BPM: o que é Business Process Management e quais as vantagens

A regra é clara: a disciplina vence o talento. E para todas as empresas, a situação é sempre a mesma, não importa a qualidade do seu pessoal, é necessário ter regras claras para um bom desempenho.

Por isso, quando os processos não funcionam bem, a organização perde em performance, e com custos de manutenção do negócio. Sendo assim, cada vez mais as empresas têm investido no BPM (Business Process Management).

Investir no BPM (Business Process Management) é fundamental para empresas que desejam aprimorar seus processos, obter vantagens competitivas e reduzir custos.

O BPM pode ser definido como uma disciplina, técnica ou método estruturado para agilizar operações e aumentar a eficiência de uma empresa. Seus recursos são amplamente utilizados para identificar, analisar, modificar, melhorar e padronizar processos corporativos, com o auxílio da automação.

Neste artigo, vamos apresentar as principais características do BPM e como esse conceito pode transformar seu ambiente corporativo e aumentar o desempenho da sua empresa.

Só alcança o resultado quem cumpre o processo. Mas afinal o que é “processo”?

 Embora indispensável na moderna gestão de negócios, a noção de BPM não é exatamente nova. Desde sempre o homem vem desenvolvendo e aprimorando métodos de alocação de recursos e realização de atividades.

Com o lançamento de obras como "Princípios da Administração Científica", de Frederick Taylor, e "O Gestor Eficaz", de Peter Drucker, para citar dois marcos da administração de empresas, a documentação e organização dessas práticas alçaram outro patamar de desempenho.

Some-se a isso a implementação dos métodos ágeis de execução de tarefas, como Scrum e Kanban e a forma de gerir um negócio e coordenar equipes se transformaram completamente.

Em tese, um “processo” é um percurso de uma ou mais atividades para se alcançar um resultado. Uma ordem sequencial da tarefas em busca de um objetivo específico.

No ambiente corporativo, poucos termos são tão corriqueiros — talvez um dos mais utilizados nas empresas. Afinal, tudo é ou depende de um processo, de um procedimento.

Em resumo, os processos de negócios são conjuntos de atividades executadas por máquinas ou humanos, com o objetivo de entregar valor aos clientes. Essas atividades devem estar inter-relacionadas para resolver problemas específicos.

Existem três tipos de processos de negócios:

Processos primários ou essenciais: agregam valor diretamente ao cliente, como desenvolvimento de produtos e serviços pós-venda.

Processos de suporte ou apoio: dão suporte aos processos primários ou gerenciais, não envolvendo contato direto com o cliente, como admissão de funcionários e pagamento.

Processos administrativos ou de gestão: coordenam atividades dos processos anteriores, focando em eficiência e eficácia, gerando valor para outros processos, não diretamente para o cliente.

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 Esses processos podem ter visão funcional ou de ponta aponta, com integração entre áreas. A modelagem de processos é essencial para compreensão e gestão adequada, utilizando a disciplina de BPM para representação gráfica das etapas e do fluxo de trabalho.

E o que é BPM?

 Assegurando benefícios como redução de custos, melhoria na produtividade e atendimento qualificado, o investimento no BPM é uma decisão estratégica para o sucesso em um contexto corporativo cada vez mais digital.

BPM (Business Process Management) é o conjunto de práticas que busca aprimorar continuamente os processos de uma empresa, integrando sua estratégia às expectativas dos clientes.

O BPM CBOK®, principal referência em gestão de processos do mundo, conceitua o BPM como uma disciplina gerencial que engloba um conjunto de práticas e princípios aplicados aos processos organizacionais.

Essa abordagem gerencial analisa, define, executa, monitora e gerencia os processos com efetividade, visando a competitividade no mercado.

O BPM proporciona maior produtividade aos colaboradores, por meio da tecnologia, que reduz riscos humanos e agiliza a tomada de decisões. Essa integração possibilita uma visão embasada e segura para a direção da organização.

Essencial para o crescimento e destaque no mercado, o BPM garante excelentes resultados de desempenho nas empresas. Ele integra estratégias, objetivos e a cultura da organização, projetando, gerenciando, transformando e melhorando a governança dos processos.

Através do BPM, é possível gerar valor para os clientes ao otimizar os processos, priorizando sua integração e funcionamento centralizado, o que resulta em um ambiente corporativo mais harmônico para os colaboradores, e no fortalecimento da empresa no mercado.

Portanto, o BPM não é:

• Uma tecnologia 
• Ação para melhorar os negócios 
• Um serviço 
• Um aplicativo 
• Uma ferramenta 

 Portanto, BPM CBOK define o BPM como

“uma disciplina de gestão que integra as estratégias e os objetivos de uma organização com as expectativas e necessidades do cliente por meio do foco nos processos de ponta a ponta. O BPM engloba estratégias, objetivos, cultura, estruturas organizacionais, funções, políticas, métodos e tecnologia para analisar, projetar, implementar, gerenciar o desempenho, transformar e estabelecer a governança do processo."

Com a adoção do BPM, qualquer organização pode efetivamente gerenciar o fluxo dos processos, obtendo resultados altamente satisfatórios.

