Sistema de avaliação de desempenho de KPI: como implementar e melhorar a performance da sua empresa

Subestimada no ambiente corporativo atual, a Governança é fundamental para a alta performance e a eficiência operacional. Processos, metas, KPIs, compliance; tudo isso passa pelo crivo de políticas que guiem as operações da empresa com base em princípios éticos e de transparência.

Nesse contexto, um sistema de avaliação de desempenho é recurso indispensável para monitorar, gerenciar e desenvolver o desempenho dos colaboradores. 

A avaliação de desempenho vai além de simples feedbacks esporádicos; ela envolve um processo estruturado que alinha as atividades dos funcionários aos objetivos da organização, contribuindo para o crescimento sustentável do negócio.

No entanto, se a governança constrói e consolida a estrutura organizacional necessária para decisões estratégicas que alinham as operações da empresa, um bom sistema é o que fornece os dados necessários para tomada de decisões embasadas.

No conteúdo de hoje, a Speedtask te mostra como um sistema de avaliação de desempenho pode contribuir com a governança do seu negócio. 

Definição e objetivos de um sistema de avaliação de desempenho

Projetado para administrar uma ampla variedade de tarefas, processos e informações que são essenciais para o bom funcionamento de uma empresa, pode-se dizer que um sistema de avaliação de desempenho é uma plataforma inteligente que automatiza operações e integra diferentes áreas de uma organização.

Uma de suas principais funções é centralizar os dados originados em diferentes departamentos. Além disso, a centralização de informações com um bom sistema oferece uma visão holística do funcionamento da empresa. 

A avaliação de desempenho entra aí então como prática gerencial que visa mensurar, interpretar e melhorar os resultados dos colaboradores em relação aos objetivos estabelecidos pela organização. 

É assim que se identificam os pontos fortes e as áreas de melhoria, proporcionando feedback contínuo para proporcionar o desenvolvimento de habilidades e a otimização de resultados​

Além disso, a avaliação de desempenho serve como base para decisões importantes, como promoções, aumentos salariais e planos de desenvolvimento individual​.

Tipos de Avaliação de Desempenho

Os tipos de avaliação de desempenho são três, cada um deles com características específicas para atender às necessidades das organizações:

• Avaliação 90º, 180º e 360º: na avaliação 90º, o colaborador é avaliado apenas por seu superior imediato. Já na avaliação 180º, inclui-se também a autoavaliação do colaborador. A avaliação 360º, por sua vez, é a mais completa, pois envolve feedback de colegas, subordinados e superiores, proporcionando uma visão abrangente​.
  
• Autoavaliação: esse tipo de avaliação permite que o colaborador reflita sobre seu próprio desempenho, identificando pontos de melhoria e áreas de sucesso. Ela é complementar a outras avaliações e promove a autocrítica e o desenvolvimento contínuo​.
  
• Avaliação por competências: focada nas habilidades técnicas e comportamentais necessárias para o sucesso na função, essa avaliação mede o quão bem o colaborador performa em relação às competências definidas pela organização​.
• Avaliação por Resultados (MBO - Management by Objectives): baseada na gestão por objetivos, essa avaliação mede o desempenho com base nos resultados atingidos em relação às metas estabelecidas. É uma forma objetiva de avaliar o desempenho, focada em resultados tangíveis​.
  
• Feedback Contínuo: uma prática cada vez mais comum é o feedback contínuo, onde o colaborador recebe retorno frequente sobre seu desempenho, permitindo ajustes rápidos e desenvolvimento constante​.

Ao estabelecer um planejamento com objetivos, a gestão pode definir quais processos serão medidos e como isso será feito. Para tanto, pode-se estabelecer KPIs capazes de gerar insights para a melhoria contínua do negócio.

Ferramentas e softwares para avaliação de desempenho

Com o avanço da tecnologia, diversas ferramentas e softwares foram desenvolvidos para facilitar o processo de avaliação de desempenho. 

Esses sistemas automatizam a coleta de dados, a geração de relatórios e o feedback, proporcionando uma gestão mais eficiente do desempenho.

