Saiba como fazer um fluxograma para processos de negócio

Que fluxogramas são uma maneira rápida e fácil de comunicar processos e ideias complexas é algo de que ninguém discorda.

No entanto, muitas vezes, fluxogramas acabam se mostrando desorganizados e confusos, fazendo com que não comuniquem sua mensagem de forma tão clara quanto desejado.

Situação que permite alguns questionamentos.

Por exemplo, que tipo de fluxograma comunica melhor seu conteúdo e atrai mais atenção dos colaboradores?

Pode-se dizer que um determinado fluxograma pode se mostrar ineficiente porque é monocromático e suas formas e linhas não estão todas alinhadas. Por outro lado, um outro tipo, pelo alinhamento adequado e diversidade de cores, tamanhos de fonte e formas pode alcançar seu objetivo.

No entanto, são muitos os critérios e ferramentas para saber como fazer um fluxograma; uma habilidade valiosa, independentemente da área ou indústria de atuação.

No conteúdo abaixo, a Speedtask te conduz no passo-a-passo para construir um fluxograma completo, claro e eficiente na organização dos seus processos de negócio.

Leia até o fim e domine essa habilidade!

O que é um Fluxograma?

Como se sabe, um fluxograma é uma representação visual de um processo, sistema ou fluxo de trabalho, que se vale de uma combinação de símbolos, formas e setas para ilustrar a sequência de passos e decisões envolvidas na realização de uma tarefa.

Um mapa que registra, do início ao fim, o fluxo lógico das ações e proporciona uma visão clara de um processo.

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Assim como gráficos de bolhas e gráficos de dispersão, os fluxogramas têm aplicações versáteis em diversas indústrias e disciplinas. Eles são amplamente utilizados para análise de processos,gestão de projetos e design de sistemas, proporcionando um quadro visual que melhora a compreensão.

Quais são e por que existem 4 tipos de fluxograma?

Os fluxogramas estão relacionados aos gráficos de processo. Os gráficos de processo diferem porque usam um conjunto específico de símbolos para indicar os diferentes passos em um processo.

Um fluxograma bem construído simplifica a visualização de qualquer dado ou processo. A seguir, estão os tipos mais comuns de fluxogramas e o modo como diferentes indústrias, como engenharia, negócios,marketing, educação e manufatura, os utilizam.

• Fluxogramas de processo: comumente usados em diferentes indústrias ao iniciar projetos, um mapa básico de processos ou fluxograma permite aos usuários mostrar uma série de etapas ou ideias em sequência.
• Fluxogramas de lanes (raias): também chamados de fluxogramas cruzados funcionais, usam diagramas de lanes para organizar etapas ou processos complexos que envolvem diferentes organizações, categorias ou departamentos.
• Diagramas de fluxo de trabalho: usados na manufatura, engenharia, negócios e outras indústrias, os diagramas de fluxo de trabalho funcionam melhor ao introduzir novos processos de negócios ou melhorar sistemas existentes.
• Diagramas de fluxo de dados: são mapas visuais de como os dados fluem em um sistema de informação ou processo. Comumente usados nas indústrias de engenharia ou manufatura, os DFDs ajudam as empresas a serem mais eficientes na melhoria dos serviços enquanto reduzem custos.

Símbolos do fluxograma

Tudo o que você precisa saber sobre os símbolos de fluxograma, suas definições e quando usá-los.

• Símbolo de processo: um retângulo que representa uma ação, passo,função ou processo. É um símbolo versátil usado em qualquer lugar em um fluxograma.

• Símbolo de início/fim: um círculo alongado marca o início ou o fim de um processo, caminho ou fluxo em um sistema.

• Símbolo de documento: este símbolo representa um documento ou relatório. É usado tanto para a criação quanto para o recebimento de um documento.

• Símbolo de decisão: use este símbolo em forma de diamante como ponto de partida para diferentes decisões ou soluções que você deseja propor ou destacar em um fluxograma.

