Sistema de gestão de desempenho: o que é, como usar e para que serve

Com as mudanças geracionais de comportamento, a gestão de pessoas tem se mostrado um desafio cada vez maior. 

Dessa forma, a habilidade de conduzir pessoas com maestria se caracteriza como um diferencial competitivo para as empresas, visto que o capital humano é seu ativo mais valioso.

É comum que o desempenho seja impactado pela falta de conhecimento sobre o perfil dos colaboradores ou pela dificuldade em integrá-los à dinâmica já estabelecida entre as equipes.

No entanto, como enfrentar os desafios, na busca pela excelência na gestão de desempenho? Quais metodologias, ferramentas e indicadores podem ser adotados para conduzir equipes ao sucesso?

Neste artigo, a Speedtask apresenta os benefícios de um sistema de gestão de desempenho, como utilizá-lo e as melhores práticas para aumentar a produtividade e elevar o engajamento dos seus times. 

Definição e objetivos de um software de gestão de desempenho

O sistema de gestão de desempenho em gestão de recursos humanos abrange diversas funções importantes de RH, como definição de metas, feedback, recompensas, avaliações de desempenho, entre outras.

Pode-se definir  um software de gestão de desempenho como uma plataforma inteligente que automatiza operações e integra diferentes áreas de uma organização, com a finalidade de centralizar os dados gerados pelos diversos departamentos, oferecendo assim uma visão integral do funcionamento da companhia.

Dessa forma, ele monitora o desempenho dos colaboradores, máquinas, setores e tudo o mais que for do interesse da direção, de forma consistente e mensurável. Utilizando um conjunto de tecnologias e metodologias, um software de gestão assegura que todos na organização estejam alinhados.

A avaliação de desempenho, nesse contexto, é uma prática gerencial que visa mensurar, interpretar e aprimorar os resultados dos colaboradores em relação aos objetivos estabelecidos pela organização. 

Isso permite identificar pontos fortes e áreas de melhoria, proporcionando feedback contínuo para o desenvolvimento de habilidades e otimização de resultados. 

Quando bem implementado, o sistema de gestão de desempenho aumenta a produtividade da equipe, engaja os colaboradores em suas funções, reduz a rotatividade e maximiza a receita por colaborador. decisões importantes, como promoções, aumentos salariais e planos de desenvolvimento individual.

Principais elementos do sistema de gestão de desempenho

O software de gestão de desempenho pode ser implementado em servidor local, na nuvem ou em um ambiente híbrido. Uma plataforma na nuvem oferece benefícios como maior capacidade de armazenamento de dados, criptografia e integração com aplicativos complementares, como aprendizagem e desenvolvimento, remuneração e outros sistemas centrados em pessoas.

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Os três processos fundamentais de um sistema de gestão de desempenho são:

1. Planejamento e gestão de metassome text
   • Alinhar a atuação dos colaboradores aos objetivos da organização.
   • Construir significado para as tarefas para aumentar o engajamento dos funcionários.
   • Adaptar as metas rapidamente quando as prioridades do negócio mudarem
2. Monitoramento contínuo de desempenhosome text
   • Acompanhar as metas de cada colaborador para garantir alinhamento com os objetivos organizacionais.
   • Promover feedback e orientação para melhorar o desempenho.
   • Reconhecer bons resultados conforme eles forem alcançados. 
3. Análise e reconhecimento através de avaliações de desempenhosome text
   • Avaliar o desempenho de forma consistente e precisa.
   • Reconhecer e recompensar os colaboradores que demonstram alto desempenho.

Quem utiliza o software de gestão de desempenho?

Qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento, pode se beneficiar de um sistema de gestão de desempenho. Embora todos os colaboradores interajam com o sistema em algum momento, os key-users são os líderes de equipe ou gestores com subordinados diretos.

• Colaboradores: trabalham com os gestores para definir seus objetivos, preparam suas avaliações individuais no sistema e participam de ciclos de avaliação 360º, se aplicável.
• Profissionais de RH: definem os processos e sistemas de RH que sustentam o ciclo de gestão de desempenho, assegurando que o processo seja justo e que cada etapa seja concluída em tempo hábil.
• Gestores: são os principais usuários do sistema e devem garantir que todos os colaboradores participem ativamente do processo, sendo responsáveis pelo desempenho das equipes.