Ao procurar um sistema de avaliação de desempenho certo, deve-se considerar fatores como facilidade de uso, opções de personalização, recursos de integração, recursos robustos de relatórios e análises.

Normalmente, cada empresa tem um processo de avaliação de desempenho exclusivo. Portanto, a melhor plataforma deve ser aquela que melhor se adequa às necessidades das equipes.

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Porém, cabe dizer, que um sistema de gerenciamento de desempenho automatiza suas tarefas mais importantes para economizar tempo e esforço tanto para os funcionários quanto para os empregadores.

Ele deve ser fácil de automatizar e permitir as avaliações de desempenho dos funcionários e garantir que o processo de avaliação dos funcionários seja sempre executado sem problemas e com transparência.

Entre alguns recursos, pode-se destacar:

ERP (Enterprise Resource Planning)

O ERP, ou Planejamento dos Recursos da Empresa, é um software de gestão que desempenha um papel fundamental na unificação de informações e no aprimoramento do fluxo de trabalho entre as diferentes áreas de uma empresa.

Em organizações onde cada departamento possui suas próprias ferramentas para geração de relatórios e execução de tarefas rotineiras, o ERP atua como um elemento centralizador, alinhando a comunicação entre todas as áreas e simplificando o processo de tomada de decisão.

CRM (Customer Relationship Management)

O CRM, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um sistema que vai além da gestão empresarial tradicional. Ele se concentra em organizar e integrar de forma estruturada vários processos e tarefas relacionadas ao cliente.

O CRM não é apenas um sistema, mas também uma abordagem que coloca o cliente e suas necessidades como prioridade. Isso permite que a empresa compreenda as reais necessidades dos clientes e ofereça produtos e serviços de maneira mais precisa, visando o aumento das receitas por meio de novas vendas ou da fidelização dos clientes.

BPMS (Business Process Management System)

O BPMS, ou Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma técnica projetada para sistematizar os processos organizacionais, coletando e organizando informações.

O BPMS é valioso para empresas que desejam otimizar seus processos e garantir uma execução mais eficiente das atividades. Ele permite uma análise detalhada das operações da empresa e ajuda a identificar áreas que podem ser aprimoradas para alcançar um desempenho superior.

Além de facilitar a avaliação, essas tecnologias podem ser integradas a sistemas de gestão de recursos humanos (HRMS), possibilitando um gerenciamento mais completo dos colaboradores, desde o recrutamento até mesmo à aposentadoria​.

Etapas para Implementar um sistema de avaliação de desempenho

Implementar um sistema eficaz de avaliação de desempenho requer planejamento e execução cuidados. A seguir, estão as principais etapas:

1. Definição de métricas e indicadores: a escolha de KPIs (Indicadores de Desempenho) adequados é essencial para medir o desempenho de forma justa e objetiva. Esses indicadores devem estar alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e serem facilmente mensuráveis​.
   
   
2. Comunicação com os colaboradores: a transparência é fundamental para o sucesso do sistema de avaliação. Os colaboradores devem entender claramente os critérios de avaliação, as métricas utilizadas e como os resultados influenciarão suas carreiras​.
   
   
3. Coleta de dados e avaliação: durante o processo de avaliação, é importante coletar dados de diversas fontes, como feedbacks de gestores, colegas e clientes, além de auto-avaliações. Isso garante uma visão abrangente do desempenho do colaborador​.
   
   
4. Feedback e desenvolvimento: após a avaliação, o feedback deve ser dado de maneira construtiva, focando em soluções e melhorias. Além disso, é importante criar um plano de desenvolvimento individual para cada colaborador​.
   
   
5. Revisão e melhoria contínua do sistema: O sistema de avaliação de desempenho deve ser revisado periodicamente para garantir que continue alinhado às necessidades da empresa e dos colaboradores​.
   
   

Benefícios da avaliação de desempenho para a empresa

A implementação de um sistema eficaz de avaliação de desempenho traz inúmeros benefícios para as empresas, que vão desde a melhoria na produtividade até o desenvolvimento de talentos:

• Melhoria na produtividade e eficiência: ao identificar áreas de melhoria e fornecer feedback construtivo, a avaliação de desempenho ajuda a otimizar o desempenho dos colaboradores, resultando em maior produtividade​.
  
