Workflow e BPMS: Conheça a relação entre essas duas soluções!

Talvez você tenha ouvido os termos workflow e BPMS juntos. A palavra "workflow" começou a aparecer em publicações da década de 1920 e a origem do conceito costuma ser associada à Frederick Taylor, o fundador do "taylorismo" — um movimento do início do século 20 voltado à eficiência econômica e à produtividade. 

A ideia é importante para os gestores, principalmente na hora de lidar com problemas simples de gestão de processos. Por exemplo, a falta de organização de documentos. Isso porque a busca por papéis internos é responsável por 20% da semana de trabalho de um profissional. 

Aqui, o objetivo é combinado com os sistemas de BPM, usados para colocar em prática algumas das principais ideias do gerenciamento de processos de negócios, uma disciplina com um forte apelo em workflows.

Lembra do problema da busca por documentos que citamos? Então, o sistema é justamente uma das formas de contornar isso e deixar a empresa menos dependente de materiais impressos. 

Assim, ter processos conhecidos e menor consumo de energia elétrica pintam entre as principais vantagens. Você já vai entender o que isso significa.

O que é um workflow?

Workflow diz respeito a um fluxo de trabalho, ou seja, uma forma de manter os processos em ordem e as tarefas ilustradas em uma série de atividades, trazendo um senso de continuidade e sequência.

É uma representação gráfica, podendo ser produzida por notações como o BPMN. Assim, representa uma cadeia de processos e sua visualização ajuda a ter vários insights. Existem vários tipos, como ad hoc, administrativo, produtivo e por aí vai.

Entenda a relação entre Workflow e BPMS

Workflow e BPMS são ideias que frequentemente aparecem juntas porque uma serve como ferramenta para produzir a outra. O que isso significa? Na prática, o BPMS é uma das principais soluções para automatização dos workflows.

Com o programa, você pode criar virtualmente caminhos sequenciais de atividades, trazendo uma visão geral e facilitando a leitura das métricas de desempenho. Desse modo, a elaboração se torna mais profissional.

Unir workflow e BPMS é útil para ter uma visão completa dos processos da empresa e pôr em prática o ciclo BPM. Assim, você lida com etapas como a elaboração do projeto, a modelagem, a prática, a mensuração e a melhoria. Embora pareça um trabalho bem complexo, o uso de um software pode tornar tudo mais simples e intuitivo.

O resultado é o mapeamento de processos, a tarefa de analisar e representar desde o recebimento dos insumos até sua transformação em produtos. Desse modo, a forma com a qual a empresa opera fica clara e você passa a conhecer seus vários inputs e outputs. Os processos são simplesmente a transformação de cada input em outputs mais valiosos.

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