Workflow: o que é e como fazer. Saiba tudo sobre essa técnica da gestão de processos

Com o aumento da atenção dada à transformação digital do ambiente corporativo, compreender e aplicar a modelagem de workflows se tornou inevitável para qualquer empresa que deseje se manter competitiva.

No entanto, assim como os outros recursos e técnicas que compõem o universo da gestão por processos, ela possui suas especificidades, que devem ser levadas em consideração.

Por isso, ainda que muitas vezes seja necessário realizar os ajustes em movimento, antes do crescimento é preciso planejamento, o que justifica o uso de técnicas como o workflow.

Seja na integração de novos funcionários, na identificação de oportunidades para otimização ou na automação de processos, os workflows são recursos atualmente indispensáveis em médias e grandes empresas. 

Hoje, a Speedtask traz tudo sobre esse recurso essencial indispensável para o ambiente corporativo!

O que são os Worklows?

Com pouco mais de um século, eles foram utilizados inicialmente na área industrial, os workflows foram desenvolvidos visando à otimização de processos produtivos com a finalidade de aprimorar a eficiência dos funcionários e aumentar a produtividade do negócio. 

Ao longo dos anos, a prática, no entanto, se expandiu para outros setores, como o governo, a área financeira e o comércio.

Hoje, os workflows são amplamente aplicados em diversas indústrias para mapear processos complexos, permitindo uma melhor compreensão e gestão das rotinas de trabalho.

Eles nada mais são do que uma ferramenta visual para representação gráfica e estruturada das etapas de um processo, descrevendo as condições para execução de um trabalho ou atividade, do início ao fim — incluindo pontos de decisão e possíveis ramificações.

Para sinalizar cada um dessas funções, workflows são compostos por diferentes formas geométricas e conectores, onde cada forma representa uma etapa ou decisão, e as setas indicam o sentido ou sequência das atividades.

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Dessa forma, eles se caracterizam por integrar novas equipes e funcionários, aumentar a compreensão dos processos,  facilitar a identificação de áreas que precisam de melhorias e fazer ajustes que aumentem a eficiência e produtividade, pois oferecem uma visão clara e de fácil entendimento sobre como as tarefas individuais se relacionam com o todo. 

Tipos de workflow

Os workflows podem ser classificados de diversas maneiras, incluindo:

Sequencial

Etapas ocorrem em sequência para concluir a tarefa. Por exemplo, a aprovação de uma solicitação de empréstimo segue um fluxo sequencial, onde uma etapa deve ser concluída antes que a próxima comece.

Paralelo

Etapas são realizadas simultaneamente para avançar a tarefa. Por exemplo, o processo de integração de novos funcionários (onboarding) pode incluir múltiplas tarefas ocorrendo ao mesmo tempo, como cadastro em planos de saúde e preenchimento de formulários.

Diferença entre organograma, workflow e mapeamento de processos

O termo “workflow” é, por vezes, confundido com outros termos. Embora semelhantes, os conceitos envolvidos na gestão por processos são complementares, porém distintos. Cada um deles se refere a um aspecto específico, sendo alguns abstratos e outros, bem práticos e visuais.

Workflows: a sequência lógica e estruturada de etapas e tarefas, e seus responsáveis que é registrada visualmente no fluxograma. 

Organograma: consiste na representação da organização da empresa em forma de gráfico. Com o organograma é possível identificar falhas nos níveis hierárquicos ou comunicacionais entre os diferentes setores da companhia.

Mapeamento de processos: pense no workflow como um processo linear simples e de um passo de cada vez, sem otimização. O workflow é apenas uma parte do mapeamento de processos de negócios, que usa uma abordagem holística para coordenar e mapear todas as diferentes atividades, os dados, sistemas e pessoas envolvidas em um processo de negócios.

Dicas para criar um workflow

Linhas e setas guiam as pessoas através das etapas do seu workflows. Certifique-se de que cada forma está conectada a outras formas e lembre-se da primeira regra dos workflows: linhas e setas devem se mover de cima para baixo e da esquerda para a direita.

Cabe também salientar que se obtém mais clareza dos workflows ao organizá-los em raias. Um diagrama de raias posiciona cada etapa em uma "raia" horizontal ou vertical para delinear quem faz o quê.

Por exemplo, é possível criar uma raia para cada departamento (como vendas, marketing, desenvolvimento etc.). Cada etapa que cai dentro da raia de um departamento é responsabilidade deles.

Portanto, deve-se deixar claro onde o processo começa e onde termina.

Frequentemente, o símbolo de fim é usado para identificar o início e o encerramento de um workflow; no entanto, é possível usar a posição (canto superior esquerdo para início, canto inferior direito para fim), cor (verde para início, vermelho para fim) ou tamanho para representar com clareza onde o workflow começa e onde o processo termina.

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Quando se trata de cor, mais nem sempre é melhor.

Tente usar no máximo três cores em um único workflow. O objetivo é garantir que as cores combinem, para que o registro não se torne visualmente desconfortável.

Uma maneira fácil de encontrar cores complementares é usar uma imagem da marca da empresa como inspiração. 

