Gestão por processos vs. gestão de projetos: saiba a diferença

Entre a previsibilidade da rotina e a instabilidade de soluções criativas diárias, muitos negócios se vêem diante do desafio de aumentar sua produtividade, seja por meio da implementação de processos, seja pela condução eficiente de projetos.

Mais do que julgar qual das opções é melhor, um empreendedor, gestor e líder deve saber quando e como utilizá-las. Em um mercado com demandas cada vez mais diversificadas, empresas precisam adotar métodos adequados, de acordo com o que cada entrega exige.

Embora possam parecer similares, a gestão por processos e a gestão de projetos possuem objetivos, características e aplicações distintas.

Compreender as diferenças entre essas práticas é essencial para escolher a abordagem mais adequada a cada contexto.

Hoje, o time da Speedtask explorará conceitos, características, vantagens, desafios e exemplos práticos de cada método, além de apresentar uma análise detalhada de suas diferenças e complementaridades.

O que é gestão por processos?

O BPM CBOK®, principal referência em gestão de processos do mundo, define o BPM da seguinte maneira: uma disciplina gerencial que engloba um conjunto de práticas e princípios aplicados aos processos organizacionais.

A gestão por processos, ou BPM (Business Process Management), é uma abordagem estruturada para analisar, projetar e otimizar processos organizacionais.

É o conjunto de práticas que busca aprimorar continuamente os processos de uma empresa, integrando sua estratégia às expectativas dos clientes.

Sendo assim, um processo pode ser definido como uma sequência de atividades interdependentes que convertem insumos (materiais, informações, etc.) em produtos ou serviços com valor agregado para os clientes.

Suas características principais são

1. Continuidade: processos são constantes e repetitivos, garantindo o funcionamento contínuo da organização.
2. Foco na eficiência: o objetivo central do BPM é reduzir desperdícios, minimizar erros e aumentar a produtividade.
3. Integração organizacional: envolve todas as áreas da empresa, promovendo alinhamento com os objetivos estratégicos.

Ciclo de vida do BPM

Ainda de acordo com o guia CBOK (Common Body of Knowledge), o ciclo de vida do BPM inclui as seguintes etapas:

• Mapeamento: técnica caracterizada pela análise, descrição, documentação e representação gráfica de um processo de trabalho dentro de uma organização.

Seu principal objetivo é detalhar todas as etapas envolvidas em um determinado fluxo de trabalho, desde a entrada até a saída, incluindo as tarefas, decisões e interações entre diferentes departamentos ou colaboradores.

• Modelagem:  é o ato de representar graficamente os processos de uma organização, permitindo uma visão clara e detalhada de como as atividades fluem de uma etapa para outra.

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• Monitoramento: ao estabelecer um planejamento com objetivos, a gestão pode definir quais processos serão medidos e como isso será feito. Para tanto, pode-se estabelecer KPIs capazes de gerar insights para a melhoria contínua do negócio.
• Otimização: Ajustar os processos com base nos resultados obtidos​, A avaliação de desempenho deve ser revisada periodicamente para garantir que continue alinhado às necessidades da empresa e dos colaboradores​.

Quais são os tipos de processo?

Em resumo, os processos de negócios são conjuntos de atividades executadas por máquinas ou humanos, com o objetivo de entregar valor aos clientes. 

Essas atividades devem estar inter-relacionadas para resolver problemas específicos. Existem três tipos de processos de negócios:

• Processos primários ou essenciais: agregam valor diretamente ao cliente, como desenvolvimento de produtos e serviços pós-venda.
• Processos de suporte ou apoio: dão suporte aos processos primários ou gerenciais, não envolvendo contato direto com o cliente, como admissão de funcionários e pagamento.
• Processos administrativos ou de gestão: coordenam atividades dos processos anteriores, focando em eficiência e eficácia, gerando valor para outros processos, não diretamente para o cliente.

Exemplos da aplicação de processos em diferentes mercados

Bancos

Processos de trabalho podem ser implantados desde o recebimento de solicitações até a aprovação, incluindo análises de crédito e avaliações de risco. Se automatizados, reduzem o tempo de processamento, diminui o esforço manual e proporciona aos bancos uma vantagem competitiva na satisfação do cliente.

