Melhores práticas na digitalização de documentos: 4 dicas para aplicar

As melhores práticas na digitalização de documentos diz respeito aos processos de passagem de itens que estão em versão física para o ambiente digital, acabando com os papéis em sua empresa. 

Assim, é possível permitir que possam ser acessados pelos mais diferentes dispositivos. Trazer esses processos para a empresa garante uma série de benefícios importantes, como:

• Agilidade nos processos;
• Maior mobilidade para os demais colaboradores da empresa;
• Redução de custo com impressões;
• Facilidade para obtenção dos arquivos, entre outros. 

Contudo, para que essas vantagens aconteçam, é preciso que sejam aplicadas as melhores práticas para digitalização de documentos.

Assim, confira 4 ações para auxiliá-lo neste processo e tire suas dúvidas!

1. Organize o espaço

Em princípio, uma das melhores práticas para digitalização de documentos e que deve ser aplicada inicialmente é organizar o espaço para aplicar o processo de digitalização. Isso é fundamental, principalmente, para que nenhum arquivo se perca.

Isso envolve, por exemplo, categorizar os arquivos, para que possam ser inseridos nas respectivas pastas, facilitando o processo de organização para começar a digitalização. Portanto, você pode separar por:

• contratos com fornecedores;
• contratos com clientes;
• documentos relacionados com ativos (aquisição de veículos, imóveis, entre outros);
• comprovantes de pagamentos, entre outros.

2. Hierarquize os documentos

Outra prática importante, após a organização, é pensar em como hierarquizar os arquivos para o processo de digitalização. Afinal, pode ser um processo razoavelmente demorado e atrapalhar as rotinas da empresa.

Por isso, digitalize primeiramente os arquivos que tenham maior urgência de serem acessados. É preciso pensar, também, nas categorias definidas previamente. 

Por exemplo, priorize os documentos mais utilizados na empresa (contratos com clientes para áreas que tenham essa demanda).

3. Crie políticas de uso de documentos

Outro ponto crucial é criar políticas de uso de documentos no dia a dia. Assim, pode-se hierarquizar e identificar os arquivos, criando níveis de acesso, determinando quem poderá acessá-los.

Isso envolve, também, a manipulação dos arquivos para digitalização. Isso porque alguns deles exigem maiores cuidados, devido a eventuais possibilidades de deterioração (ou seja, especialistas que devem manipular).

Além do risco de desaparecimento de arquivos que contenham informações estratégicas e sigilosas. Por isso, os gestores devem participar de forma ativa desses processos.

4. Utilize tecnologias voltadas para gestão e digitalização de documentos

Assim, a digitalização não deve envolver só o ato de escanear o documento. É preciso, também, utilizar sistemas para organização e gerenciamento dos arquivos. Com isso, é possível hierarquizar as informações, gerar controles de acesso e garantir maior eficácia no processo.

Por isso, é importante, também, escolher uma empresa parceira para fornecer soluções de digitalização, que darão todo o suporte para essas práticas, desde a separação até o suporte após a digitalização de todos os itens.

Por fim, você conseguirá melhores resultados e traz a transformação digital para o seu negócio, algo cada vez mais desejável nas organizações.

Gostou das dicas? Então, você precisa conhecer um pouco mais sobre a lógica paperless e agregá-la ao seu negócio. Aproveite e saiba mais sobre o que é este conceito e tire suas dúvidas!