Sistema de gestão: o que é, quais as vantagens e como escolher

Inovação, produtividade e redução de custos são temas que estão sempre na mesa de reuniões de qualquer empresa. Para todos esses tópicos, a solução caminha no mesmo sentido: transformação digital do negócio e aquisição de um sistema gestão que permita que os colaboradores entreguem mais e melhor.

No entanto, como se sabe, a maioria das empresas brasileiras são de pequeno e médio porte. O que exige que cada decisão e investimento seja muito bem planejado para que o desenvolvimento das suas operações seja real.

É encruzilhada de escolher uma boa plataforma de gestão que muitos líderes acabam estagnado no universo das planilhas, e-mails, gavetas e estantes.

Neste artigo, vamos apresentar as principais benefícios deum sistema de gestão e como escolhê-lo da maneira mais adequada ao seu negócio. Leia até o fim!

LEIA TAMBÉM -> Transformação digital nas empresas: como preparar sua para o presente e futuro?

O Que é um Sistema de Gestão?

Um Sistema de Gestão é um software projetado para administrar uma ampla variedade de tarefas, processos e informações que são essenciais para o funcionamento eficaz de uma empresa.

É, essencialmente, uma plataforma inteligente que automatiza operações e conecta várias áreas dentro da organização.

Uma das principais funções de um sistema de gestão é centralizar dados originados de diferentes departamentos da empresa.

Esses dados podem ser usados para criar relatórios detalhados ou alimentar ferramentas de Business Intelligence (BI). Isso proporciona uma visão abrangente dos indicadores de negócios, permitindo tomadas de decisão informadas.

Esses sistemas têm a capacidade de pré-estabelecer ou personalizar fluxos de trabalho e processos de acordo com as características e necessidades específicas da empresa.

Embora isso possa representar uma leve burocratização, é fundamental para garantir que os processos funcionem sem problemas e que as informações fluam sem interrupções.

Por que um sistema de gestão é importante?

Um Sistema de Gestão empresarial é crucial para empresas de todos os tamanhos, mas particularmente benéfico para pequenos negócios.

Ao automatizar tarefas operacionais, ele libera tempo para que proprietários e funcionários se concentrem em estratégias de crescimento e impulsionem as vendas.

Além disso, a centralização de informações em um sistema de gestão oferece uma visão holística do funcionamento da empresa. Isso simplifica a tomada de decisões e fornece insights valiosos para aprimorar a eficiência operacional.

Tipos de sistema de gestão

Existem diversos tipos de sistemas de gestão disponíveis no mercado, cada um com suas características específicas. Abaixo, apresentamos uma breve explicação sobre os três tipos mais procurados por empresas e suas aplicações, destacando os benefícios que proporcionam:

ERP (Enterprise Resource Planning)

O ERP, ou Planejamento dos Recursos da Empresa, é um software de gestão que desempenha um papel fundamental na unificação de informações e no aprimoramento do fluxo de trabalho entre as diferentes áreas de uma empresa.

Em organizações onde cada departamento possui suas próprias ferramentas para geração de relatórios e execução de tarefas rotineiras, o ERP atua como um elemento centralizador, alinhando a comunicação entre todas as áreas e simplificando o processo de tomada de decisão.

No entanto, nem todas as pequenas empresas necessitam de um ERP.

Em casos de empresas com número reduzido de funcionários e processos pouco complexos, uma abordagem baseada em planilhas bem organizadas e comunicação eficaz pode ser mais eficiente do que a implementação de um ERP.

Isso ocorre porque a adoção de um sistema de gestão implica custos significativos, tanto financeiros quanto em termos de esforço na implementação. Entretanto, à medida que a empresa cresce, a implementação de um ERP torna-se essencial devido aos benefícios que proporciona.

CRM (Customer Relationship Management)

O CRM, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um sistema que vai além da gestão empresarial tradicional. Ele se concentra em organizar e integrar de forma estruturada vários processos e tarefas relacionadas ao cliente.

O CRM não é apenas um sistema, mas também uma abordagem que coloca o cliente e suas necessidades como prioridade. Isso permite que a empresa compreenda as reais necessidades dos clientes e ofereça produtos e serviços de maneira mais precisa, visando o aumento das receitas por meio de novas vendas ou da fidelização dos clientes.

O CRM é indicado para empresas que desejam crescer e precisam aprimorar suas operações comerciais, organizar atividades e tarefas, gerenciar o funil de vendas e automatizar atividades operacionais, como envio de e-mails.

Além disso, o CRM fornece dados valiosos sobre o setor, permitindo que a empresa tome decisões informadas para melhorar seus resultados.

BPMS (Business Process Management System)

O BPM, ou Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma técnica projetado para sistematizar os processos organizacionais, coletando e organizando informações.

Ela reúne dados sobre a execução de atividades, facilitando a visualização do fluxo de trabalho e identificando oportunidades de melhoria. O principal benefício do BPM é a promoção do aprimoramento contínuo dos processos.