O Business Process Management capacita a gestão empresarial, permitindo o estabelecimento de metas alcançáveis, facilitando a digitalização e garantindo a qualidade nas interações com os clientes.

Para alcançar tais benefícios, a implementação do Gerenciamento de Processos de Negócios requer ciclos bem definidos e de aplicação contínua. Isso possibilita a otimização e aprimoramento constantes dos processos organizacionais.

Por isso, logo a seguir veremos quais são as etapas de implantação do BPM numa organização.

Os 4 estágios da implantação do BPM na sua empresa

Mapeamento de Processos

O mapeamento de processos é uma etapa crucial na implementação do BPM (Business Process Management). Nessa fase, busca-se compreender e documentar detalhadamente todos os processos existentes na organização, permitindo uma visão completa e precisa das atividades em todas as áreas do negócio.

O processo de mapeamento envolve as seguintes etapas:

1. Documentação minuciosa de todos os processos atualmente adotados na empresa.
2. Busca por colaboração de membros-chave da equipe para acompanhar e contribuir com as mudanças necessárias.
3. Pesquisa detalhada em busca de falhas e gargalos.
4. Criação de novos formatos que permitam melhorias subsequentes.
5. Definição das prioridades para a implementação das mudanças.
6. Identificação dos processos que podem ser automatizados.
7. Acompanhamento contínuo de todos os novos procedimentos.

O mapeamento de processos é essencial para identificar problemas, delimitar funções, prever recursos, estimar custos e alcançar a melhor performance dos processos.

Por meio desse procedimento, é possível entender a fundo o funcionamento dos processos e agir sobre eles, visando otimização e melhoria contínua.

A participação colaborativa dos envolvidos nas rotinas é fundamental para obter resultados eficazes na busca por processos mais eficientes e alinhados com os objetivos organizacionais, uma vez que elas conhecem os colaboradores, setores e peculiaridades de cada etapa e podem contribuir informando as particularidades da organização.

‍Padronização de Processos

Com a padronização, uma base sólida é criada para a execução das atividades, permitindo a mensuração e monitoramento contínuo de desempenho.

Essa padronização pode ser aplicada de diferentes formas, e cada empresa deve escolher a estratégia que melhor se adapte à sua rotina.

Ao padronizar os processos, é possível pontuar cada etapa e identificar sua origem em caso de erros, através da leitura dos indicadores.

A padronização pelo BPM não significa engessar os processos, mas sim uniformidade e possibilidade de ajustes conforme a maturidade da equipe ou mudanças na organização, buscando alcançar a tão sonhada excelência operacional.

Com ela, a equipe compreende melhor suas obrigações e responsabilidades dentro do processo, resultando na eliminação de erros humanos e no aumento da segurança em relação ao cumprimento das normas e legislações.

Melhoria de Processos (BPI)

Essa etapa, também conhecida como BPI (Business Process Improvement), consiste em corrigir e aprimorar gradualmente os processos da organização para que fluam com mais facilidade e sejam adotados intuitivamente pelos colaboradores.

Para isso, no BPM é essencial determinar uma ordem lógica para a execução dos processos, capacitar a equipe tecnicamente e prover a infraestrutura necessária para ampliar a produtividade.

A melhoria de processos exige uma análise cuidadosa do processo atual e a criação de um fluxo de trabalho que entregue valor ao cliente. As organizações que a praticam experimentam diversos benefícios, como redução de custos, otimização de tempo e aumento de resultados.

Consideramos que 5 etapas são essenciais para a melhoria de processos:

1. Identificação de processos;
2. Priorização de processos;
3. Preparação para a melhoria de processos;
4. Redesenho de processos;
5. Implementação das melhorias.

Para alcançar a melhoria contínua dos processos, é crucial adotar recursos tecnológicos, como um sistema de gestão, que permita a integração entre setores e a documentação detalhada de todas as atividades.

Comesses dados em mãos, é possível garantir uma gestão mais eficiente dos processos e assegurar que eles fluam adequadamente.

Dessa forma, a digitalização se torna uma valiosa aliada para o aprimoramento dos processos, permitindo que a organização esteja sempre em busca de um desempenho superior e de resultados mais satisfatórios.

Otimização de processos

Seu objetivo é identificar oportunidades de melhoria, aperfeiçoar os processos e buscar resultados mais eficientes. Essa prática traz diversas vantagens, como a redução de riscos e custos, o aumento da eficiência, a melhoria nos resultados e uma maior capacidade de resolução de problemas.

Durante a otimização de processos, é realizado um exercício para ampliar a capacidade do sistema, garantindo que sua eficiência e segurança não sejam comprometidas.

Os benefícios dessa abordagem incluem o total cumprimento das demandas, a redução de custos de mão de obra, a diminuição de erros e inconsistências, o aumento da produção de produtos e serviços, bem como uma maior segurança na qualidade das mercadorias.

Ao adotar a otimização de processos, as organizações buscam alcançar maior eficácia em suas operações, minimizando riscos, maximizando resultados e garantindo um fluxo mais fluido e eficiente em todas as etapas de seus processos de negócio.

