Empresa sem papel: como tornar o paperless realidade

Você já ouviu falar em paperless? É o conceito de empresa sem papel, uma forma de gerir documentos abandonando a papelada e adotando a tecnologia. Assim, se torna possível economizar espaço e modernizar o ambiente de trabalho.

Essa ideia já aparecia no artigo de 1975 "The Office of the Future". No texto, empresários faziam suas apostas sobre como seria o futuro dos escritórios. Entre as várias opiniões, o empresário Vincent E. Giuliano apostava que o paperless já seria realidade em 1990.

Embora a previsão tenha se concretizado um pouco mais tarde, algumas marcas ainda se mantêm fiéis ao papel. Por isso, vamos contar um pouco sobre como trazer essa ideia para sua empresa. Vamos lá?

O que é paperless?

Paperless é um termo que tem origem no inglês e diz respeito às empresas sem papel, ou seja, marcas que apostam na redução dos documentos físicos. Desse modo, há um comprometimento com menos impressão e com a liberação de espaço.

Ainda assim, boa parte das pessoas constrói uma série de hábitos ao redor do papel. Por isso, a ideia exige um processo de adaptação. Afinal, as velhas práticas frequentemente custam tempo e dinheiro.

Boa parte dos funcionários acaba gastando seu tempo guardando, localizando e procurando espaço para a papelada. Alguns documentos contam com informações confidenciais ou prazos para o armazenamento. Por isso, seu descarte nem sempre é uma opção.

Quais são os passos para transformar sua marca em uma empresa sem papel?

Manter uma empresa sem papel, adotando o paperless, passa por desenvolver uma boa estratégia e contar com o comprometimento de boa parte da empresa. Existem algumas práticas que você pode seguir, como as que citamos nos próximos tópicos.

Crie uma iniciativa pró ambiental

Embora o cuidado ambiental não seja a única razão para deixar o papel de lado, costuma ser uma boa causa. Às vezes, esse trabalho pode ser feito com materiais educacionais para incentivar o uso responsável da papelada.

Isso porque o material contribui para o aumento do desmatamento e da exploração das árvores. Não só isso — há prejuízos para o meio ambiente na própria fabricação. O processo costuma envolver a emissão de poluentes.

Por fim, a produção também representa o gasto de alguns litros de água. Ainda há outros materiais relacionados ao papel pouco sustentáveis. A tinta, por exemplo, é feita de combustíveis fósseis e conta com vários compostos químicos.

Invista em estratégias internas

Migrar para o paperless e manter a empresa sem papel nem sempre é um processo rápido. Por isso, o ideal é construir um compromisso e investir em boas estratégias internas. Você pode, por exemplo, reduzir o número de impressoras ou criar uma programação para seu uso.

O ideal é manter a comunicação aberta com várias gerações de profissionais. Isso porque os jovens até têm uma propensão maior ao abandono do papel, mas os mais velhos podem apresentar alguma resistência.

Por ser um processo gradativo, o paperless pode ser acompanhado de protocolos de reciclagem. Aqui, separar recipientes específicos e investir em coleta seletiva pode ser uma etapa de transição.

Não tenha medo de abraçar a tecnologia

A forma mais simples de evitar o uso de papel é com tecnologia digital e não faltam ferramentas para pôr a ideia em prática. Os formulários online, por exemplo, ajudam a contornar os impressos, trazendo uma alternativa para o preenchimento de dados.

Já o armazenamento físico, é substituído pela nuvem. Aqui, a principal vantagem é a possibilidade de romper barreiras geográficas. Desse modo, um documento pode ser enviado em um piscar de olhos para um funcionário, mesmo a quilômetros de distância.

Ao trazer uma cultura digital para a empresa, você pode incentivar novas possibilidades. Aqui, entram aplicativos de notas, por exemplo. As assinaturas eletrônicas, o faturamento virtual e os recibos digitais também têm seu papel.

Envolva os funcionários

As mudanças podem exigir um novo treinamento e nem sempre são animadoras. Por isso, vale investir em explicações completas e dar suporte. Uma boa comunicação ajuda a entender o que está em jogo, mostrando a importância das mudanças.

Ainda assim, é difícil melhorar um processo que você não conhece bem. Uma das opções é começar por uma avaliação abrangente. Por exemplo, vendo como o papel é usado e observando cada setor.

A partir da análise, você pode desenvolver estratégias de melhoria. As pequenas alterações podem ser os primeiros focos. Por fim, vale analisar os resultados e ver se as ideias estão trazendo frutos.

Aposte na digitalização

A existência de prazos para o armazenamento de papéis importantes faz com que a digitalização de documentos surja como uma opção válida. Às vezes, contribuindo até para a redução de fraudes. Você talvez conheça a ideia pelo termo "escanear".

Isso acontece porque os scanners estão entre as principais ferramentas de trabalho. Algumas impressoras contam com o equipamento embutido. Seu funcionamento envolve uma série de espelhos e luzes para registrar a imagem do papel.

Com a tarefa, se torna mais fácil indexar e recuperar arquivos. O arquivo que exigiria o deslocamento físico passa a ser lido com um simples envio de email. O modelo digital permite cópias ilimitadas.

Ponha a Gestão Eletrônica de Documentos em prática

A Gestão Eletrônica de Documentos usa um sistema tecnológico para administrar os arquivos importantes da empresa. É um investimento na otimização e na transformação digital. Sua implantação costuma ser simples, facilitando a adoção do paperless.

Aqui, a tendência é mais agilidade nas decisões. Isso porque os arquivos são encontrados mais facilmente. Por contar com filtros, a classificação fica mais prática. Materiais desnecessários ainda são eliminados com um clique.

Adotar o paperless e manter a empresa sem papel é uma forma de poupar mais, liberar espaço físico, deixar o ambiente limpo e organizar mais facilmente os documentos. As opções de papel ainda tendem a ficar desatualizadas, fazendo a empresa perder competitividade.

Uma das formas de investir em uma solução de GED com o BPMS, uma ferramenta útil para facilitar a gestão e automatizar algumas tarefas. É uma das formas de executar as atividades de BPM, uma abordagem de gestão com foco em indicadores e workflows.

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