Confira o que são ferramentas BPMS e saiba como escolher a melhor para a sua empresa

O grande desafio das empresas é melhorar o fluxo das atividades e reduzir falhas e possíveis gargalos. Para isso, é preciso elaborar um bom mapeamento dos processos produtivos. Ou seja, conhecer as etapas e identificar erros e pontos de melhoria.

Como é inviável fazer isso manualmente, a solução é utilizar ferramentas BPMS, que se referem a um conjunto de práticas aplicadas aos processos e que focam na melhoria contínua do fluxo de trabalho.

Neste post, você vai entender a fundo o conceito dessas ferramentas e, ainda, descobrir quais são as melhores do mercado. Desse modo, conseguirá identificar qual é a mais adequada para a sua empresa. Acompanhe!

Afinal, o que são ferramentas BPMS?

BPM é a sigla para Business Process Management e que pode ser traduzido para o português como Gestão de Processos do Negócio. Ela se refere a um conjunto de ações focadas na melhoria contínua dos processos de uma empresa.

Mas, ao contrário do que muitos possam imaginar, BPM não é uma metodologia nem uma estrutura de negócio. Na verdade, se trata de uma capacidade de organização. E, para isso, é preciso utilizar ferramentas BPMS, que são instrumentos que têm a função de automatizar, medir e otimizar os processos de um negócio.

No entanto, é fundamental entender a diferença entre BPM e BPMS. BPM é um método, enquanto BPMS é um conjunto de tecnologias, isto é, softwares que permitem que o gerenciamento seja feito com mais praticidade, segurança e precisão. Desse modo, melhoram o desempenho corporativo, reduzem falhas e gargalos e, como consequência, impulsionam os resultados da empresa.

Eles se diferenciam principalmente por:

• usabilidade;
• custo;
• suporte;
• robustez;
• funcionalidades;
• capacidade de automatização dos processos, integração com outros sistemas da empresa e customização para atender às necessidades de cada negócio.

Por que utilizar ferramentas BPMS?

As aplicações dessas ferramentas variam conforme cada modelo de software. Sendo assim, vão desde modelos mais simples de fluxos de trabalho até comandos e automatização de processos mais complexos, com a geração de dashboards para acompanhamento dos processos em tempo real.

Também é possível integrar a ferramenta a outros sistemas que a empresa utiliza. Nesse caso, ajuda na coleta e análise de dados fundamentais para a melhor tomada de decisão. Além disso, apresenta outros benefícios para o negócio, entre eles:

• identificação de problemas e diminuição de falhas — os dados das ferramentas BPMs mostram quando uma tarefa está atrasada ou demorando mais tempo que o necessário, ajudando a tomar decisões para resolver o problema;
• redução de gastos e desperdícios — há ferramentas que permitem analisar detalhadamente os processos e oferecem meios de reduzir despesas e desperdícios, que geram prejuízo para a empresa;
• acompanhamento dos processos — com a coleta de dados é possível gerar relatórios e acompanhar as informações, garantindo melhorias nos processos;
• automação dos processos — é possível apontar funções que podem ser automatizadas, como emissão de notas fiscais, controle de estoque, entre outras;
• produtividade e eficiência — o uso de BPMS identifica gargalos e permite que a equipe aplique melhorias, garantindo o aumento da produtividade e atividades realizadas com maior agilidade.

Quais são as principais ferramentas BPMS?

O mercado oferece diversos modelos de BPMS. Diante das opções é importante escolher a ferramenta mais completa, pois somente desse modo é possível obter todos os benefícios listados no tópico anterior. A Doc Soluções conseguiu reunir todas as funcionalidades das quais você precisa em uma única plataforma.

Com o nosso BPMS, a sua empresa vai ser capaz de automatizar os fluxos de processos, eliminando o vai e vem da papelada, armazenamento físico de documentos, extravios e a necessidade de envio de e-mails.