Benefícios da implementação do BPM na organização

A gestão de processos é um processo contínuo que requer acompanhamento regular, visando a contínua melhoria dos procedimentos e proporcionando vantagens adicionais à empresa. Uma implementação eficaz do BPM resulta em várias melhorias internas, incluindo:

‍Redução de Custos

Ao eliminar ineficiências e agilizar processos, o BPM evita desperdício de recursos e problemas decorrentes de um planejamento inadequado.

Além disso, o mapeamento dos processos permite uma gestão mais eficiente, garantindo o foco no que é essencial para o bom funcionamento da organização.

Com o monitoramento contínuo e a busca por melhorias, ao longo do tempo, os custos operacionais tendem a diminuir, aumentando o faturamento da empresa e tornando-a mais competitiva. Ao conhecer seus processos em detalhes, a empresa adquire insights para reduzir custos e otimizar seus resultados.

Transparência

Os colaboradores têm clareza sobre suas áreas de atuação, o que melhora a comunicação interna e o clima na empresa.

Além disso, o BPM proporciona visibilidade e monitoramento em tempo real das métricas de desempenho, permitindo um melhor gerenciamento e a capacidade de realizar ajustes eficientes nos processos.

Com todos os funcionários cientes dos processos, a comunicação e a colaboração são aprimoradas, criando uma cultura de empatia e motivação para o trabalho em equipe.

Controle

Através da tecnologia e relatórios automatizados, os gestores obtêm uma visão completadas atividades do negócio, permitindo identificar o que está funcionando bem e onde melhorias são necessárias.

Além disso, a utilização do BPM possibilita o acompanhamento de indicadores de desempenho, tornando mais fácil identificar e corrigir eventuais dificuldades atempo, evitando prejuízos.

Como estabelecimento de indicadores claros, a empresa pode controlar a qualidade dos processos, agir oportunamente e garantir um fluxo mais eficiente e produtivo.

Produtividade

Através da automação de processos e da redução de burocracias, a equipe ganha tempo para focar em questões estratégicas, tornando-se mais motivada e segura em suas entregas.

A padronização de processos e o uso de indicadores de desempenho permitem identificar oportunidades de melhoria, evitando retrabalhos e garantindo uma comunicação eficiente.

A conscientização dos funcionários sobre os processos e suas contribuições para os resultados globais cria uma cultura de produtividade, resultando em uma equipe mais eficiente e processos mais eficazes.

Automação

OBPM impulsiona a automação em processos administrativos, estratégicos e operacionais, agregando valor através da padronização e agilidade. Ao automatizar tarefas repetitivas, os processos ganham agilidade, priorização e direcionamento automáticos, permitindo decisões mais informadas e maior visibilidade, alinhando-se efetivamente com a organização.

Desafios da implantação do BPM

Apesar dos diversos benefícios e melhorias proporcionados pela adoção do BPM no ambiente corporativo, sua implementação pode enfrentar resistência e diferentes empecilhos,  sejam eles de ordem, técnica, financeira ou humana.

Mudanças podem ser desconfortáveis e, a depender da quantidade de melhorias que o BPM vá realizar no ambiente de trabalho, isso pode gerar insegurança e insatisfação. Além, independentemente da aceitação, a alteração das rotinas, das ferramentas e da mentalidade de líderes e colaboradores exige naturalmente um período de adaptação.

A depender do tempo que as equipes realizam suas atividades, boa parte das rotinas, dos procedimentos já estão enraizados e automatizados nos hábitos e no inconsciente do pessoal,, de modo que será necessário o esforço contínuo e repetitivo de substituí-los pelas novas práticas.

Abaixo estão alguns dos principais desafios identificados, juntamente com estratégias para lidar com cada um deles:

1. Resistência à mudança: para superar esse desafio, é essencial envolver toda a equipe desde o início do projeto, comunicar claramente os benefícios do BPM e oferecer treinamento adequado.
2. Mapeamento de processos complexos: nesse caso, é importante dividir os processos em etapas menores e envolver as partes interessadas em cada etapa para garantir a compreensão completa do fluxo.
3. Integração de sistemas: especialmente em empresas com uma infraestrutura tecnológica diversificada, é fundamental buscar soluções flexíveis e compatíveis para garantir que os sistemas possam se comunicar efetivamente.
4. Mensuração de resultados: definir indicadores de desempenho claros e acompanhar regularmente os resultados ajudará a avaliar o sucesso das iniciativas e a identificar áreas que precisam de ajustes adicionais.
5. Suporte da alta administração: A implementação bem-sucedida do BPM requer o apoio e o comprometimento da alta administração. É importante envolver os líderes desde o início e demonstrar o valor estratégico que o BPM trará para a organização.
6. Garantia de conformidade: Em setores regulamentados, como saúde ou financeiro, garantir a conformidade com as normas é essencial. Implementar procedimentos de controle e auditoria ajudará a garantir que todos os     processos atendam aos requisitos legais e regulatórios.
7. Escala e sustentabilidade: é importante estabelecer uma cultura de melhoria contínua e atualizar regularmente os processos à medida que a empresa evolui.

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