Otimize processos com o BPMS e melhore a gestão da sua empresa!

Otimize processos com o BPMS! Antes que surjam dúvidas, Business Process Management Suite, mais conhecido como BPMS, é um sistema que tem origem do inglês e diz respeito à tecnologia usada para pôr em prática as principais ideias de BPM, uma disciplina feita para facilitar a gestão. 

Assim, você vai ter condições de seguir as etapas do "ciclo BPM" como: modelagem, simulação, implementação e por aí vai.

Aqui, o sistema também pode automatizar os workflows em BPMN, a notação mais popular. A ideia é principalmente considerar que o trabalho dos gestores é responsável por pelo menos 70% das mudanças no engajamento dos profissionais de uma empresa.

Isso significa que se as práticas não fizerem sentido, você não pode garantir que os profissionais se envolvam. Por isso, decidimos contar um pouco sobre como o sistema pode simplificar os processos na sua empresa e quais os principais pontos que fazem com que o investimento valha a pena. Vamos lá?

Como o BPMS funciona nos processos?

Por ser baseado no BPM, o sistema segue as principais ideias da disciplina. Isso faz com que o foco seja a análise de processos e a identificação de áreas para a melhoria. Dessa forma, parte da ideia é que cada área sirva para pegar uma matéria-prima e convertê-la em uma outra coisa. 

Aqui, vale ter em mente que a gestão de processos de negócios é diferente da simples gestão de tarefas, tendo uma visão mais holística.

O BPMS é preparado para ajudar nas atividades diárias da empresa, pensando em termos de produtividade. Desse modo, a criação de processos é facilitada, trazendo recursos para o monitoramento e modificando as tarefas. Por isso, um dos recursos mais básicos é a ferramenta visual de diagramação. Ela é usada para a criação de workflows.

Assim, a interface permite o mapeamento e os caminhos de exceção. Em alguns programas, é possível editar os dados a partir de formulários, personalizando os processos de acordo com as preferências do usuário. 

Nesse caso, você pode se deparar com recursos intuitivos como "drag and drop". A maior parte dos desenvolvedores têm a preocupação de criar o ambiente mais simples possível.

Qual é a diferença entre BPM e BPMS?

BPM é a matéria que usa vários métodos para cuidar dos processos de negócios. Mas o que é um processo? Na prática, é uma forma de coordenar o comportamento das pessoas na hora de produzir alguma coisa. O assunto ganha importância porque uma organização que funciona frequentemente deve isso às tarefas estruturadas.

Um dos problemas que muita gente se deparou ao tentar implementar o BPM é a quantidade de trabalho manual e, o BPMS serve justamente para corrigir isso. O termo está mais ligado à ferramenta tecnológica usada para colocar em prática a ideia anterior, trazendo novas possibilidades de análise e automação. Nesse ponto, você passa a contar com respostas rápidas e apoio nas tomadas de decisão.

Assim, BPM é um método e BPMS uma série de tecnologias. Dentro dessa ideia, BPM simbolizaria "o que" e, BPMS seria o "como". Embora a melhoria de processos seja o ponto de partida, a ideia pode ter repercussões mais profundas, como por exemplo, ajudar a identificar novas oportunidades, identificar linhas com falhas, descobrir produtos ruins, entre outros.

Como o BPMS pode simplificar a gestão?

Caso você otimize processos com o BPMS, sem dúvidas, vai lidar com alguns benefícios e o primeiro é o aumento da produtividade. Isso porque os processos são cuidados e documentados de forma que tarefas que não possuem relevância são identificadas mais facilmente. 

Você também passa a contar com uma organização mais ágil, tornando as equipes mais flexíveis às mudanças. Esse é um dos resultados de conhecer bem os processos.

Se você já trouxe a automatização para outras áreas da empresa, talvez tenha notado como a diminuição de erros é uma consequência natural. O mesmo vale para o BPMS. Em ferramentas pouco dinâmicas, como planilhas e e-mails, as chances de errar alguma coisa se tornam maiores. 

Já em empresas que contam com políticas bem definidas, as chances de cumprimento também crescem quando os processos são conhecidos.

Por fim, o BPMS oferece ferramentas para fugir do microgerenciamento. O termo está ligado ao comportamento de tornar a gestão extremamente minuciosa, acabando com a autonomia dos times. Os microgestores são as pessoas que não querem ficar de fora de nada e se preocupam com cada vírgula nos e-mails dos funcionários.

O que observar em um BPMS?

Ao pensar em uma opção que otimize processos com o BPMS, um dos pontos em que vale prestar atenção é a usabilidade. Isso porque o ideal é que o sistema torne os processos mais fáceis de executar, sendo compreensível para as várias pessoas envolvidas. Assim, o foco do sistema não é se manter preso às salas dos gestores, mas percorrer a empresa toda.

Por isso, observe se:

• é compreendido por profissionais das várias áreas é um ponto que pode pesar na escolha;
• possui suporte;
• terá acesso ao apoio de TI;
• possui documentação;
• os fornecedores trazem informações sobre como usar a ferramenta e o quanto as orientações estão disponíveis.

Lembre-se: sistemas intuitivos mostram seu valor, permitindo que os usuários possam lidar com as funções sem depender dos fornecedores.

Otimize processos com o BPMS

Certamente, apostar em uma ferramenta que otimize processos com o BPMS ajuda a melhorar a agilidade e o desempenho de todas as tarefas que fazem parte da rotina da sua empresa. Assim, se torna possível concretizar os conceitos de BPM amplamente usados no mercado como por exemplo, na organização dos horários de voo das grandes companhias aéreas.

Com a automatização, você pode começar a dar os primeiros passos em direção à transformação digital. Você também pode investir em outras ideias, como a gestão eletrônica de documentos, por exemplo. Essa é uma das principais responsáveis por acabar com a papelada e contribuir para economizar com impressões.

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