Conheça as melhores práticas na digitalização de documentos

Se você está pensando em migrar para os arquivos digitais, talvez já tenha se perguntado quais são as melhores práticas na digitalização de documentos. Isso porque o processo não se resume à captura de uma imagem por meio de um scanner de mesa, por exemplo.

O principal objetivo é transformar um documento impresso em uma imagem digital, composta pelos chamados "pixels". Esses elementos aparecem em uma representação numérica e funcionam de acordo com alguns conceitos, como coordenadas espaciais, números naturais e matemática discreta.

Essa salada numérica é lida pelo computador e reproduz uma representação próxima do que foi escaneado. A ideia do texto é contar quais as melhores práticas dentro da empresa para a digitalização de documentos, suas etapas, por onde começar e quais as vantagens. Vamos lá?

Como a digitalização funciona?

A digitalização funciona capturando oticamente um documento e convertendo a informação em uma imagem virtual. Geralmente, isso é feito por meio de dispositivos como scanners e impressoras multifuncionais.

Assim, a digitalização depende de algumas tecnologias. Por exemplo, o dispositivo de carga acoplada (CCD), um sensor semicondutor que também é usado na criação de fotografias, imagens de satélite e até na astronomia.

Desse modo, o escaneamento depende de uma série de espelhos que refletem a luz para o dispositivo. No entanto, também pode ser feito por meio do sensor de imagem de contato (CIS), menor e mais econômico em termos de energia. Aqui, os detectores funcionam por um sistema de LEDs vermelhos, azuis e verdes.

Por que as empresas estão migrando para os documentos digitais?

A popularização do mundo digital já é grande a ponto de mudar a legislação. A Lei da Liberdade Econômica, sancionada em 2019, deu igualdade para os documentos físicos e os digitalizados.

Assim, os impressos não precisam ser armazenados depois de sua digitalização, fazendo com que as empresas possam poupar um bom espaço. A diminuição do uso do papel ainda minimiza os impactos ambientais.

Aqui, a autenticidade costuma ser garantida por certificações digitais. Se você é do tipo de precisar ir de um lado para o outro até descobrir onde guardou algum documento físico, uma simples indexação no computador costuma resolver o problema.

Vale a pena apostar na digitalização?

O primeiro ponto forte é a diminuição dos gastos. A circulação de papel já conta com custos como os de impressão e o de armazenamento. Com arquivos digitais, você ainda passa a contar com processos mais intuitivos, perdendo menos tempo na hora de localizar um arquivo.

Assim, os dados digitais são úteis na criação de um banco de dados. Por meio dele, é possível cruzar informações e distribuir os arquivos entre os vários setores. Na nuvem, você pode enviar tudo em um piscar de olhos.

Por fim, há a economia financeira. Se sua empresa aluga salas, por exemplo, pode contar com um espaço mais barato e menor simplesmente ao desocupar toda a papelada.

Quais as melhores práticas na digitalização de documentos?

Migrar para uma Gestão Eletrônica de Documentos pode dar um pouco de trabalho no começo. Por isso, vale conhecer as melhores práticas na digitalização de documentos, como as que citamos a seguir.

Preparação

Às vezes, digitalizar documentos envolve pegar papéis dobrados, amassados e repletos de clipes, ou mesmo fora de ordem e desarrumados. Aqui, você pode organizar as folhas, separando o que vai passar para o computador.

E o que armazenar? A resposta varia de acordo com a empresa e a legislação do município. Isso porque não ter os documentos em dia pode ser um caminho para penalizações e multas, mas a maior parte das empresas conta com alguns essenciais, a exemplo:

• alvará;
• licença ambiental;
• comprovantes de pagamento de impostos;
• comprovantes de RH;
• licença sanitária;
• exames de funcionários;
• contrato com o contador;
• contrato social;
• registros contábeis.

Configuração de escaneamento

Aqui, você pode reparar no tipo de arquivo que vai ser exportado pelo software de escaneamento. Assim, há opções voltadas para leitura de texto, como PDF e TIFF, e para o armazenamento em imagem, como PNG e JPEG

Outra configuração é a quantidade de pontos por polegada, ou DPI. A opção mede quantos pontos individuais aparecem em intervalos de uma polegada, definindo a resolução. Um ponto que vale prestar atenção é a tonalidade.

A digitalização geralmente segue um processo: preto e branco, cinza e cores (por exemplo, RGB e CMYK). O problema é que o escaneamento de todas as cores costuma gerar arquivos mais pesados. Por isso, você pode optar apenas pelo preto e branco se o documento impresso não tiver cores.

Controle de qualidade

No controle de qualidade, você vê se os arquivos escaneados ficaram bons. Isso porque uma digitalização apressada pode levar a imagens tortas, pouco legíveis, cortadas, incompletas ou com qualquer outro problema.

Aqui, você também pode reparar na resolução. Lembra dos pixels que citamos no início do texto? Então, a resolução se mede com base neles e define o nível de detalhes e a nitidez das imagens. O "DPI" que você viu no tópico anterior é um exemplo de como as pessoas medem isso. Você provavelmente já viu uma imagem com baixa resolução por aí.

Se abrir os ícones de um site em tela cheia, por exemplo, vai ver uma imagem feita para reprodução pequena em tamanho grande. Com a baixa resolução, o resultado é borrado e com poucos detalhes. O mesmo acontece com um documento com escaneamento de má resolução — fazendo com que as letrinhas do documento não sejam compreensíveis.

Organizar a papelada, reparar na configuração e cuidar da qualidade estão entre as melhores práticas de digitalização de documentos. Ainda vale prestar atenção na indexação, para acessar e recuperar os arquivos rapidamente.

Uma nota fiscal, por exemplo, pode ser indexada por data da emissão, tipo, razão social e por aí vai. Por isso, é uma boa prática de gerenciamento de documentos, facilitando o armazenamento e a localização.

O que acha de aprender ainda mais sobre como cuidar bem dos documentos, organizar a papelada e migrar para o mundo digital? Então, não deixe de seguir nossa página no Instagram e ver os conteúdos em primeira mão!