  
• Desenvolvimento de talentos: um sistema bem estruturado identifica potenciais líderes e talentos dentro da organização, permitindo o desenvolvimento desses colaboradores e aumentando as chances de retenção de talentos​.

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• Alinhamento estratégico e cultura organizacional: ao alinhar os objetivos individuais com os objetivos da empresa, a avaliação de desempenho contribui para o fortalecimento da cultura organizacional e o alcance das metas estratégicas​.
  
  
• Retenção de talentos e redução de turnover: empresas que investem em avaliações justas e no desenvolvimento contínuo de seus colaboradores têm maior probabilidade de reter talentos e reduzir o turnover, minimizando os custos associados à rotatividade de pessoal​.

Desafios na implementação de um sistema de avaliação de desempenho

Apesar dos benefícios, a implementação de um sistema de avaliação de desempenho pode enfrentar alguns desafios:

• Resistência à mudança: A introdução de um novo sistema pode gerar resistência por parte dos colaboradores, especialmente se não houver uma comunicação clara e treinamento adequado​.
  
  
• Subjetividade e parcialidade nas avaliações: Um dos principais desafios é garantir que as avaliações sejam objetivas e justas. A subjetividade pode comprometer a eficácia do sistema, levando a avaliações imprecisas e insatisfação dos colaboradores​.
  
  
• Engajamento dos colaboradores no processo: Manter os colaboradores engajados no processo de avaliação é essencial para o sucesso do sistema. Isso requer transparência, comunicação clara e feedback contínuo​.

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• Complexidade na definição de indicadores: A escolha de KPIs relevantes e mensuráveis pode ser complexa, especialmente em funções que não possuem métricas claras de desempenho​.

Melhores práticas para uma avaliação de desempenho eficiente

Para garantir que o sistema de avaliação de desempenho seja eficaz, algumas melhores práticas devem ser seguidas:

• Estabelecer critérios claros e objetivos: As métricas e os critérios de avaliação devem ser claros e objetivos, para que todos os colaboradores entendam como serão avaliados​.
  
• Treinamento dos avaliadores: os gestores e avaliadores devem ser treinados para realizar avaliações justas e construtivas, garantindo a imparcialidade e a eficácia do processo​.
  
• Cultura de feedback contínuo: a avaliação de desempenho não deve ser um evento único. Criar uma cultura de feedback contínuo ajuda os colaboradores a ajustar seu desempenho ao longo do tempo​.
• Garantir a transparência no processo: a transparência é fundamental para o sucesso do sistema. Os colaboradores devem saber exatamente como e por que estão sendo avaliados​.
  
  

A importância da tecnologia para a governança de um negócio

Quando dirigidas, monitoradas e incentivadas corretamente, as organizações podem se manter seguras. Por isso, cada vez mais elas têm percebido que a responsabilidade corporativa é necessária para minimizar prejuízos.

As boas práticas de governança vão desde uma gestão financeira responsável até uma prestação de contas transparente e, para promovê-las, muitas vezes é necessário contar com algumas ferramentas.

Com o processo Speedtask de transformação digital, seu negócio garante o controle de tarefas e a coordenação das operações de todos os setores.

Um sistema de avaliação de desempenho bem implementado é um poderoso aliado para o crescimento e a competitividade das empresas. Ao medir e monitorar o desempenho dos colaboradores de forma eficaz

E com o Speed esses dados podem ser usados para criar relatórios detalhados ou alimentar ferramentas de Business Intelligence (BI). Isso proporciona uma visão abrangente dos indicadores de negócios, permitindo tomadas de decisão informadas.

Integrável e conciliável com os principais ERPs de mercado, as soluções Speedtask são um conjunto de ferramentas que, a um só tempo, eliminam a utilização de papel e e-mails, além de centralizar seus documentos e dados de desempenho em uma mesma base.

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