O que é GED?

Quer entender o que é GED? Antes de explicarmos sobre a sua definição, é importante destacar que, em 2020, 88% das empresas no Brasil aceleraram, ao menos, alguns de seus programas de transformação digital. 

Isso é o que aponta o Índice de transformação digital 2020, da Dell Technologies. Porém, o que esse dado significa? Basicamente, que a virtualização de processos e ativos teve um impulso considerável por conta da pandemia do coronavírus.

Nesse caso, para que uma empresa consiga passar por esse processo de maneira eficiente, é importante que ela dê atenção à digitalização e a gestão de documentos gerenciais. É nesse ponto que o GED ganha destaque.

Quer saber por que? Continue lendo para descobrir!

O que é GED?

GED é a abreviação de Gestão Eletrônica de Documentos. Sendo assim, ele corresponde a um tipo de gerenciamento que busca administrar documentos empresariais de modo mais fácil. Isso por meio da virtualização deles e do uso de um sistema tecnológico.

Dessa forma, é possível controlar, organizar e compartilhar não só os documentos, como dados existentes neles. Além disso, dá para recuperar mais facilmente informações. Aliás, isso permite preservar o patrimônio documental crítico da empresa.

Vale destacar que um sistema GED costuma ter recursos que permitem gerenciar os documentos não só de forma digital, mas também fisicamente.

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Quais são os seus diferenciais e que problemas ele resolve?

Um sistema GED conta com diferenciais que, para a empresa, se traduzem em benefícios. Por exemplo, o aumento da eficiência e da eficácia na gestão dos documentos. Além disso, é possível obter:

• mais agilidade em tomadas de decisão e execução de processos, uma vez que fica mais fácil e rápido encontrar documentos importantes (análises, relatórios, estatísticas etc.);
• redução de custos, pois não é preciso manter um arquivo para guardar caixas e mais caixas de documentos. Dessa forma, custos com energia elétrica, limpeza, estantes e outros itens são eliminados;
• uma organização facilitada do acervo de documentos. Isso porque o sistema de GED normalmente conta com filtros e outras funcionalidades que facilitam a classificação de arquivos;
• a exclusão rápida de documentos que não são mais necessários;
• centralização de documentos em vez de manter bancos de arquivos físicos em vários locais diferentes. Inclusive, isso é útil para empresas com filiais, pois agiliza o acesso a documentos que, de outra forma, teriam de ser buscados nesses locais;
• um compartilhamento ágil de documentos entre colaboradores, sem precisar enviá-los em anexo por e-mail;
• a implementação de assinatura digital, conferindo maior segurança aos processos digitais que demandam documentação virtual.

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Como implementar o GED na sua empresa?

Outra característica comum do GED é a sua simplicidade para implantação. Para isso, é necessário selecionar quais documentos serão digitalizados e definir que atividades de gestão dos documentos serão automatizados pelo sistema escolhido.

Também é preciso ter atenção em relação aos processos que dependem de documentação. Por exemplo, a realização de cadastros que, antes, eram feitos no papel. Para tanto, é importante um bom planejamento.

Além disso, não esqueça de buscar uma solução GED eficiente, de uma desenvolvedora com experiência e renome no mercado. Dessa forma, ela poderá montar um plano customizado que atenda às necessidades de digitalização de documentos do seu negócio.

Aliás, a Doc Soluções tem uma solução completa de GED, integrada a uma de BPMS (Business Process Management Suite), isto é, uma Suíte de Gerenciamento de Processos de Negócio.

Enfim, deu para entender o que é GED? Basicamente, essa tecnologia é capaz de organizar a estrutura de documentos da empresa (na nuvem ou localmente), além de facilitar a gestão desses arquivos.

Quer saber mais sobre esse sistema? Então aproveite para conhecer a solução GED da Doc Soluções!