Seguradoras

Fluxos de trabalho são desenvolvidos verificação de documentos, validação de sinistros e gestão de conformidade. A padronização reduz erros no processamento e garante que as empresas atendam aos padrões regulatórios em constante evolução, aumentando a eficiência.

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Logística e operações 

Abrange fluxos de trabalho de produção, manutenção de equipamentos e processos de controle de qualidade. Processos automatizados minimizam o tempo de inatividade e aumentam a visibilidade operacional, permitindo que os fabricantes resolvam problemas de forma proativa e otimizem a produção.

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Qualidade em petróleo e gás

Processos de inspeção de segurança, gestão de ativos e relatórios de conformidade no setor de petróleo e gás. Processos automatizados nesse setor garantem que as operações remotas permaneçam eficientes, ao mesmo tempo em que mantém os padrões de segurança e conformidade regulatória em múltiplos locais.

E o que é a gestão de projetos?

Um "projeto" é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo. Ele é caracterizado por ter início e fim bem definidos, seguindo um conjunto de atividades planejadas para atingir metas específicas.

Segundo o Guia PMBOK, um projeto consiste em um esforço temporário com o objetivo de criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Uma característica fundamental dos projetos é sua singularidade, pois cada um deles é único, impossibilitando sua repetição contínua.

Cada projeto apresenta particularidades técnicas e requer recursos específicos que o tornam distintos de outros empreendimentos. As características principais são:

1. Escopo Bem Definido: Cada projeto tem metas específicas e claramente estabelecidas.
2. Temporalidade: Diferentemente dos processos, os projetos possuem início, meio e fim definidos.
3. Equipe Temporária: Os times são montados especificamente para cada projeto e podem incluir colaboradores de diferentes departamentos​.

Os projetos são desenvolvidos para atender às necessidades e demandas da organização, geralmente envolvendo recursos humanos, financeiros e materiais.

Eles possuem um escopo delimitado, uma equipe responsável por sua execução e um cronograma estabelecido para cumprir prazos e metas.

A gestão de projetos, por sua vez, se concentra em planejar, monitorar e controlar todas as etapas do projeto, garantindo que ele seja executado com sucesso e dentro dos requisitos previamente estabelecidos.

Etapas do ciclo de vida do projeto

Todo projeto segue um ciclo de vida composto por etapas distintas que permitem sua execução bem-sucedida. Conhecer cada uma delas é fundamental para garantir o correto planejamento e controle do projeto. As principais etapas são:

Iniciação

Nesta fase, o projeto é concebido, e sua viabilidade é analisada. Definem-se o escopo, objetivos e metas a serem alcançadas. É crucial envolver os principais stakeholders para obter apoio e recursos necessários.

Planejamento

Nesta etapa, elabora-se um plano detalhado do projeto, incluindo cronograma, alocação de recursos, orçamento e identificação dos riscos. A equipe de projeto deve estar engajada na definição das estratégias e ações para garantir o sucesso do projeto.

Execução

É o momento de colocar em prática o que foi planejado. As atividades são executadas conforme o cronograma, e a equipe trabalha em conjunto para atingir os objetivos estabelecidos.

Monitoramento e Controle

Durante toda a execução, é essencial monitorar o progresso do projeto e realizar ajustes quando necessário. O controle permite identificar desvios, gerenciar riscos e garantir que o projeto siga o caminho correto.

Encerramento

Na última fase, o projeto é finalizado e entregue aos stakeholders. É realizada uma avaliação para identificar lições aprendidas e oportunidades de melhoria para projetos futuros.

O papel dos stakeholders é fundamental em cada etapa do ciclo de vida do projeto. Eles podem influenciar nas decisões, fornecer recursos, acompanhar o progresso e validar a entrega final.

A comunicação eficiente com os stakeholders é essencial para o alinhamento de expectativas e o sucesso do projeto.

Vantagens da gestão de e por projetos

1. Foco nos resultados: todos os recursos são alocados para atingir metas específicas.
2. Flexibilidade: projetos podem ser ajustados conforme necessário durante a execução.
3. Inovação: muitos projetos trazem inovações ou soluções disruptivas​.

Desafios

• Mudanças de escopo: alterações frequentes podem comprometer prazos e orçamento.
• Dependência de recursos externos: alguns projetos podem demandar equipamentos ou talentos específicos, difíceis de obter.

