O que é um fluxograma? Saiba tudo sobre essa técnica essencial

O caminho para um negócio se tornar estável e consolidado é tão único quanto sua capacidade de converter um pequeno diferencial em vantagem competitiva reconhecida. 

No entanto, as deficiências em modelos de negócio, rotinas administrativas e operações da cadeia de suprimentos e sistemas de informação existentes podem ameaçar o progresso e limitar o crescimento sustentável. 

Por isso, ainda que muitas vezes seja necessário realizar os ajustes em movimento, antes do crescimento é preciso planejamento, o que justifica o uso de técnicas como fluxograma.

Neste artigo, a Speedtask apresenta informações e insights sobre esse recurso inevitável na moderna administração de negócios. Como surgiu, para que serve, quais as características e tipos principais. Leia até o fim!

‍Breve história do fluxograma e seus principais expoentes

Na esteira dos Princípios da Administração Científica, de Frederick Taylor (1856 - 1915), lançado em 1911, o Fluxograma surge como um recurso técnico visando aprimorar os processos administrativos e industriais dos Estados Unidos dos anos 20 e 30.

No período pós-Segunda Guerra, em que a organização visual de processos ganha protagonismo com a ascensão do Toyotismo, devido ao método Kanban, o fluxograma torna-se então elemento-chave no mapeamento e modelagem dos processos, cujo acompanhamento estaria então sob controle de qualidade.

Diferentemente do fordismo, os outros dois modelos administrativos traziam alguns princípios mais flexíveis, em que a clareza das rotinas e o acompanhamento por processos mais enxutos ganhavam força como variáveis para aumentar a produtividade.

Diferente do modelo de produção em massa de Henry Ford (1863 - 1947), cujo objetivo era obter o máximo de rendimento pela produção em escala, sem necessariamente recompensar os funcionários proporcionalmente.

Introduzido por Frank e Lillian Gilbreth em 1921 na American Society of Mechanical Engineers (ASME), o fluxograma se tornou popular nas décadas seguintes.

Na década de 1930, Allan H. Morgensen usou os métodos dos Gilbreth para ensinar eficiência de trabalho. Nos anos 1940, seus alunos, Art Spinanger e Ben S. Graham, difundiram esses métodos em empresas como Procter & Gamble e Standard Register Industrial.

A ASME padronizou os símbolos de fluxogramas em 1947, baseando-se no trabalho dos Gilbreth.

Além disso, figuras como Kaoru Ishikawa, considerado o pai da gestão de qualidade, integraram fluxogramas em ferramentas de controle de qualidade, tornando-os fundamentais na gestão de processos e na programação de computadores. 

Para que servem os fluxogramas?

Dentro das 7 ferramentas da qualidade, o fluxograma é um dos mais conhecidos e visa simplificar e racionalizar os processos de trabalho. 

Também denominado gráfico de rotina ou diagrama de bloco, é a representação gráfica sequencial de todas as fases ou etapas do processamento de um projeto e da produção de bens ou serviços.

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Visualização gráfica dos fluxos ou das rotinas de um trabalho, demonstrando ordenadamente suas fases ou etapas, atividades, movimentos ou operações das fases de uma produção, seja de bens ou de serviços. 

Ao contrário do funcionograma, que apresenta as funções de forma estática, o fluxograma as apresenta de forma dinâmica. 

Eles utilizam mais de 30 símbolos padronizados que representam diferentes componentes como processos, documentos e pontos de decisão. Esses símbolos ajudam a mapear e compreender melhor as etapas e decisões envolvidas em um fluxo de trabalho.

Símbolos de Fluxograma e suas categorias

A simbologia dos fluxogramas é crucial para representar graficamente como um processo deve ser orientado. 

Divididos em quatro categorias principais — processos, dados, linhas e símbolos especiais — esses símbolos garantem uma comunicação clara e eficiente sobre o processo em avaliação. Embora haja revisão e atualização dos elementos, os principais se mantêm estáveis. Abaixo, veremos os principais e suas funções:

Processos:

• Oval (Início/Fim): Marca o início ou término do processo.
• Retângulo (Processo): Representa uma ação ou etapa dentro do processo.

Dados:

• Paralelogramo (Entrada/Saída): Indica onde dados entram ou saem do processo.
• Documento: Representa documentos gerados ou utilizados no processo.

Linhas de Fluxo:

• Seta: Mostra a direção do fluxo e a sequência das etapas.

