Como funciona o GED? Descubra aqui!

As gavetas e prateleiras deram a tônica do armazenamento de documentos e pouco se discutiu sobre o assunto na maior parte do tempo, mas uma pequena invenção da década de 1950 usada para gravar informações em uma camada de alumínio de alta precisão mudou isso. O Disco Rígido tornou possível algumas das principais formas de Gestão Eletrônica de Documentos e entender como funciona o GED se tornou cada vez mais importante.

Isso porque os arquivos virtuais vieram para ficar e o mundo provavelmente vai precisar armazenar até 200 zetabytes de dados em 2025. O GED é pensado com base na virtualização dos papéis e na adoção de um sistema tecnológico para cuidar deles. 

Geralmente, conta com uma implementação simples, passando pela digitalização dos arquivos e por sua organização virtual. Assim, a ideia costuma ganhar destaque por suas vantagens. Por exemplo, a redução da circulação de papéis, a diminuição das impressoras, a minimização dos gastos com cartuchos e por aí vai. Mas se você ainda tem perguntas sobre como funciona o GED, continue a leitura para encontrar as respostas para elas.

Como funciona o GED?

A palavra "escritório" tem origem no latim e seu significado original estava ligado aos quartos em que os copistas da Idade Média produziam seus pergaminhos. O "escritório sem papel" é um conceito mais recente, aparecendo pela primeira vez em um texto futurista da década de 1970.

Hoje, a prática de importar, salvar e organizar os arquivos virtualmente é possível a partir do GED. O sistema eletrônico assume o papel dos gabinetes físicos, evitando que seja perdido tempo com a papelada.

Por que o GED pode ser uma boa ideia?

Talvez você entenda como funciona o GED, mas ainda esteja na dúvida se é uma boa opção para você. Aqui, o primeiro ponto em que vale prestar atenção é a agilização dos processos.

Isso porque o modelo tradicional passa por etapas burocráticas, como solicitar via e-mail ao setor responsável pelo documento, aguardar a mensagem ser lida, caminhar até o arquivo, procurar a prateleira, encontrar a caixa, procurar a pasta e por aí vai. Aqui, vão alguns longos minutos.

Saber como funciona o GED traz uma alternativa à tradicional busca e armazenamento de caixas e papéis. A opção também se destaca pela economia, poupando gastos com limpeza, por exemplo. Assim, os arquivos desnecessários ainda podem ser excluídos mais rapidamente. Por depender apenas de meios virtuais, é possível compartilhar tudo com muito mais facilidade.

Isso passa pela aposta na digitalização. Desse modo, você pode fazer uso de um scanner ou de uma impressora multifuncional, criando as versões virtuais dos documentos físicos. Se você já teve a experiência de perder um material impresso importante, talvez se beneficie da virtualização e da possibilidade de acessar as informações com apenas alguns cliques.

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