BPMS para RH: o que é, quais as vantagens e como usar

O departamento de RH enfrenta diversos desafios em sua atuação, que vão desde a atração e retenção de talentos qualificados à gestão eficiente de processos internos.

Perder performance por desconhecer o perfil do colaborador, ou por não saber adaptá-lo à dinâmica já consolidada entre as equipes, é um evento nada raro no ambiente corporativo.

A verdade é que nem sempre os resultados pioram por incapacidade do profissional. Muitas vezes, conciliar o perfil comportamental de pessoas, mesmo que extremamente competentes, pode ser um desafio.

Por isso, conhecer as particularidades do seu pessoal é fundamental para toda empresa atrair pessoas que performem da forma esperada. Ou, ainda: para que as diferenças sejam administradas com sucesso, pois muitas vezes é a diversidade que traz o resultado.

Neste artigo vamos mostrar como um recurso discreto e aparentemente simples como o BPMS pode revolucionar seu ambiente organizacional e fornecer ao RH de qualquer empresa informações valiosas.

Se você quer saber como conduzir um time com excelência, fique até o fim!

Qual é o benefício de um BPMS para o setor de RH?

Nos últimos anos, a Gestão de Recursos Humanos (RH) tem passado por grandes transformações impulsionadas pela tecnologia.

Uma das inovações mais impactantes nesse campo é o Business Process Management System (BPMS), que tem revolucionado a forma como as empresas gerenciam suas operações e processos relacionados ao RH.

O BPMS, ou Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio, é uma solução tecnológica que permite às empresas modelar, automatizar, executar, controlar e aprimorar seus processos de negócio — ou seja, implantar o BPM.

Ele fornece uma abordagem estruturada e sistemática para a gestão de processos, reduzindo a dependência de intervenções manuais e simplificando a execução de tarefas complexas.

Sendo assim, o BPMS oferece diversas funcionalidades que beneficiam a área de RH, promovendo a agilidade e a eficiência nos processos repetitivos e burocráticos, como o processo de admissão de novos colaboradores, gestão de ponto e frequência, cálculo de folha de pagamento, entre outros.

Isso libera os profissionais de RH para focar em atividades estratégicas e de maior valor agregado.

A importância da tecnologia no RH

Para desenvolver um RH estratégico, é crucial compreender o novo ambiente corporativo focado em agilidade, produtividade e no desenvolvimento de departamentos altamente digitais.

Hoje, se um departamento de Recursos Humanos ainda se encontra afundado em pilhas de documentos em papel, carimbos, pastas e tarefas burocráticas do passado, significa que há muito espaço para evolução.

Para trilhar o caminho do sucesso, a organização precisa adotar tecnologias que permitam a automação das tarefas rotineiras e debaixo valor agregado.

Nesse contexto, atividades como folhas de pagamento, lançamentos e cálculos de horas, gestão de férias, benefícios e triagem de currículos podem ser agilizadas através de softwares especializados.

Ao passar por uma verdadeira imersão na transformação digital, o RH pode assumir um papel estratégico e, consequentemente, implementar o BPMS como uma maneira de aprimorar a gestão de pessoas na organização.

As tarefas podem ser realizadas nos softwares, mas é no BPMS que o ordenamento da etapas é feito, é lá que cada colaborador sabe o que e quando deve executar a parte dentro de um processo operacional.

Rotinas do RH que podem ser otimizadas com BPMS

Como sistema oferece recursos avançados de monitoramento e análise de indicadores de desempenho relacionados ao RH, ele permite uma gestão baseada em dados e a identificação de oportunidades de melhoria.

Dessa forma, o BPMS possibilita gerenciar melhor os talentos da empresa, com recursos para atração, seleção, avaliação de desempenho, desenvolvimento e retenção de talentos, por meio da criação fluxos de trabalho automatizados para aprovação de documentos, solicitações de férias, reembolsos, entre outras rotinas administrativas.