Etapas para implementação de um workflow

Implementar um workflow adequado envolve seguir algumas etapas simples e práticas. O sucesso e o potencial aumento nos resultados dependem do mapeamento dos processos atuais, da identificação de tarefas repetitivas para automação, da escolha da plataforma apropriada e da integração com os sistemas existentes.

Passos para Implementação:

1. Analisar os workflows atuais (“as is”)

Comece analisando detalhadamente os processos existentes. Escolha um processo principal para organizar, entenda como ele funciona, identifique deficiências, gargalos e os envolvidos. Consulte os profissionais que executam essas atividades diariamente para obter insights.

2. Descrever as etapas e responsabilidades

Após conhecer o fluxo de trabalho, organize a sequência das etapas. Liste todas as tarefas e os possíveis resultados de cada ação, aplicando uma lógica específica para continuidade, eliminando atividades repetitivas ou irrelevantes. Certifique-se de alinhar os objetivos estratégicos da empresa e envolver os profissionais em cada atividade.

3. Desenhar o workflow

Com as rotinas, responsabilidades e interconexões mapeadas, desenhe o workflow adequado, detalhando os passos iniciais, intermediários e finais necessários para atingir um objetivo. Considere todas as ações, possíveis desvios e relações com outros processos, garantindo que nenhuma etapa fique desconectada.

4. Escolher ferramentas para automatizar o workflow

Para facilitar as rotinas diárias da empresa, utilizar a tecnologia é essencial. Ferramentas de suporte ajudam a organizar, construir fluxos otimizados e automatizar tarefas. Módulos como BPMN fornecem representações visuais das etapas e sequências para um entendimento completo.

Processos em que os workflows podem ser usados

Processos manuais estão sujeitos a erros humanos, ineficiências e inconsistências que podem prejudicar a qualidade dos produtos e a experiência do cliente. Sistemas automatizados, por outro lado, são mais eficientes, consistentes e escaláveis.

Exemplos de fluxos de trabalho incluem:

• Pedidos de compra: aprovações com equipes de finanças e compras para garantir conformidade legal e orçamentária.
• E-commerce: processamento de transações, embalagem e envio de produtos após a compra.
• Integração de novos funcionários: completar papelada legal, fornecer acesso a recursos de TI e treinamentos.
• Atendimento ao cliente: sistemas de tickets para gerenciar e resolver problemas de forma sistemática.
• Abertura de contas bancárias: verificação de identidade, fornecimento de declarações e documentação para auditorias.
• Gestão de saúde: procedimentos padronizados para triagem, diagnóstico e tratamento de pacientes.
• Indústria e manufatura: processos lineares (produção em série) ou flexíveis (produção personalizada).

Benefícios dos workflows

• Maior visibilidade: clareza sobre operações e processos empresariais.
• Foco nas tarefas necessárias: eliminação de redundâncias e economia de tempo e recursos.
• Redução de supervisão: define responsabilidades e prazos.
• Oportunidades de automação: automatiza tarefas repetitivas, permitindo foco em atividades mais produtivas.

Desafios dos workflows

• Complexidade e atrasos: processos mal planejados podem gerar gargalos e atrasos.
• Falta de comunicação: deficiências nos detalhes podem paralisar o processo.
• Problemas de gerenciamento de dados: falhas na gestão podem comprometer privacidade e segurança.
• Problemas de automação: escolha inadequada de software ou resistência dos funcionários ao aprendizado de novas ferramentas.

Ferramentas populares para criação de workflows

• Bizagi: uma ferramenta intuitiva que oferece modelagem de processos colaborativa.
• Lucidchart: plataforma de diagramação baseada em nuvem com suporte robusto para diferentes formas de notação.
• Camunda: ferramenta de código aberto especializada em BPMN e automação de processos.
• Signavio: solução completa para modelagem e análise de processos com suporte.
• Microsoft Visio: amplamente usado para diagramação geral e suporta diversas notações.

Esses passos, práticas e ferramentas são essenciais para o registro eficiente de workflows. Porém, registrá-los não é o suficiente para a transformação digital de um negócio.

Workflows: após modelar, é preciso automatizar!

Assim como um bom projeto pode ir parar na gaveta após ser colocado no papel, um processo bem registrado não oferece garantia de que será cumprido à risca.

Empresas que permanecem no “As Is” limitam sua capacidade produtiva pela falta de perspectiva e estabelecimento de metas, enquanto os maiores players do mercado avançam em direção ao “To Be”.

Por isso, para garantir que seu negócio e suas equipes estão na direção certa, as soluções Speedtask promovem, além do mapeamento e modelagem dos workflows, a automação das tarefas, acompanhada de uma análise de desempenho por meio um BI personalizado, apresentando os principais KPIs do seu negócio em tempo real, em painéis centrais no seu escritório, em cada setor de sua preferência.

Você terá total visibilidade sobre seus workflows, irá melhorar seu ambiente corporativo e fortalecer uma cultura de cooperação e produtividade, elevando a satisfação dos seus clientes.

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