Segurança na nuvem: como armazenar documentos on-line com segurança

Um dos grandes desafios dos gestores e empresários brasileiros é gerir com eficiência e agilidade os documentos arquivados e informações que circulam diariamente nas rotinas corporativas, pensando em como armazenar documentos on-line com segurança.

Na era do conhecimento, em que rapidez e eficiência são as palavras de ordem, reconhecer a informação como um bem valioso para eficiência dos processos, sejam profissionais ou pessoais, é essencial para traçar estratégias que dinamizem as atividades. 

Gerenciar de forma estratégica os documentos e dados disponíveis, garantindo que o material buscado seja acessado com rapidez e simplicidade, exige organização e preparo por parte do time para traçar as estratégias corretas. 

A realidade corporativa exige rapidez e eficiência na resolução das demandas, sobretudo para as empresas de pequeno e médio porte, que precisam otimizar seus recursos para desenvolver processos mais diligentes. 

É neste cenário desafiador que o armazenamento on-line de documentos passou a ser uma realidade para grande parte das instituições. 

A garantia e facilidade do acesso, aliada a possibilidade de redução de custos, tornou a guarda digital de documentos uma alternativa muito rentável. Mas, é preciso muito cuidado e cautela para avalizar a segurança dos dados e evitar que haja qualquer prejuízo às empresas. 

Por isso, neste artigo, a Doc Soluções vai explicar tudo o que você precisa saber sobre armazenar documentos on-line e dar algumas dicas para garantir a segurança de suas informações.

Quais as vantagens de armazenar documentos on-line?

De acordo com dados do Instituto Information Management, cerca de 95% das informações que trafegam no Brasil ainda estão em papel. 

Este percentual bastante elevado, além de sinalizar negativamente para o uso irracional da matéria-prima, também reflete como é a gestão corporativa brasileira no que se refere a extrema lentidão de seus processos e organização de informações. 

Como diz a máxima corporativa, tempo é dinheiro! Dedicar recursos, sejam eles financeiros ou humanos, para fazer o gerenciamento dos documentos e informações importantes, quando feito de forma equivocada, é um grande desperdício. 

Armazenar documentos on-line torna o acesso aos dados muito mais simples, ágil e eficiente. Para gestores e empresários, tão importante quanto armazenar corretamente as informações é garantir que haja facilidade para localizá-las e ter segurança no acesso. 

Somado a isso, outras vantagens em armazenar documentos on-line são: 

• Garante agilidade dos processos: quando os colaboradores têm segurança de saber que tudo aquilo que precisam está em mãos, torna-se mais simples lidar com imprevistos;
• Melhor a organização da empresa: com menos papel em circulação, a organização física da empresa é beneficiada, além de reduzir a possibilidade de perda ou danos;
• Aumenta a produtividade da equipe: ter acesso rápido aos documentos corporativos garante mais produtividade a todo time, já que assegura mais assertividade nas ações;
• Promove a sustentabilidade: quando uma empresa adota a solução de armazenamento on-line de documentos, não é somente ela que ganha, mas toda a sociedade se beneficia, visto que a produção de papel está entre as atividades industriais que mais prejudicam o meio ambiente.

Somado a isto, muitos empresários lidam diariamente com documentos probatórios de grande relevância, como notas fiscais, ordens de serviços e muitos outros que são de extrema importância. 

Mantê-los organizados digitalmente de forma segura e com fácil acesso é fundamental para a empresa aumentar a sua competitividade nos negócios.

Quais documentos podem ser armazenados on-line?

Como dissemos, profissionais que lidam diariamente com as rotinas empresariais sabem da quantidade enorme de documentos fiscais e contratuais que circulam durante o expediente. 

Grande parte deles apresenta valor legal, o que torna seu armazenamento ainda mais necessário. Armazenar documentos on-line é mais do que uma estratégia empresarial, é um ganho de vantagem diante dos concorrentes. 

Porém, é muito importante saber quais os tipos de documentos podem ser armazenados em nuvem para que a empresa esteja sempre de acordo com as práticas legais. 

O tipo de documento que será armazenado on-line dependerá muito da atividade exercida pela empresa. Porém, de forma geral, é possível guardar dados de diferentes naturezas, como contratos, notas fiscais, documentos trabalhistas, relatórios, entre outros. 

Para ficar restrito somente aos documentos legais, outras possibilidades como peças publicitárias, histórico de negociações, conteúdos institucionais, informes internos da empresa, e muito outros tipos de informação podem, e devem, ser guardadas em segurança para que possam ser acessadas sempre que necessário.

Quais as dicas essenciais de segurança?

No momento em que uma empresa decide colocar em prática o armazenamento on-line de seus documentos, é primordial buscar por estratégias e ferramentas que possibilitem o acesso dos dados de forma rápida e, principalmente, confiável. 

A confiança é o quesito chave para garantir todas as vantagens que o armazenamento em nuvem dos dados pode oferecer. Sem um sistema protegido, a empresa fica vulnerável a ataques e pode ter suas informações mais importantes furtadas. 

No mercado, há diversas opções, até mesmo gratuitas, para armazenamento de dados, porém, quando se trata de informações corporativas, tais alternativas mostram-se ineficazes. 

É importante ter a consciência que nem sempre plataformas mais comuns, voltadas para o uso pessoal, são adequadas para serem implementadas em ambientes corporativos.

O GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos - é a escolha certa para os empresários que desejam ter segurança e agilidade para o armazenamento on-line de seus documentos. 

Trata-se de uma ferramenta desenvolvida para facilitar o acesso, controle, armazenamento e compartilhamento dos dados da empresa. Ele funciona a partir de softwares que são alimentados com as informações e ficam disponíveis por meio de acesso digital.

Uma de suas maiores vantagens é a possibilidade de personalização. Empresas de qualquer porte e segmento podem ter um GED, já ele conta com um sistema feito sob medida, de acordo com as necessidades do cliente.

A Doc Soluções dispõe de profissionais altamente habilitados para desenvolver juntamente com o cliente rotinas que permitam o efetivo controle de toda informação da empresa. 

Atuando com uma equipe especializada e preparada para o manuseio destes materiais, garantimos a preservação total dos documentos com grande rapidez no processo. 

Todos os seus documentos estarão organizados em um sistema seguro e simples, garantindo acesso de sua equipe e um ganho significativo de produtividade. 

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