Além disso, você também vai poder controlar os prazos de execução das tarefas e dos processos em um painel eletrônico bastante intuitivo e fácil de usar. Com as funcionalidades do nosso BPMS você terá processos mapeados, documentos e padronizados. Isso os torna mais previsíveis e de fácil monitoramento.

Como resultado, será possível detectar gargalos e outros pontos de melhoria para otimizar os processos.

Com um fluxo automatizado, é como se você ligasse o piloto automático. Assim, você poderá focar em outras tarefas enquanto sua equipe segue as atividades automatizadas que você definiu.

Outro ponto importante é que com o BPMS você tem mais controle sobre os processos e documentos. Ou seja, terá uma visão global de todos eles. E lembre-se de que quanto mais controle, maior é a produtividade na empresa.

As falhas mais frequentes solucionadas pelo BPMS da Doc Soluções

Como já mencionamos, um dos maiores objetivos das ferramentas BPMS é eliminar as falhas que acontecem quando os processos não são automatizados. A seguir, confira quais são as principais falhas que o BPMS da Doc Soluções resolve.

Processos não serem seguidos

Em qualquer negócio, seja qual for seu porte ou segmento, há uma série de processos que devem ser seguidos de determinada maneira para atingir resultados de qualidade. Quando eles não são executados da forma ou ordem correta, prejudica as etapas seguintes, atrasando todo o processo produtivo.

Quando as tarefas são executadas manualmente, é comum que os colaboradores esqueçam como cada uma deve ser executada. Afinal, são diversos passos e requisitos a serem seguidos.

Ao utilizar um BPMS, as tarefas são realizadas de forma automatizada, garantindo o padrão e a qualidade em sua execução. Desse modo, o processo se torna mais previsível e livre de erros.

Esquecimento ou demora excessiva em alguma etapa

Quando as atividades são realizadas manualmente, raramente são sempre realizadas com a mesma agilidade, qualidade ou destreza. Assim, não são raros os casos de esquecimento ou demora excessiva em alguma atividade, ou mesmo em toda uma etapa do processo produtivo.

Além de comprometer o fluxo de trabalho, esse erro leva a prejuízos para o negócio. Entretanto, isso pode ser facilmente resolvido com o uso de uma ferramenta BPMS, que garante que todas as tarefas sejam feitas no prazo determinado.

Desconhecimento em que etapa o processo está parado

Quando há atraso ou esquecimento de uma atividade, os responsáveis pelas tarefas seguintes ficam ociosos. Ainda há o fato de eles e os gestores precisarem saber onde houve a parada para, então, resolver a situação, o que demanda certo tempo também.

Ao investir em um BPMS completo como o da Doc Soluções, com apenas alguns cliques no painel eletrônico é possível saber exatamente qual etapa está parada.

Acúmulo e dependência de papel

A rotina de qualquer empresa envolve um grande número de documentos, informações, correspondências e manuais. A quantidade de papéis armazenados e manuseados causa uma série de problemas, como:

• danos ou extravio de documentos importantes;
• perda de tempo e parada no fluxo de trabalho para procurar um documento necessário para determinada tarefa;
• custo com espaço físico para o armazenamento dos papéis, entre outros transtornos.

Ao digitalizar os documentos, é possível acessá-los com apenas alguns cliques. Além disso, eles permanecerão seguros e em perfeito estado de conservação.

Excesso de e-mails que geram confusão

A quantidade de e-mails trocados entre setores, fornecedores, clientes, prestadores de serviços é muito grande em uma empresa, e isso normalmente gera confusão, desencontro de informações, atrasos do fluxo de trabalho e diversos outros transtornos.

Optar por uma ferramenta BPMS significa ter uma comunicação mais rápida, eficaz e cujo histórico pode ser facilmente consultado.

Como você viu, as ferramentas BPMS são um avanço da tecnologia no mundo corporativo. Afinal, são softwares muito fáceis de serem utilizados e que geram uma enorme diferença nos processos produtivos, tornando-os mais ágeis e eficazes, proporcionando resultados cada vez melhores para a empresa.

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