Ao ser aplicado como sistema, essa tecnologia simples porém sofisticada pode ser implantada por partes, adaptando-se às necessidades específicas de cada empresa. Além disso, oferece a possibilidade de integração com outras soluções, como Business Intelligence (BI) e GED.

O BPMS é valioso para empresas que desejam otimizar seus processos e garantir uma execução mais eficiente das atividades. Ele permite uma análise detalhada das operações da empresa e ajuda a identificar áreas que podem ser aprimoradas para alcançar um desempenho superior.

LEIA TAMBÉM -> BPMS para RH: o que é, quais as vantagens e como usar

Cada um desses tipos de sistema de gestão oferece benefícios específicos, e a escolha dependerá das necessidades e objetivos da empresa. É importante considerar o tamanho da organização, a complexidade de seus processos e os recursos disponíveis ao tomar a decisão sobre qual sistema de gestão implementar.

‍

Quais são as vantagens de um sistema de gestão?

Agora que você já sabe o que é e quais são os principais tipos, chegou o momento de conhecer os benefícios proporcionados por um sistema de gestão empresarial.

Os sistemas de gestão empresarial oferecem uma série de benefícios essenciais para o funcionamento eficaz de uma empresa. Abaixo, destacamos os principais benefícios, enfatizando a importância de um software de gestão empresarial:

Centralização das informações

Um dos maiores trunfos de um software de gestão empresarial é sua capacidade de integrar informações de várias funções e departamentos da organização. Essa integração cria um fluxo de informações coeso e funcional, reduzindo a duplicação de dados e eliminando inconsistências. Como resultado, a empresa opera de maneira mais eficiente e com maior transparência em suas operações.

Acesso a dados precisos

Um sistema de gestão empresarial desempenha um papel crucial ao permitir o acompanhamento de todas as ações da empresa sob uma única perspectiva. Isso gera relatórios essenciais para analisar o estado atual do negócio e orientá-lo na direção certa. Com informações detalhadas e precisas à disposição, o gestor pode tomar decisões mais informadas e estratégicas para o crescimento e sucesso contínuo da empresa.

Redução de falhas e retrabalho

A automação de tarefas reduz significativamente a probabilidade de erros humanos. Esses erros podem levar a perda de tempo, recursos e, em casos mais graves, a problemas legais. Com um sistema de gestão empresarial, os processos são executados de forma consistente e precisa, minimizando riscos e mantendo a integridade das operações.

Aumento da Eficiência

A automação de processos rotineiros reduz o tempo gasto em tarefas administrativas, permitindo que os funcionários concentrem seus esforços em atividades mais estratégicas e cruciais para o sucesso do negócio. Isso não apenas acelera as operações, mas também melhora a qualidade do trabalho.

Melhora na Tomada de Decisões

Com acesso a dados em tempo real e relatórios detalhados, os tomadores de decisão têm em mãos ferramentas poderosas para escolhas informadas e estratégicas. Isso significa que eles podem identificar tendências emergentes, monitorar o desempenho da empresa e antecipar futuros desafios ou oportunidades. A capacidade de tomar decisões bem embasadas é um elemento fundamental para o sucesso empresarial.

Investir em um software de gestão empresarial é, portanto, um passo crucial para qualquer empresa que deseje aprimorar sua eficiência, melhorar suas operações e tomar decisões mais assertivas.

‍

Por que o BPMS é o único que pode organizar todo seu o negócio?

A resposta é tão simples quanto direta: porque um BPMS é o único modelo de plataforma que aceita todos os outros sistemas de gestão.

Ou seja, mesmo que você tenha um ERP, CRM ou de sua preferência para realizar suas rotinas, o BPMS pode reger o funcionamento dos seus processos.

Ele não é uma ferramenta especializada em determinada área, setor ou segmento, como saúde, odontologia, contabilidade ou estética ou comércio exterior.

Isso porque um BPMS não é local onde você realiza as tarefas, mas onde você administra o andamento de cada uma delas, onde cada colaborador documenta o início, o meio e o fim de cada atividade, onde as etapas de cada processo avançam automaticamente de colaborador para colaborador.

Dessa forma, se uma das etapas exige que funcionário lance nota, calcule incentivos fiscais, agende clientes, faça orçamentos ou feche um folha de pagamentos, o BPMS é o ecossistema de negócios que irá organizar esse passo a passo, notificando cada funcionário o seu momento de entrar e sair do processo, por meio de notificações dentro da própria plataforma.

Com o mapeamento dos processos, o fluxograma das tarefas é programado e codificado para que a ordem de cada etapa e cada participante envolvido seja automatizada do início ao fim.

E se alguma dessas tarefas exigir o uso de um ERP ou CRM, sem problemas.

Tão logo a tarefa esteja cumprida, o colaborador dá baixa na sua etapa do processo e o próximo colaborador envolvido é notificado.

Conheça agora o Speedtask e comece a transformação digital do seu negócio!