Importância do sistema de gestão de desempenho

A gestão de desempenho é fundamental para as empresas, pois são a melhor maneira de simplificar o processo e fornecer avaliações justas e periódicas, tornando-o mais fácil e direto.

Um sistema de gestão de desempenho integrado a outros sistemas auxiliares e complementares traz insights valiosos para fundamentar decisões mais amplas de gestão do capital humano.

A título de exemplo, um sistema de gestão de desempenho:

• Auxilia na tomada de decisão eficiente, especialmente em relação a promoções, salários, transferências ou demissões.
• Melhora o desempenho dos funcionários oferecendo orientação e planos de ação necessários regularmente.
• Ajuda a desenvolver planos de treinamento melhores e mais personalizados para os funcionários com base nos resultados das avaliações de desempenho.
• Permite correções de curso mais rápidas por meio de discussões frequentes sobre metas e prioridades, desenvolvimento de planos de projetos e avaliações periódicas de progresso.

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• Contribui para desenvolver uma melhor estratégia de retenção e planejamento de sucessão.
• Garante comunicação eficiente e envolvimento dos funcionários em todos os níveis da organização.
• Promove transparência entre os funcionários.
• Permite estabelecer metas inteligentes que atendam às aspirações de carreira dos funcionários, aproveitando seus pontos fortes e atendendo aos objetivos da organização.
• Fomenta um relacionamento cordial e harmonioso entre empregador e funcionário.

Com esses insights, é possível investir em recursos de aprendizagem e desenvolvimento alinhados às necessidades da empresa e dos colaboradores. Além disso, fornece uma visão precisa e em tempo real da força de trabalho, auxiliando no planejamento e na estratégia de pessoal.

Tipos de avaliação de desempenho

No ambiente corporativo, diferentes abordagens podem ser adotadas para avaliar o desempenho dos colaboradores. Um software de gestão de desempenho é capaz de integrar e automatizar essas metodologias, tornando o processo mais eficiente e confiável.

Abaixo, os principais tipos de avaliação que podem ser implementados:

1. Autoavaliação
   A autoavaliação permite que o próprio colaborador analise suas conquistas, desafios e áreas de melhoria. Quando combinada com um software de gestão de desempenho, essa abordagem se torna mais estruturada, oferecendo questionários customizados e dados históricos para reflexão.
2. Avaliação por pares
   Nesse modelo, colegas de trabalho avaliam o desempenho uns dos outros. Um software de gestão de desempenho facilita a coleta e organização dessas informações, garantindo imparcialidade e uma visão completa do desempenho no ambiente colaborativo.
3. Avaliação 360º
   Um dos métodos mais completos, a avaliação 360º coleta feedback de diferentes fontes, como gestores, colegas, subordinados e clientes. Um software de gestão de desempenho organiza esses dados e apresenta insights detalhados, permitindo uma análise abrangente e equilibrada.

4. Avaliação por metas e resultados (MBO)
   Baseada no cumprimento de metas previamente estabelecidas, a Avaliação por Objetivos (Management by Objectives - MBO) é amplamente utilizada. Um software de gestão de desempenho pode acompanhar o progresso das metas em tempo real, fornecendo relatórios claros sobre o desempenho de cada colaborador.
5. Avaliação por competências
   Focada nas habilidades técnicas e comportamentais de cada colaborador, essa metodologia é essencial para identificar gaps de competências. Com o uso de um software de gestão de desempenho, é possível mapear essas competências e criar planos de desenvolvimento individualizados.
6. Avaliação contínua
   Em vez de avaliações periódicas, esse modelo propõe análises contínuas e feedback em tempo real. Um software de gestão de desempenho é indispensável para registrar essas interações frequentes, tornando o processo mais dinâmico e alinhado às necessidades atuais do mercado.

