Conheça 4 erros na gestão de documentos que sua empresa deve evitar

Erros na gestão de documentos podem comprometer a competitividade de um negócio. Assim, algumas práticas inadequadas são adotadas em muitas empresas.

Além disso, esses erros na gestão de documentos podem trazer uma série de dificuldades para o seu negócio. A empresa que não cuida bem da sua papelada é menos produtiva, tem processos mais complexos e custos maiores.

Para garantir mais organização na sua empresa, não é muito complexo. O primeiro passo é entender o que se está fazendo de errado.

Por isso, preparamos este artigo com os erros na gestão de documentos cometidos com mais frequência nas empresas. Confira quais deles você identifica no seu negócio e o que é preciso melhorar no gerenciamento de documentos. Boa leitura!

1. Trabalhar apenas com documentos impressos

Mesmo com a tecnologia disponível para gerenciar documentos digitalmente, muitas empresas ainda mantém sua papelada apenas em formato físico. Essa prática pode ser um grande freio na produtividade do negócio.

Um dos prejuízos dessa forma de gestão é o compartilhamento. Dependendo da situação, pode levar dias até que um documento físico chegue a um destinatário. Digitalmente, ele pode ser compartilhado de forma instantânea, garantindo mais agilidade no processo.

Além disso, os documentos digitalizados podem ser armazenados com mais segurança. Assim, também reduzem o uso do papel, que é uma obrigação para qualquer empresa preocupada com a sustentabilidade no seu negócio.

2. Não investir em tecnologia

Muitas vezes, o uso excessivo dos documentos físicos está ligado à resistência da empresa em investir em tecnologia. E a digitalização dos papéis está diretamente ligada ao aproveitamento dos meios tecnológicos disponíveis.

Softwares de gestão de documentos e armazenamento em nuvem são alguns exemplos de ferramentas que podem ser utilizados.  Com eles, a empresa ganha tempo, agilidade e segurança nos cuidados com os seus papéis.

3. Não organizar os documentos de forma correta

Não cuidar da organização é mais um dos erros na gestão de documentos cometidos com frequência. Ele é resultado da falta de processos e de políticas para gerenciar a documentação da empresa. E, geralmente, essa prática cria um problema que cresce como uma bola de neve.

Quanto maior o volume de documentos e de fontes das quais eles provem, maiores os riscos. E isso pode ocasionar prejuízos como a perda de oportunidades de negócios, retrabalho e ameaças à privacidade da empresa e de seus stakeholders.

4. Descuidar da política de acesso aos documentos

Aliás, riscos à privacidade e à segurança são bem comuns em organizações que não cuidam adequadamente de seus documentos. A falta de controle sobre quem tem acesso aos papéis pode gerar problemas sérios.

O ideal é que a empresa tenha uma política clara para estes acessos. Logo, é preciso identificar quem poderá manusear os documentos, quando e com que objetivo.

Como melhorar a gestão dos seus documentos?

Uma maneira eficaz de reduzir os erros na gestão dos papéis da sua empresa é investir em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, o GED. Ele pode ajudar a organizar o seu acervo, facilitando o acesso aos papéis, bem como o seu compartilhamento.

Além disso, o GED também libera espaço físico em seu escritório, pois permite concentrar a documentação em discos rígidos.

Ficou interessado em eliminar os erros na gestão de documentos em seu negócio? Então, entre em contato e conheça o GED da Doc Soluções.