Conheça 5 vantagens de se implementar o GED

Você já ouviu falar em Gestão Eletrônica de Documentos? A ideia é administrar os arquivos e processos de forma virtual, contando com os pontos fortes da digitalização. As várias vantagens de se implementar o GED fazem com que a alternativa seja uma opção interessante.

Uma das razões é a possibilidade de ter ganhos em produtividade. Isso porque o indicador costuma estar relacionado à quantidade de tempo gasto em uma tarefa — reduzido com o uso do GED. Dependendo da forma em que os arquivos foram virtualizados, também é possível editar facilmente seu conteúdo.

Por isso, produzimos este texto. Você vai entender quais são as principais vantagens de se implementar o GED e como pode ajudar a minimizar os gastos com a papelada na empresa. É só continuar a leitura!

Quais são as vantagens de se implementar o GED?

A Gestão Eletrônica de Documentos é uma ideia fácil de pôr em prática. Geralmente, é feita com o uso de um sistema especializado que conta com recursos para digitalização, busca, exclusão, armazenamento e por aí vai. Existem várias vantagens de se implementar o GED e você já vai conhecer algumas nos próximos tópicos.

1. Redução de papéis

Você já ouviu falar em "paperless"? É a tendência de substituir a circulação de papel por arquivos digitais. Desse modo, há uma economia maior de dinheiro e recursos naturais. O GED é justamente uma das soluções focadas em pôr essa ideia em prática.

2. Eliminação de impressoras

Embora boa parte dos gestores não se dê conta, as impressoras consomem dinheiro e espaço físico. Eliminar seu uso acaba com dois gastos: o de aquisição e o de manutenção. Isso é principalmente verdadeiro em empresas em que há muita demanda e poucos equipamentos, acelerando o desgaste.

3. Eliminação de cartuchos

Os cartuchos são um gasto recorrente das empresas que dependem de impressoras, aumentando dependendo da frequência e do tipo. Desse modo, o GED ajuda a dispensar a necessidade de impressão e o consumo de cartuchos.

4. Mesa limpa

Você já reparou que boa parte da bagunça nas mesas tem relação com a papelada? Isso porque nem sempre o armazenamento dos documentos é prático e a tendência é colocar os papéis no lugar mais fácil. Mas, ao usar a virtualização, os arquivos podem ser automaticamente classificados e rapidamente reorganizados.

5. Redução de consumo de energia elétrica

Sabe quando há vários materiais sendo impressos simultaneamente? Então, isso também representa um gasto. Desse modo, abrir mão de impressoras pode ajudar a evitar uma conta de luz cara. Isso é principalmente verdadeiro em empresas que levam muitos papéis de uma sala para a outra. Por isso, não deixe de pôr tudo na ponta do lápis.

As vantagens de se implementar o GED envolvem praticidade, economia e organização facilitada. Assim, vários processos que eram feitos manualmente em papel podem ser migrados para o meio digital.

A ideia funciona ainda melhor se combinada com uma aplicação BPMS, responsável por sistematizar e automatizar as tarefas dos processos, mapear processos, elaborar workflows e permitir o Gerenciamento de Processos do Negócio.

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