O que é GED? Performance, compliance e governança em uma única solução 

Mais do parecer organizada, uma empresa deve ser organizada. Dados e informações são o grande ativo da gestão contemporânea. Some-se a isso as regulamentações de LGPD e as transformações promovidas pela tríade do ESG e tudo reforça a importância da governança no ambiente corporativo.

A era digital tem exigido cada vez mais  que empresas modernizem suas operações para se manterem competitivas. Nesse contexto, uma solução simples e altamente eficiente  como a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma peça-chave. 

Não só pelo fluxo de informações de terceiros e a exposição de dados sensíveis, o controle de documentos digitais traz conformidade e eficiência aos processos e oferece suporte preciso para o compliance da companhia. 

Além disso, estudos recentes indicam que colaboradores gastam em média 30% de seu tempo procurando documentos necessários para suas tarefas diárias​.

Nesse material, a Speedtask te explica tudo sobre o GED e como ele pode resolver esses desafios com gestão documental. Leia até o fim e saiba tudo sobre GED!

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O que é GED?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que transforma a gestão documental ao digitalizar e automatizar todo o ciclo de vida dos documentos, desde a sua criação até o arquivamento ou exclusão definitiva.

Trata-se de uma ferramenta indispensável para empresas que desejam melhorar a eficiência operacional, garantir segurança nas informações e reduzir o uso de papel, promovendo práticas sustentáveis.

O GED centraliza o armazenamento de documentos em um único sistema digital, permitindo que arquivos em diversos formatos — como textos, imagens, vídeos e áudios — sejam facilmente acessados e compartilhados.

Ao contrário de arquivos tradicionais, os sistemas GED permitem que documentos sejam indexados automaticamente e acessados rapidamente, utilizando tecnologias como OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para identificar texto em documentos digitalizados, originalmente físicos

Isso significa que colaboradores podem consultar, editar e validar documentos em tempo real, independentemente de onde estejam, o que é especialmente útil no contexto do anywhere office.

Além disso, a solução simplifica a colaboração entre equipes, visto que elimina a necessidade de manipulação de documentos físicos e acelera processos internos.

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Seu grande diferencial é o alto nível de segurança oferecido. A plataforma inclui níveis de acesso personalizados, criptografia e auditorias automáticas, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar ou modificar informações sensíveis.

Isso não só protege dados confidenciais, mas também ajuda as empresas a se manterem em conformidade com regulamentações como a LGPD.

Mais do que um repositório digital, o GED otimiza fluxos de trabalho ao automatizar processos como aprovação de contratos e arquivamento de relatórios, aumentando significativamente a produtividade.

Ao permitir a transição de documentos físicos para o digital e integrar arquivos já nascidos digitais, o GED assegura que todos os dados empresariais estejam organizados e disponíveis para consulta a qualquer momento.

Em um cenário onde a eficiência e a sustentabilidade são cruciais, o GED se posiciona como uma solução estratégica indispensável, já que bom GED é projetado para se integrar com outras ferramentas corporativas, como ERP e CRM, criando uma sinergia que potencializa a produtividade​.

​Benefícios do GED para as empresas

Tanto os documentos de origem digital quanto aqueles que foram digitalizados são classificados por indexadores que são como tags e categorias que permitem a organização e localização de um arquivo, ou de um lote inteiro de documentos.

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Você pode organizar e administrar documentos por data, tipo, tamanho, setor, responsável e outros critérios validados para o negócio. Essa organização sistemática dos arquivos e documentos soluciona uma série dificuldades encaradas no dia a dia do negócio, como por exemplo:

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• 86% dos funcionários relatam dificuldades para encontrar arquivos no ambiente de trabalho;
• 83% dizem ter de criar um novo documento porque não conseguiram localizar o original;
• 65% acham difícil verificar, aprovar e utilizar arquivos e documentos;

Aumento da eficiência e produtividade

Empresas que implementam o GED experimentam uma redução drástica no tempo necessário para localizar e acessar documentos. Sistemas de busca avançada garantem que arquivos sejam encontrados em segundos, agilizando processos que antes consumiam horas​.

Redução de custos operacionais

Uma das vantagens mais claras é a economia com papel, armazenamento físico e manutenção de arquivos físicos. Empresas podem reduzir até 70% dos custos relacionados ao gerenciamento de documentos ao adotar soluções de GED​. 

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Melhoria na segurança da informação

Os documentos digitais são armazenados com criptografia robusta e backup automático. Além disso, o GED permite configurar níveis de acesso personalizados, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar ou modificar arquivos confidenciais​.

Conformidade e regulamentação

Em tempos de legislações rigorosas, como a LGPD, o GED facilita a conformidade ao oferecer registros claros de quem acessou ou modificou documentos e quando isso ocorreu, reduzindo os riscos de não conformidade​.