Ferramentas e softwares para gestão de desempenho

Com os avanços tecnológicos, surgiram diversas ferramentas e softwares projetados para simplificar e aprimorar o processo de gestão de desempenho.

Essas soluções automatizam tarefas como coleta de dados, geração de relatórios e fornecimento de feedbacks, garantindo uma gestão mais eficaz e estratégica do desempenho organizacional.

Como escolher o software mais adequado

Ao selecionar um software de gestão de desempenho, é essencial considerar aspectos como:

• Facilidade de uso: interfaces intuitivas tornam o sistema mais acessível para todos os usuários.
• Personalização: recursos que permitem adaptar o software às necessidades específicas da empresa.
• Integração: conexão com outros sistemas corporativos, como ERP e HRMS.
• Relatórios e análises robustos: ferramentas que oferecem insights detalhados e acionáveis.

Cada organização possui um processo de gestão de desempenho único. Por isso, a escolha da plataforma ideal deve levar em conta as particularidades das equipes e os objetivos estratégicos da empresa.

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Além disso, um software de gestão de desempenho deve garantir que o processo de avaliação seja conduzido de forma transparente, eficiente e sem interrupções.

Principais Ferramentas para gestão de desempenho

ERP (Enterprise Resource Planning)

O ERP, ou Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais, é uma ferramenta essencial para integrar informações e melhorar a fluidez do trabalho entre diferentes áreas da organização.

Em empresas onde cada departamento utiliza ferramentas específicas para tarefas rotineiras e relatórios, o ERP centraliza e padroniza a comunicação, otimizando os processos e facilitando a tomada de decisão estratégica.

CRM (Customer Relationship Management)

O CRM, ou Sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente, vai além da gestão tradicional ao focar em processos e tarefas relacionados ao cliente.

Mais do que uma ferramenta, o CRM é uma abordagem que coloca o cliente no centro das decisões, ajudando a empresa a entender melhor suas necessidades. Isso possibilita a oferta de produtos e serviços mais alinhados às expectativas do público, promovendo tanto o aumento de receitas quanto a fidelização de clientes.

BPMS (Business Process Management System)

O BPMS, ou Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócios, é projetado para organizar e sistematizar os processos corporativos, coletando e estruturando informações.

Essa ferramenta é valiosa para empresas que buscam otimizar suas operações, proporcionando uma análise detalhada e identificando áreas de melhoria para alcançar melhores resultados.

Por que implantar um sistema de gestão de desempenho?

Com o suporte de dados, hoje os empregadores podem aprender o que motiva seus funcionários, identificar áreas problemáticas e fornecer experiências excelentes com ferramentas modernas de gestão de desempenho.

Dados apontam que 80% da Geração Y preferem o reconhecimento imediato em vez de revisões formais, daí a necessidade de feedback contínuo e regular, no lugar de reuniões formais de médio prazo. Além disso, 63% da Geração Z querem feedback construtivo e oportuno ao longo do ano.

Isso garante que cada funcionário esteja ciente de seus pontos fortes e fracos. 

É ponto pacífico que funcionários em todo o mundo consideram feedbacks tendenciosos, injustos ou não relacionados ao seu trabalho. Sistemas quebram esse mecanismo, pois permitem que funcionários acompanhem o progresso de seu trabalho, ajudando assim as organizações a manter seus funcionários engajados.

Pensando nisso, a Speedtask desenvolveu um processo completo de transformação digital, para ir além da gestão de tarefas por prazo e para grupos determinados.

Com funcionalidades que vão desde a criação e atribuição de tarefas até o monitoramento de prazos e a geração de relatórios detalhados, o processo Speedtask orquestra todo o ambiente de negócios da empresa.

Como resultado, a gestão pode avaliar o desempenho dos processos a qualquer momento, permitindo análises e ajustes ágeis. Além disso, nossa plataforma BPMS facilita a identificação dos responsáveis pelos processos e suas atividades, monitora os KPIs e envia notificações quando valores pré-estabelecidos são atingidos.

Também oferece recursos visuais, como gráficos e dashboards em tempo real, com base na execução dos processos.

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