Tipos de metodologia de gestão de projetos

Tradicional

Clássicas ou preditivas, priorizam controle ou planejamento. Etapas são mapeadas e  estruturadas antes da execução. Sua forma mais comum e conhecida, sem dúvidas, é a de Cascata, que funciona através de etapas sequenciais em que uma atividade do projeto só se inicia quando a anterior está concluída, seguindo a lógica de uma cascata, que corre em uma única direção.

Ágil

Ágeis ou adaptativas, tem foco na entrega. Assim, a ideia de que o projeto seja estruturado ao longo de sua execução, se adaptando às necessidades que surgem com o tempo. Geralmente, os objetivos são definidos em ciclos, de 2 a 6 semanas, para que se possa ter entregas mais rápidas e pontuais.

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Híbrida

União dos tradicionais e ágeis. A proposta é que haja um detalhamento um pouco maior do projeto, mas que este esteja aberto a reavaliações constantes.

Comparação entre gestão por processos e gestão de projetos

Apesar de terem pontos em comum, como o foco em melhorar o desempenho organizacional, gestão por processos e gestão de projetos têm diferenças claras.

No entanto, em muitas organizações, as duas metodologias podem ser usadas em conjunto. Por exemplo, dado que muitas atividades, e seu modo de realizá-las, são triviais e permanentes, de modo que podem ser incorporadas em projetos temporários, sejam eles longos e de curto prazo. 

Como se sabe, é natural que projetos de grande porte tenham equipes multidisciplinares compostas por membros que nunca trabalharam juntos ou estão fisicamente distantes.

Nesse sentido, processos podem trazer agilidade e clareza para a gestão, facilitando a realização de entregas como gráfico de burndown, Gantt, curva em S, backlog do produto, etc.

A padronização da execução e a precisão na mensuração podem contribuir para melhor avaliar o desempenho das etapas do projeto. Isso tudo, claro, levando em consideração que projetos têm de ser, por natureza, flexíveis, já que o foco é na entrega e não na rotina em si mesma.

Sendo assim:

• BPM como base: processos bem estruturados facilitam a execução eficiente de projetos.
• Projetos para inovação: A criação de novos processos pode ser tratada como um projeto inicial, para posterior integração ao fluxo contínuo​

Vantagens e desafios de cada abordagem

Gestão por processos

Vantagens

• Consistência e padronização nas operações.
• Melhor utilização de recursos, melhor visualização das variáveis e dos resultados.
• Maior satisfação do cliente devido à previsibilidade.

Desafios

• Necessidade de monitoramento contínuo, treinamento de colaboradores e planejamento, 
• Custo inicial elevado, devido à necessidade de preparação em várias etapas, até a implementação.

Gestão de Projetos

Vantagens

• Conclusão de objetivos estratégicos dentro de prazos específicos.
• Adaptabilidade às mudanças externas.

Desafios

• Potencial para atrasos e aumentos de custo.
• Requer habilidades específicas em gestão.

O melhor de dois mundos: produtividade  e versatilidade

Seja “por” processos e “de” projetos, o fato é que ambas são ferramentas essenciais para o sucesso organizacional. Enquanto o BPM promove eficiência contínua e alinhamento estratégico, a gestão de projetos foca na entrega de resultados.

A escolha entre essas abordagens depende dos objetivos específicos da organização. No entanto, independentemente da forma de produção e entrega, o fato é que toda empresa deve ter sua organização interna, principalmente quando se trata de backoffice  e organização de pessoal. 

Com o processo Speedtask de transformação digital, além de aumentar a produtividade do seu time e melhorar o ambiente organizacional, você pode acompanhar o volume e o tempo das atividades realizadas por cada colaborador, sejam elas fixas de rotina e cíclicas, específicas de projeto.

Escolhendo os principais KPI’s, você terá gestão à vista das principais variáveis da sua preferência e poderá monitorar o andamento das atividades em tempo real. E mais

• Configure o passo a passo da realização de cada processo e automatize o andamento de cada uma das demandas.
• Saiba quem e quando está atrasando das demandas.
• Acompanhe cada rotina de cada setor a partir de um de uma base de dados central
• Reduza o conflito de informação e aumente a integração das equipes
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