Como a organização de documentos pode trazer melhorias para a empresa?

Como é sua mesa de trabalho? Há vários papéis fora do lugar? Embora possa parecer um hábito inofensivo, ter um ambiente sem a devida organização de documentos pode comprometer boa parte da produtividade. Isso porque se torna mais difícil identificar onde está cada coisa.

Assim, você acaba gastando uma boa parte do seu tempo e energia para encontrar os arquivos, o que influencia até no humor, às vezes. No entanto, se os minutos perdidos parecem pouco inicialmente, a longo prazo, podem fazer uma boa diferença.

O objetivo do texto é contar um pouco sobre a organização de documentos e como a prática de mantê-los no lugar pode trazer melhorias para a empresa, além de explorar os primeiros passos, trazer algumas dicas de como começar e revelar a função do Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Boa leitura!

Por que a organização de documentos é importante?

Você sabia que os americanos chegam a gastar 2,5 dias por ano procurando coisas perdidas no escritório? Às vezes, o resultado é o pior possível, com papéis perdidos e um trabalho no limite dos prazos. Por isso, é comum ouvir histórias de pessoas que atrasam projetos e até assinam os documentos errados.

Vale reparar se a desorganização já passou dos limites. Existem pistas, como a falta de espaço para colocar coisas no ambiente de trabalho, a existência de pastas no mesmo local há muito tempo, o atraso para compromissos por anotar horários em papéis aleatórios, e por aí vai.

Quais são os primeiros passos?

A organização de documentos pode começar pela papelada. É possível dar nomes que revelam sua versão — por exemplo, se é rascunho — e deixar a data bem visível. Ainda assim, reduzir o uso de materiais pode ser uma boa medida.

Repare se é realmente necessário contar com uma quantidade alta de caixas, pastas, grampeadores etc. Por fim, poucas coisas fazem tanta diferença quanto a diminuição da circulação do papel. Por isso, apostar na digitalização pode ser um caminho viável.

Qual é o papel do Gerenciamento eletrônico de documentos?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma tarefa que costuma garantir rastreamento, armazenamento e gestão dos arquivos digitais. Isso costuma ser possível graças aos sistemas específicos para isso.

A organização de documentos é útil para garantir produtividade, cumprimento de prazos e diminuição do estresse na rotina. No caso de documentos virtuais, isso é feito por meio de programas de computador. O conceito de software GED interage com a ideia de sistema de gerenciamento de conteúdo.

Os programas costumam contar com o registro das várias versões do documento por meio do rastreamento de histórico. Assim, você pode saber quando aconteceram as modificações, algo que nem sempre é possível com os físicos. Por isso, também podem contar com funções ligadas à manutenção de ativos digitais, à geração de imagens dos documentos, à criação de workflows e ao gerenciamento de registros.

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