• Símbolo de conector: um círculo ou ponto é usado para conectar diferentes símbolos ou elementos na mesma página.

• Símbolo de entrada/saída: o símbolo de entrada/saída usa uma forma de paralelogramo. Use-o para representar dados ou recursos que entram ou saem de um sistema.

• Símbolo de múltiplos documentos: usa múltiplos símbolos de documento empilhados.Use este símbolo para mostrar vários documentos ou relatórios usados no processo.

• Símbolo de entrada manual: um retângulo com o lado superior apontado para cima. Use o símbolo de entrada manual para visualizar um passo que permite aos usuários adicionar dados manualmente a um sistema.

• Símbolo de preparação: um bloco em forma de hexágono usado para visualizar o início ou a preparação do início de outro passo em um processo.

• Seta de fluxo: use a seta de fluxo para conectar dois blocos/símbolos em ordem correta que o processo segue.

• Símbolo OR: um círculo com duas linhas intersectadas desenhadas dentro dele. Usado para indicar que um processo está se dividindo em mais de dois passos.

• Símbolo de atraso: um retângulo com uma extremidade arredondada.Use-o em um fluxograma para representar qualquer atraso potencial ou planejado em qualquer processo ou sistema. 

Dicas para criar seu fluxograma

Linhas e setas guiam as pessoas através das etapas do seu fluxograma. Certifique-se de que cada forma está conectada a outras formas e lembre-se da primeira regra dos fluxogramas: linhas e setas devem se mover de cima para baixo ou da esquerda para a direita.

Obtém-se mais clareza do fluxo de processo organizando seu fluxograma em raias. Um diagrama de raias posiciona cada etapa em uma "raia" horizontal ou vertical para delinear quem faz o quê.

Por exemplo, é possível criar uma raia para cada departamento (como vendas, marketing, desenvolvimento etc.). Cada etapa que cai dentro da raia de um departamento é responsabilidade deles.

Portanto, deve-se deixar claro onde o fluxograma começa e onde termina.

Frequentemente, o símbolo de fim é usado para designar o início e o encerramento de um fluxograma; no entanto, é possível usar a posição (canto superior esquerdo para início, canto inferior direito para fim), cor (verde para início, vermelho para fim) ou tamanho para mostrar claramente onde começar e onde o processo termina.

Quando se trata de cor, mais nem sempre é melhor.

Tente usar no máximo três cores em um único fluxograma. O objetivo é garantir que as cores combinem, para que seu fluxograma não se torne visualmente desconfortável.

Uma maneira fácil de encontrar cores complementares é usar uma imagem da marca da empresa como inspiração.

Como criar um fluxograma em 5 passos

Aprender a criar um fluxograma pode parecer desafiador no início, mas seguindo estas cinco etapas fáceis, é possível mapear qualquer processo ou fluxo de trabalho.

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O colaborador pode fazer um fluxograma do zero ou usar um modelo de fluxograma onde as formas e setas já estão pré-carregadas no quadro.

Passo 1: Determine o propósito e o escopo do fluxograma

Definir o propósito e o escopo é crucial, pois ajuda a focar no que deve estar no fluxograma e no que não deve. Também garante que o fluxograma represente com precisão o processo que está tentando retratar.

Passo 2: Identifique as etapas e a sequência do processo

Dividir um processo em etapas menores deve envolver todos os que fazem parte do processo. Identificar a sequência correta e evitar a omissão de etapas críticas ou a duplicação de outras é importante.Comece adicionando todas as etapas que precisam ser cobertas como formas em um quadro em branco e, em seguida, comece a organizá-las na ordem correta.

Passo 3: Escolha os símbolos e formas apropriados

Depois que todas as etapas estiverem dispostas,você precisará garantir que elas estejam representadas com a forma correta.Você pode facilmente alterar as formas existentes no seu quadro para corresponder ao símbolo de fluxograma correto e ao que ele representa.

