informações utilizadas na tomada de decisão.

Como implementar um BPMS?

Mapeamento e análise de processos

• Identificação de processos críticos e repetitivos: o primeiro passo é identificar processos essenciais para as operações cotidianas que envolvem tarefas repetitivas e demoradas. Dê prioridade a atividades de alto volume que não agregam tanto valor estratégico, como inserção de dados ou aprovação de documentos. A validação de processos mais simples aprimora e acelera o projeto de automatização de todos os outros.
• Avaliação das oportunidades de automação: após identificar os processos, é necessário analisar quais são os mais apropriados para a automação. Avalie fatores como complexidade do processo, frequência de execução e impacto na produtividade geral da empresa.

LEIA TAMBÉM: O que é mapeamento de processos e como ele pode ajudar seu negócio?

Escolha da tecnologia mais adequada

• Requisitos para seleção de um software: escolha as ferramentas com base em critérios como facilidade de uso, possibilidade de integração a sistemas já existentes, capacidade de escalabilidade e relação custo-benefício. Priorize soluções que permitam flexibilidade e ofereçam suporte adequado.
• Avaliação de fornecedores e soluções no mercado: faça uma pesquisa detalhada e compare diferentes opções de fornecedores, considerando a reputação, qualidade do suporte ao cliente e avaliações de outros usuários. Experimente demonstrações e versões de teste para garantir que a ferramenta atenda plenamente às suas necessidades específicas.

Treinamento e capacitação da equipe

• Preparação da equipe para a adoção das novas tecnologias: assegure que todos os colaboradores estejam preparados para lidar com as novas ferramentas. Uma comunicação clara e envolvimento da equipe desde o início são essenciais para minimizar a resistência e facilitar a transição.
• Programas de capacitação e desenvolvimento continuado: invista em programas de treinamento robustos que abranjam todos os aspectos das novas tecnologias. Ofereça workshops, tutoriais e suporte contínuo para que todos se sintam confiantes no uso das novas ferramentas e possam maximizar sua eficácia.

Acompanhamento e melhoria constante

• Estabelecimento de indicadores de desempenho (KPIs): defina indicadores de desempenho para acompanhar a eficácia dos processos automatizados. Esses KPIs ajudam a monitorar a eficiência, identificar possíveis gargalos e destacar áreas que podem ser aprimoradas.
• Revisão e otimização contínua: revisões periódicas dos processos automatizados devem ser realizadas para encontrar oportunidades de melhoria. Utilize feedback dos colaboradores e análises de dados para ajustar continuamente os processos, garantindo que eles se mantenham eficientes e alinhados com os objetivos da empresa.

Benefícios do controle de atividades com BPMS

1 - Economia com licenciamento e sistemas-satélite/auxiliares

É natural que empresas tenham diferentes ferramentas para gerenciar seus processos. Segundo pesquisa realizada com mais de 900 funcionários, um funcionário usa, em média, 9,39 aplicativos diferentes no trabalho. O BPMS centraliza e integra esses sistemas, reduzindo a necessidade de licenças múltiplas e simplificando o fluxo de trabalho.

2 - Identificação de pontos fortes e lacunas de habilidades

O BPMS permite monitorar constantemente os processos, identificando gargalos operacionais e sinalizando funcionários que podem precisar de treinamento adicional. Por outro lado, também destaca funcionários de alto desempenho, ajudando a empresa a reconhecer talentos internos.

3 - Curva de adoção única

Toda nova ferramenta exige um período de adaptação. O Ciclo de Hype da Gartner explica as fases de adoção de novas tecnologias dentro das empresas. Em vez de adotar várias soluções isoladas, uma plataforma BPM no-code unifica os processos, reduzindo o tempo necessário para alcançar produtividade plena.

4 - Controle de acesso aos dados

Os funcionários precisam de acesso a informações para trabalhar de forma eficiente, mas o excesso de dados pode gerar confusão. O BPMS ajuda a equilibrar isso, permitindo que cada equipe tenha acesso apenas às informações relevantes para suas funções, evitando sobrecarga de dados.

5 - Plataforma centralizada para toda a empresa

Um BPM robusto se integra a sistemas como ERP e CRM, eliminando a necessidade de softwares específicos por departamento. Ao automatizar processos, reduz-se a entrada manual de dados e melhora-se a eficiência geral. Além disso, todos os funcionários podem acessar as informações relevantes para suas funções dentro do sistema BPM.

6 - Facilitação da transformação digital

O BPMS desempenha um papel central nesse processo, permitindo que as empresas definam e otimizem processos alinhados com suas metas estratégicas de longo prazo. Os próprios funcionários podem criar soluções para suas equipes, impulsionando a inovação dentro da organização.

7 - Liberdade gerencial: segurança e autonomia para conduzir o negócio

É a capacidade de proporcionar um ambiente de inovação e desenvolvimento, onde o gestor tem espaço para pensar em novas soluções e projetos. Ao possibilitar que cada colaborador esteja consciente e engajado em seu compromisso com o resultado, a liberdade gerencial torna-se consequência natural. 

Por que o BPMS é a melhor escolha para o controle de atividades?

Não há mistério: mesmo que a empresa opere com diferentes sistemas para suas rotinas, o BPMS pode gerenciar o funcionamento dos processos, integrando tecnologias em um mesmo ambiente.

Parece bom demais para ser verdade e é, mesmo. Como o BPMS não é especializado em uma área específica, como indústria, serviços ou comércio, o gestor administra o início, meio e fim das atividades de cada colaborador.

O processo de transformação digital Speedtask começa no mapeamento de processos, passa pela automação das tarefas e termina com um BI personalizado apresentando os principais KPIs do seu negócio em tempo real, em painéis centrais no seu escritório, em cada setor da sua preferência.

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