Qual é a diferença entre BPM, BPMN e BPMS?

Você já parou para pensar em qual é a diferença entre BPM, BPMN e BPMS? Essa dúvida costuma surgir na hora de pesquisar sobre gestão de processos e talvez esse seja seu caso. Isso porque as várias siglas são traços do mesmo tema.

O assunto pode ser útil para todas as áreas da empresa. A razão é simples: a gestão de processos une as práticas às metas estratégicas da empresa. Ou seja, ajuda a projetar arquiteturas de processos, estabelecer sistemas de medição, garantir a entrega dos produtos e por aí vai.

Desse modo, entender a diferença entre BPM, BPMN e BPMS é útil na hora de transformar as ideias de gestão de processos em esforços de automatização e pôr em prática o mapeamento de processos. Você já vai entender o que cada termo significa. Vamos lá?

O que é BPM?

Sabe quando citamos que os termos levam aos esforços de automatização? Então, há razão para isso. A primeira sigla é BPM, simbolizando a disciplina que traz à tona, entre outras coisas, a automatização.

A ideia é usar métodos para modelar, descobrir, analisar, otimizar e medir os processos de negócio. É isso que significa a sigla: gerenciamento de processos de negócios. Aqui, a gestão valoriza mais as atividades do que os departamentos.

Projeto

O projeto leva em conta a identificação de cada processo e dos seguintes, em uma modelo "TO-BE". Assim, o primeiro passo do ciclo BPM e inclui representação do fluxo, procedimentos padrões operacionais, escalonamentos e por aí vai. Desse modo, as melhorias pintam em workflows humano a humano, humano a máquina ou máquina a máquina.

Modelagem

A modelagem envolve a análise e a melhoria de um processo atual, levando em conta a introdução de diferentes variáveis. Por exemplo, mudanças nos custos materiais ou na renda. Assim, envolve ideias de pensamento estratégico e de perguntas do tipo "e se?".

Execução

Embora o BPM dependa de uma boa dose de planejamento, ainda é preciso pôr a mão na massa. A etapa de execução envolve a realização do processo descoberto e modelado, podendo ser automatizado, orientado por softwares, ou manual, orientado por pessoas.

Monitoramento

O monitoramento depende da observação de cada processo, levando em conta estatísticas e indicadores. Se você quer analisar um processo de venda, pode observar os estados de um pedido. Por exemplo, recebimento do pedido, tempo de entrega e pagamento.

Melhoria

A melhoria traz à tona as informações de performance do processo das etapas de monitoramento e modelagem. Assim, há a identificação dos gargalos, simbolizados pelas atividades que limitam a produção. A melhoria também considera as oportunidades potenciais de economia e a implementação de cada ideia.

O que é BPMN?

Você provavelmente já lidou com notações alguma vez. O termo está relacionado à representação de ideias com o uso de símbolos, sinais, caracteres e abreviações. O mesmo vale para o BPM, que conta com a sua própria notação, o BPMN. Aqui, há a letra "N", usada como o termo em inglês para "notação".

Desse modo, os processos podem ser especificados graficamente em diagramas, baseados em uma técnica de fluxograma similar à linguagem UML (Linguagem de Modelagem Unificada, usada no desenvolvimento de software). A ideia é tornar a compreensão mais intuitiva, embora também possa ser usado para representações mais complexas.

O objetivo é fazer o trabalho do BPM ser compreensível a um número diverso de profissionais, principalmente gestores, analistas e desenvolvedores técnicos. O padrão é usado a partir de ferramentas de modelagem e processos, servindo como uma forma de representação. Há o uso de ícones simbolizando como é o funcionamento do processo.

O que é BPMS?

O BPMS é o software usado para pôr em prática as ideias do BPM, às vezes com o uso do BPMN. Mais recentemente, chegou a ser chamado de iBPMS, com a letra "i" fazendo menção ao termo inglês "intelligent". Assim, seu objetivo é facilitar a definição, execução, digitalização, análise e automatização dos processos. E ainda é definido quem são os profissionais responsáveis por cada processo.

O principal ponto forte é a oportunidade de participar da melhoria dos processos por meio de recursos simples e intuitivos. Desse modo, ideias do BPM como execução e monitoramento se tornam possíveis, graças aos recursos do software. Isso inclui, por exemplo, plataforma e biblioteca de processos.

Geralmente, os programas contam com ferramentas de designer do processo, simbolizadas por fluxogramas e diagramas. Uma das vantagens é o fato dos processos não estarem apenas documentados, mas testados ao usar o sistema. Assim, é possível corrigir os pontos fracos antes de pôr em prática.

Qual é a diferença entre BPM, BPMN e BPMS?

A diferença entre BPM, BPMN e BPMS é simples. Se o primeiro é a disciplina, o segundo é a notação e o terceiro é o software. O BPMN surgiu para responder a um dos principais desafios da automatização do BPM — conseguir uma capacidade front-end, ligada à parte do programa que interage com o usuário, para um input humano.

Isso porque alguns passos são muito complexos para automatização direta, resultando em resultados pouco precisos e confiáveis. Todo esse processo funciona no BPMS, a suite de ferramentas tecnológicas que ajuda profissionais de BPM a realizar suas metas.

Por isso, o BPMS oferece um meio para automatizar processos de negócio, mas esse é apenas um dos aspectos do BPM. Assim como o BPMN não é necessariamente seu único padrão. Modelos como o CMMN e o DMN são diferentes do BPMN, ainda que, contando, com uma abordagem similar.

A diferença entre BPM, BPMN e BPMS mostra o caminho, o conhecimento e as ferramentas que você precisa ter em mãos para melhorar o gerenciamento de processos e aumentar as possibilidades de otimização, automatização e análise.

Um dos pontos fortes de recursos como o BPMS ainda é a possibilidade de integrar com outras formas de tecnologia, principalmente quando fornecidas pela mesma marca. Por exemplo, o uso de sistemas voltados à Gestão Eletrônica de Documentos e Assinatura Digital de Documentos, reduzindo a dependência do papel e e-mail na execução dos processos da empresa, além é claro de significativo ganho de produtividade e redução dos gastos com impressão.

Agora que você sabe a diferença entre BPM, BPMN e BPMS, o que acha de pôr essas ideias em prática? A Doc Soluções conta com uma plataforma completa e integrada de Gestão Eletrônica de Documentos, Processos e Assinatura Digital. Confira no nosso site!