Passo 4: Desenhe o fluxograma

Desenhar o fluxograma é onde o processo criativo começa. Com as formas dispostas na sequência correta, comece a adicionar linhas de conexão e setas entre as etapas. Você pode adicionar rótulos às linhas de conexão e mover facilmente os elementos para ajustar a ordem conforme necessário.

Passo 5: Teste e melhore o fluxograma

Testar o fluxograma é importante para garantir que ele represente com precisão o processo. Isso inclui revisar o fluxograma com outros envolvidos no processo para obter seu feedback. Uma vez que o feedback seja recebido, o fluxograma pode ser aprimorado e modificado conforme necessário.

Os fluxogramas podem melhorar a comunicação da equipe de design e simplificar os fluxos de trabalho do produto,melhorando:

• Clareza: como 65% das pessoas são aprendizes visuais, os diagramas de fluxograma ajudam a tornar ideias complexas ou novos processos mais fáceis de seguir e lembrar.
• Coordenação: os fluxogramas dividem um grande projeto em uma sequência lógica de etapas para que todos na equipe possam ver facilmente o que acontece quando e onde se encaixam.
• Eficiência: criar um fluxograma revela etapas redundantes e pontos de confusão em qualquer processo, permitindo identificar áreas para melhoria.
• Documentação: os fluxogramas documentam seus métodos para referência futura, tornando as decisões transparentes e permitindo que novos membros da equipe se atualizem rapidamente.

Após a criação do fluxograma para documentação do processo, deve-se analisá-lo com a finalidade de melhorar o processo para aumentar sua eficiência e qualidade.

A diagramação inteligente permite visualizar ideias complexas mais rapidamente, de forma mais clara e colaborativa.

Quando o fluxograma ganha forma, é normal que líderes e colaboradores enxerguem possibilidades de mudança. Identifique gargalos, redundâncias e etapas desnecessárias e faça melhorias.

Ferramentas populares para criar fluxogramas

• Bizagi: uma ferramenta intuitiva que oferece modelagem de processos colaborativa.
• Lucidchart: plataforma de diagramação baseada em nuvem com suporte robusto para BPMN.
• Camunda: ferramenta de código aberto especializada em BPMN e automação de processos.
• Signavio: solução completa para modelagem e análise de processos com suporte BPMN.
• Microsoft Visio: amplamente usado para diagramação geral e suporta notações BPMN.

Criar um fluxograma de processo não é o suficiente. É preciso automatizá-lo.

Fluxogramas, com sua simplicidade visual el ayout estruturado, são ferramentas indispensáveis para registrar e transmitir processos intrincados. Eles ajudam a decompor informações complexas em etapas simples e fáceis de seguir.

Mapear o processo e registrá-lo, no entanto, ajuda,mas não resolve.

Assim como um bom projeto pode ir parar na gaveta após ser colocado no papel, um processo bem registrado não oferece garantia de que será cumprido à risca.

Por isso, ferramentas de gestão de processos têm ganhado cada vez mais espaço no ambiente corporativo. Além da organização e maior nível de consciência operacional obtidos com fluxogramas, a automatização dos fluxos garante a execução efetiva das tarefas.

Uma linguagem visual comum acelera a colaboração e melhora a comunicação. É mais fácil alinhar e permanecer alinhado quando todos colaboram no mesmo espaço.

E nada melhor do que o processo Speedtask de transformação digital para integrar as pessoas certas para tomar as decisões corretas.

Com o processo Speedtask de transformação digital, seu negócio obtém:

• Aceleração no onboarding de colaboradores.
• Redução de retrabalho, erros, falhas de comunicação e desperdício de recursos.
• Aumento de qualidade e conformidade.
• Cumprimento de regulamentações.
• Agilidade na correção de gargalos baseada em dados. 

Você terá total visibilidade sobre seus fluxos de trabalho, irá melhorar seu ambiente corporativo e fortalecer uma cultura de cooperação e produtividade, elevando a satisfação dos seus clientes.

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