4 exemplos de processos manuais ultrapassados do dia a dia corporativo

Quando foi a última vez que você analisou processos manuais ultrapassados da sua empresa? Pode ser que os seus resultados estejam sendo afetados negativamente por eles.

Hoje em dia, existem formas mais rápidas e práticas de realizar todo tipo de atividade de um escritório. Aliás, até mesmo o espaço físico dele se tornou opcional, sendo possível trabalhar com ferramentas remotas que encurtam as distâncias.

No entanto, não se trata de implementar mais tecnologia no dia a dia sem motivo. Afinal, toda a inovação presente no cenário atual é capaz de trazer inúmeros benefícios para as empresas. Entre eles, está o aumento da eficiência da equipe, o que se traduz em entregas de maior qualidade com ganhos superiores.

Então, é preciso olhar para dentro e buscar por processos manuais ultrapassados que façam parte da sua rotina para entender por onde começar.

Vamos lá? A seguir, separamos 4 exemplos de processos manuais ultrapassados que você precisa abandonar para se modernizar.

1. Restringir atividades ao escritório

Houve um momento no passado em que precisávamos estar fisicamente no escritório para acessarmos documentos, realizarmos processos e fazermos novas vendas. Atualmente, as coisas não são mais assim.

Ferramentas tecnológicas modernas possibilitam acessar o que você precisa mesmo estando longe do escritório. Pense em um agente de vendas que pode consultar um rico catálogo de recursos para fechar negócio, sem a necessidade de carregar uma pasta cheia de documentos.

Graças à tecnologia por trás da nuvem, até mesmo um celular pode realizar as mesmas atividades que os computadores do seu escritório. Essa nova liberdade permitirá esse acesso.  

2. Trabalhar apenas com documentos de papel

Se a digitalização de documentos ainda é um conceito distante do seu escritório, está mais do que na hora de se modernizar. Afinal, essa é uma forma de trabalhar ultrapassada que traz diversas desvantagens.

O papel pode se perder, ser destruído e estragar. Além disso, ele exige a criação de cópias para compartilhar com as equipes, sem contar a necessidade de acessá-lo fisicamente para poder conferir as suas informações.

Além de ser mais segura, a organização de documentos também possibilita acessar rapidamente o tipo de informação buscada. Afinal, um documento digital permite a pesquisa ágil por palavras, além de ser acessível de qualquer lugar além do escritório.

3. Enviar e receber documentos via fax

A sua empresa é uma das que ainda conta com o fax para o envio e recebimento de documentos? Esse é mais um dos processos manuais ultrapassados que você precisa abandonar.

O envio de documentos digitais é amplamente facilitado pela internet. Além de dispensar o uso de papel físico, isso permite que você e sua equipe possam enviar e receber documentos importantes de qualquer dispositivo.

Por fim, se a necessidade é a de enviar e receber contratos autenticados, vale ressaltar que existem soluções de assinatura digital que substituem esse processo.

4. Não revisar seus processos regularmente

Depois de tudo o que você aprendeu nesta lista até aqui, não podemos deixar de citar a importância de revisar seus processos com frequência. Afinal, essa é a única forma de se certificar de que a sua empresa não retorne a ter processos manuais ultrapassados como parte de sua rotina.

Para isso, volte a sua atenção para cada atividade realizada pelo seu time. A partir daí, procure encontrar gargalos de produtividade que possam ser solucionados pela tecnologia.

Por fim, vale a pena contar com o auxílio de uma empresa especializada para se certificar de que tudo esteja sempre caminhando da forma mais otimizada possível.

Como você viu acima, processos manuais ultrapassados podem fazer parte da sua rotina e prejudicar os seus resultados. Então, dedique um tempo do seu dia para fazer uma análise aprofundada do seu negócio para torná-lo mais eficaz e aprimorar os seus resultados.

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