Sustentabilidade ambiental

Empresas que implementam o GED contribuem para a preservação do meio ambiente ao reduzir drasticamente o consumo de papel. Isso reforça práticas ESG (Ambientais, Sociais e de Governança), cada vez mais valorizadas por investidores e consumidores​.

Flexibilidade

O GED permite fazer toda a gestão dos arquivos à distância, principalmente se integrado a um sistema em nuvem, como um BPMS. Ademais, em um contexto em que equipes têm trabalhado cada vez mais à distância, ou mesmo em home office, o acesso a uma base comum, sem necessidade de deslocamento físico é não só importante mas indispensável. 

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Como funciona o GED na prática? Passo a passo para implementação

A implementação do GED segue um ciclo contínuo de captura, armazenamento, gerenciamento e recuperação de documentos:

1. Diagnóstico inicial
   Realize uma análise dos processos internos para identificar gargalos e oportunidades de digitalização.
2. Escolha da plataforma ideal
   Considere fatores como escalabilidade, integração com sistemas existentes e suporte técnico oferecido pelo fornecedor.
3. Customização e configuração
   Personalize o sistema para atender às necessidades específicas da empresa, como fluxos de trabalho automatizados ou requisitos de conformidade legal​.
4. Captura
   A captura pode ocorrer de diversas formas, como a digitalização de documentos físicos ou a importação de arquivos digitais já existentes. Tecnologias como OCR permitem extrair automaticamente o conteúdo textual, facilitando a indexação e pesquisa​.

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5. Armazenamento
   Os documentos são armazenados em repositórios digitais estruturados, que permitem categorização por metadados, como autor, data e tipo de documento. Esse processo garante organização e facilidade de acesso​.
6. Gerenciamento
   O gerenciamento inclui controle de acesso, automação de fluxos de trabalho e controle de versões. Isso significa que o sistema pode, por exemplo, encaminhar automaticamente um documento para aprovação, garantindo que as tarefas sejam realizadas em tempo hábil​.
7. Recuperação
   A recuperação de documentos é feita por meio de buscas por palavras-chave ou filtros avançados, garantindo que o usuário encontre rapidamente o arquivo necessário. Isso elimina a necessidade de percorrer arquivos físicos​.
8. Treinamento da equipe
   Ofereça capacitação aos colaboradores para garantir que saibam utilizar o sistema de maneira eficaz e produtiva.
9. Monitoramento contínuo e melhorias
   Avalie periodicamente a eficácia do sistema e implemente ajustes para otimizar seu uso​.
   
   

Desafios e soluções na adoção do GED

Resistência à mudança

Uma das maiores barreiras é a resistência dos colaboradores. Para superar isso, ofereça treinamento intensivo e destaque os benefícios que a solução trará ao dia a dia​.

Custo inicial

Embora o investimento inicial possa ser significativo caso haja um volume muito grande de material a ser inspecionado e digitalizado, os benefícios em termos de economia de tempo e recursos se justificam a médio e longo prazo​. Portanto, paneje-se!

Adaptação às exigências legais

A conformidade com regulamentações como a LGPD exige que o GED ofereça recursos avançados de segurança e rastreabilidade​.

Compatibilidade com tendências tecnológicas

• Integração com IA e Machine Learning
  A Inteligência Artificial está transformando o GED ao automatizar tarefas como categorização de documentos e análise preditiva​.
• Soluções baseadas na nuvem
  A migração para a nuvem oferece flexibilidade, escalabilidade e segurança aprimorada.
• Impacto ESG
  A sustentabilidade se tornou um fator-chave, e o GED contribui significativamente ao reduzir o consumo de papel e melhorar a eficiência operacional​.
  
  

É hora de limpar a poeira do seu arquivo permanente

Ferramenta indispensável para empresas que buscam eficiência, segurança e conformidade em suas operações, o GED é a tecnologia que permite ao seu negócio gerar, armazenar e compartilhar informações em documentos digitais e digitalizados. 

Seus times não precisam entrar em conflito ou perder tempo procurando um documento.

Com o GED, você elimina papel e ninguém mais precisa vasculhar caixas e gavetas em busca do documento perdido. 

Todos os arquivos são classificados por indexadores que permitem a localização do documento em segundos.

Você pode organizar e administrar documentos por data, tipo, tamanho, setor, responsável e muito mais!

Com o conjunto de soluções Speedtask, a excelência da sua gestão de arquivos e documentos estará garantida. Além disso, os documentos futuros podem vir a ser originalmente digitais, com validade jurídica garantida por meio do S-Sign, que assina e celebra o acordo sem utilizar nenhuma folha.

GED é sinônimo de mais segurança, organização, economia e produtividade. Comece agora a digitalizar seus documentos, consulte nossos especialistas.