Símbolos Especiais:

• Losango (Decisão): Indica um ponto de decisão com múltiplas direções possíveis.
• Círculo (Conector): Conecta partes do fluxograma que estão distantes.
• Símbolo de Dados (Nuvem): Representa o armazenamento ou manipulação de dados.
• Símbolo de Preparação: Mostra uma preparação ou configuração necessária antes de uma ação.

Esses símbolos são padronizados pela ISO desde a década de 1970, garantindo consistência e clareza na comunicação de processos, seja em lógica de programação, atividades comerciais ou industriais. 

A leitura padrão de um fluxograma segue de cima para baixo e da esquerda para a direita, facilitando a interpretação universal.

Tipos de fluxograma e suas funções

Fluxograma de Processo

Detalha cada etapa de um processo específico, desde o início até o fim. Ideal para documentação e análise de processos industriais e administrativos, identificando áreas para melhoria.

Fluxograma de Trabalho

Foca em tarefas e atividades individuais dentro de um processo. Útil para melhorar a eficiência e atribuição de responsabilidades em projetos e operações diárias.

Fluxograma de sistemas

Representa fluxos de dados e interações entre componentes de um sistema. Comum em TI para mapear a arquitetura de software e hardware, mostrando como os dados fluem e são processados.

Fluxograma de Programa

Mostra a lógica e sequência de operações de um programa de computador. Usado por programadores para planejar e visualizar algoritmos, facilitando a codificação e a solução de problemas.

Benefícios do uso dos fluxogramas

Os fluxogramas são versáteis e podem ser aplicados em vários contextos empresariais. Como ferramentas valiosas para melhorar a eficiência, a clareza e a comunicação dentro de qualquer organização, eles trazem benefícios diretos e indiretos, como, por exemplo:

Pessoal: contratação e retenção de talentos

A regra é clara: um passo a passo sem grandes intercorrências e surpresas melhora o ambiente de trabalho, e o ambiente de trabalho aumenta a produtividade. 

Essa tendência apresenta uma oportunidade excepcional para companhias que buscam reter talentos, apresentando fluxos de processos de forma clara. Assim, a empresa inova com onboardings claros e mais rápidos, acelerando a integração melhorando feedback.

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Organização e atribuição de tarefas 

Facilitam a atribuição de tarefas aos membros da equipe, tornando a organização do trabalho mais eficiente e mais harmoniosa no que tange às responsabilidades e hierarquia de cada cargo.‍

Gestão: gargalos e oportunidades

Um processo bem projetado/mapeado e documentado possibilita a identificação de gargalos e oportunidades, na medida em que a documentação garante comparar o que foi planejado com o que está sendo feito. 

Organograma e fluxograma: diferenças

O organograma consiste na representação da organização da empresa em forma de gráfico. Com o organograma é possível identificar falhas nos níveis hierárquicos ou comunicacionais entre os diferentes setores da companhia.

No entanto, o fluxograma consiste na representação gráfica passo-a-passo de um processo, uma ilustração simples e descomplicada para explicar um sistema ou transmitir uma informação através do uso de imagens sequenciais.

Um trata de estrutura, o outro, de fluxos. 

O poder do mapeamento de processos para uma gestão de qualidade

Embora sejam muitos os recursos para gestão de processos, todos eles vão exigir um conjunto de ferramentas e tecnologias para que o controle de qualidade não fique tão dependente da ação humana, correndo maior risco de falhas.

Sendo assim, que recursos as organizações deveriam adquirir para melhor gestão de processos?

Claro está que a gestão, hoje, só pode alcançar seu máximo desempenho se aliada a uma tecnologia específica que permita o controle e a visualização dos fluxos de trabalho.

A implementação de um BPMS automatiza esses processos, possibilitando um controle mais preciso e em tempo real dos KPIs, tornando-os mais acessíveis e precisos. Como resultado, a gestão pode avaliar o desempenho dos processos a qualquer momento, permitindo análises e ajustes ágeis. 

Além disso, com o mapeamento de processos, bem delineados em fluxogramas claros e fiéis à rotina da organização, o BPMS facilita a identificação dos responsáveis por cada etapa, permitindo o acompanhamento dos KPIs e para tomada de decisões assertivas.

Se o fluxograma para mapeamento dos processos possibilita a visualização dos fluxos, sua automatização com o BPMS permite o controle do desempenho, ao dominar o passo a passo de cada setor do seu negócio. 

Quem tem o mapa conhece o caminho! Com a Speedtask, você terá total visibilidade sobre o desempenho de cada setor do seu negócio.

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