O que agiliza a tomada de decisão e evita gargalos burocráticos. Alguns desses fluxos são:

Automatizando a Solicitação de Férias

Por meio do BPM, é viabilizado um fluxo automatizado para as solicitações de férias, agilizando o processo e tornando-o mais acessível.

A equipe de recursos humanos pode controlar e monitorar o procedimento, estabelecendo aprovações e responsabilidades antes de deferir a solicitação.

Esse controle também contribui para evitar problemas, como a ausência excessiva de colaboradores ao mesmo tempo.

Gerenciamento de Benefícios como Vale Transporte

O gerenciamento de benefícios pode se tornar uma tarefa complicada para os profissionais de RH, envolvendo terceiros e documentações diversas.

O BPM possibilita a personalização do fluxo, criando etapas mais ágeis e integrando-se com os sistemas relevantes, como o de folha de pagamento.

Aprimorando o Processo de Folha de Pagamento

O processo de folha de pagamento exige atenção minuciosa dos profissionais de RH, pois qualquer erro pode resultar em questões trabalhistas.

Com o BPM, é possível automatizar e simplificar esse fluxo, atribuindo aprovações mais complexas a gestores ou outras partes envolvidas no processo.

Facilitando a Admissão de Colaboradores

Outro processo essencial para o departamento de RH é a admissão de novos colaboradores.

Com o BPM, é possível definir etapas com maior precisão, agendando datas para admissões, determinando os setores responsáveis pela aprovação dos candidatos e gerando guias e cartas de proposta, entre outros aspectos importantes.

Qual o impacto do BPMS no departamento de recursos humanos?

A adoção do BPMS no ambiente de RH traz uma série de vantagens para a empresa e seus colaboradores. Algumas das principais são:

Maior eficiência operacional

Com a automação de processos, o RH ganha em eficiência operacional, reduzindo o tempo gasto em tarefas burocráticas e aumentando a produtividade da equipe.

Redução de erros e retrabalho

A automação dos processos reduz a ocorrência de erros humanos e, consequentemente, o retrabalho. Isso contribui para uma maior precisão nas informações e para a entrega de resultados mais confiáveis.

Agilidade nas decisões

Com os workflows automatizados, as decisões podem ser tomadas de forma mais ágil, já que os responsáveis pela aprovação recebem notificações em tempo real e podem avaliar as solicitações de qualquer lugar.

Maior transparência e visibilidade

Maior transparência e visibilidade dos processos de RH, permitindo que os colaboradores acompanhem o status de suas solicitações e tomem ciência das decisões tomadas.

Ambiente Corporativo mais harmônico e saudável

Com processos mais ágeis e eficientes, os colaboradores experimentam uma melhoria significativa em sua experiência dentro da empresa, o que contribui para a satisfação e engajamento da equipe.

Como implementar o BPMS no RH da minha empresa?

Buscando aprimorar a visibilidade e o controle de tarefas em uma plataforma simples, acessível e intuitiva, as soluções Speedtask oferecem um BPMS integrado a ferramentas de assinatura digital e gestão de documentos.

Assim elas promovem um ecossistema harmonioso de melhoria contínua em toda a organização, através do gerenciamento de todas as etapas dos processos, desde a modelagem à otimização, da digitalização do acervo físico àsua catalogação e integração às rotinas numa base de dados comum a todos os colaboradores.

É o fim das gavetas, ficheiros e estantes de papel!

Na prática, o sistema proporciona um melhor entendimento do negócio e maior agilidade do RH.  Ao mesmo tempo, impacta positivamente no planejamento estratégico a partir de informações geradas em tempo real.

Dessa forma, os usuários podem criar regras de negócio de maneira rápida, criar interfaces, formulários personalizados e gerenciar todo o conteúdo relacionado em uma única solução integrada.

Veja o vídeo abaixo e comece a transformar os recursos humanos da sua empresa com a Speedtask!

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