Processos automatizados x processos manuais: qual é melhor?

Carros automáticos, softwares que fazem diagnósticos médicos e robôs que editam livros. A automatização dá as caras nas formas mais criativas e faz com que boa parte dos gestores se deparem com o cada vez mais persistente dilema dos processos automatizados x processos manuais. 

A ideia é principalmente considerar que boa parte do tempo das empresas é gasto na busca manual por informações. Profissionais gastam, em média, 18 minutos para encontrar um documento. 

É aqui que a automatização surge como uma solução, simbolizada por um leque de tecnologias que diminuem a necessidade de interferência humana para um processo funcionar, ou seja, ser feito "por conta própria". 

Isso acontece por critérios predeterminados incorporados às máquinas. A ideia aparece em vários tipos de indústria, um exemplo que pode facilitar sua vida é o BPMS. O sistema automatiza algumas das práticas mais importantes da gestão de processos, como a criação de workflows e o mapeamento de processos. 

Mas afinal, qual dos tipos de processo é o melhor? Será que os processos manuais ainda têm espaço nas empresas? Você vai ver a resposta para essas perguntas nos próximos tópicos. Vamos lá?

Processos automatizados x processos manuais: benefícios de cada um

O dilema de processos automatizados x processos manuais é antigo, uma vez que a palavra "automatização" ganhou destaque após 1947, quando a Ford criou um departamento para se dedicar ao assunto. O termo tem origem na palavra “autômato”, originalmente grega. 

Assim, indicava obras de engenharia antiga que operavam por conta própria. Um dos primeiros exemplos é o relógio de água, um parente distante do relógio mecânico que era usado na Antiguidade Oriental.

Na Idade Média, o "Livro de Dispositivos Engenhosos" foi produzido por três irmãos persas e é uma das primeiras obras a retratar dispositivos autômatos. Com o surgimento dos motores primários e a vapor, assim como moinhos de grão avançados, os requisitos para a automatização mudaram. 

Logo, seus avanços passaram a acompanhar a Revolução Industrial no século 18 e levou a ideia a um novo paradigma — o de ser uma ferramenta para o progresso humano e para o desenvolvimento da indústria.

Essa ideia se mantém uma realidade até hoje. Desse modo, a automatização é amplamente adotada graças às suas vantagens:

• minimização do trabalho repetitivo;
• economia de custos;
• aumento de previsibilidade;
• melhoria no rendimento. 
  

Em algumas áreas, trabalhos monótonos, pesados e perigosos são os principais alvos da automatização.

Processos automatizados x processos manuais: qual é a melhor opção?

Agora, talvez você ainda esteja se perguntando qual é a melhor resposta para o problema dos processos automatizados x processos manuais. Com efeito, o principal ponto que conta a favor da não automatização é o deslocamento dos trabalhadores, mas isso só vale para funções em que as atribuições das máquinas são preenchidas por pessoas. 

Na maior parte das vezes, automatizar resulta em taxas de produção maiores, uso mais eficiente de matéria-prima e produtos de mais qualidade. Isso porque as máquinas põem em prática os conceitos com menos variabilidade que os seres humanos, assim, as chances de erros diminuem. 

Desse modo, os processos manuais não são desprezados, mas direcionados para aquilo que os sistemas não são capazes de fazer ou em produtos lançados em escala reduzida. Os carros de luxo, que contam com uma automatização menor, são um exemplo.

Os sistemas de BPM simbolizam bem as vantagens da automatização. Com seu uso, se torna mais fácil pôr em prática a digitalização e depender menos do papel e do e-mail. Isso porque mover os dados manualmente pode representar uma grande dor de cabeça. 

Com processos conhecidos e devidamente mapeados, torna- se mais fácil estabelecer bons indicadores e conseguir os melhores insight. Assim, as equipes se mantêm informadas e assumem níveis de responsabilidade maiores.

Como a automatização funciona?

A principal ideia por trás do conceito de automatização é a diminuição da intervenção humana. Isso pode ser feito, por exemplo, com o uso de softwares e robótica. Na automatização básica, o foco é as tarefas mais simples. Aqui, há a digitalização do trabalho, com sistemas que compartilham as informações e agilizam as tarefas mais rotineiras.

Um exemplo conhecido é o RPA, a Automação Robótica de Processos. Esse é um tipo comum na indústria e tem um uso muito relevante nas fábricas, mas, para os gestores, o modelo mais relevante talvez seja o gerenciamento de processos de negócio, que conta com softwares específicos para cuidar do assunto. 

Assim, o foco é a padronização e a transparência, trazendo insights sobre os principais desafios do negócio e ajudando a elaborar soluções. Esse é o principal exemplo de automatização para os gestores, simbolizado pela sigla em inglês "BPMS". 

O glossário da empresa de consultoria norte-americana Gartner define o gerenciamento de processos de negócio se centrando em seis palavras: 

• otimização;
• melhoria;
• mensuração;
• análise;
• modelagem;
• descoberta. 
  

Por isso, funciona de uma forma diferente do gerenciamento de tarefas tradicionais, observando o processo como um todo.

Aposte em uma solução profissional

Em conclusão, processos automatizados x processos manuais é uma dúvida que você provavelmente vai lidar na sua rotina. Isso é principalmente verdadeiro ao falar de gestão de processos, já que mais de 20% das empresas não contam com workflows automatizados. Esse ponto costuma pesar no crescimento da receita. 

Com as soluções certas, você pode tornar o ambiente de trabalho menos caótico, diminuir a papelada e ainda deixar de perder as tarefas mais importantes.

De fato, não citamos parte dos papéis por acaso. Essa é uma das principais demandas das empresas e faz com que os custos com impressão se tornem um problema. Para isso, a Gestão Eletrônica de Processos pode estar junta ao BPMS e servir como uma solução, contribuindo para a economia do espaço físico e para a praticidade na hora de armazenar e compartilhar documentos. 

Certamente, se o escritório da sua empresa é uma bagunça, essa pode ser uma das soluções. Assim, você contribui para diminuir a circulação de papel, deixando de se preocupar com impressoras e cartuchos. 

E então, você sabia que a Doc Soluções é especializada em GED e BPMS? Dar o próximo passo e migrar sua empresa para o mundo digital, é algo que só depende de você. E então, não vai ficar de fora, né? Conheça nossas soluções e aposte em um projeto personalizado!