Por que migrar os contratos com fornecedores para o digital?

Embora as pequenas empresas frequentemente dependam apenas de acordos verbais, o ideal é ter um documento escrito. É por meio deles que as regras da relação comercial são definidas. Isso inclui a que traz a obrigatoriedade de cumprir os prazos.

Aqui, a digitalização dos contratos surge como uma forma prática de armazenar os arquivos e ainda diminuir a degradação ao meio ambiente. Nesse processo, as informações são armazenadas em unidades de dados binários, chamadas de "bits". Quando endereçadas de forma separada em grupos, são chamadas de "bytes".

Essas informações são lidas por computadores ou dispositivos com processamento similar, como celulares. A partir daí, você passa a acessar os contratos de fornecedores com a mesma qualidade dos papéis físicos. O objetivo do post é contar as razões para migrar os documentos da sua empresa para o digital, revelando como colocar em prática essa mudanças e quais os benefícios disso. Preparado? Boa leitura!

Como a digitalização funciona?

Na digitalização, dispositivos como scanners ou impressoras multifuncionais capturam os contratos com fornecedores e os convertem em arquivos digitais. Por exemplo, um bitmap. Às vezes, com softwares de reconhecimento ótico de caracteres (OCR), capazes de assimilar caracteres nos arquivos.

A partir daí, essas informações são convertidas em código ASCII, ou seja, texto legível. A principal vantagem da digitalização é a facilidade para a preservação, acesso e compartilhamento. Um documento que exigiria a ida no local físico original passa a ser possível de compartilhar por qualquer pessoa.

Além de ter uma importância na divulgação histórica e cultural, a ideia ainda gera benefícios para as empresas. Por isso, filosofias como o paperless ganham popularidade para as marcas que apostam ainda mais na digitalização.

Qual é a importância dos contratos com fornecedores?

Os contratos com fornecedores são úteis para garantir que a relação entre as duas empresas funciona do jeito certo. Isso passa, por exemplo, pela homologação. Aqui, a operação física da empresa é verificada, assim como suas certificações.

No contrato, se estabelecem direitos e deveres. Além de definir as multas caso as obrigações não sejam cumpridas, as condições ideais de entrega também ficam claras. Nesse caso, o tempo em que o fornecedor deve comunicar caso não seja possível a entrega de um produto e como isso é feito, por exemplo.

Aqui, se definem prazos de pagamento e valores. Às vezes, com correção monetária, dependendo do tipo de produto. Caso o não recebimento represente riscos, o contrato pode contar com uma parte de punições.

Por que vale a pena cuidar dos contratos?

Os documentos estão entre as principais formas de se manter protegido de problemas. Por exemplo, quando os fornecedores não cumprem o prazo estipulado, definindo sanções. Porém, aqui não entram apenas as multas.

Isso porque uma recompensa comum é o abatimento do preço. Às vezes, o contrato também conta com punições que seguem uma lógica progressiva. Por exemplo, com valores que crescem de acordo com o tempo de atraso. Outra forma de contornar é definindo a responsabilização pelos danos para o fornecedor.

Mesmo sem regras, o contrato pode servir de evidência em casos de disputas judiciais. Isso é principalmente verdadeiro quando a empresa fica no prejuízo nos acordos em que os fornecedores não cumpriram sua parte.

Quais são os motivos para migrar os contratos com fornecedores da sua empresa para o digital?

Migrar os contratos com fornecedores para o mundo digital é um investimento em segurança. Isso porque as assinaturas manuais se tornam mais facilmente alvos de fraudes do que as digitais. Assim, é autenticada graças à criptografia. Geralmente, com documentos únicos e intransferíveis.

Outro ponto é o fato de que, dependendo das configurações de segurança, os conteúdos ficam visíveis unicamente para os signatários. Já os manuais, podem passar por várias mãos diferentes.

Por fim, não há a necessidade de imprimir e estocar. Às vezes, nem um hardware físico de armazenamento é necessário. A razão é o fato de ser possível salvar tudo na nuvem, em servidores online que exigem login.

Como colocar em prática essas mudanças?

Você pode escanear documentos usando o software nativo do seu sistema operacional ou o específico de cada scanner ou multifuncional. O Windows, por exemplo, conta com o Fax e Scanner do Windows, mas boa parte dos programas tem interface bem intuitiva.

Vale posicionar o documento na bandeja, observando a orientação e os limites para que o documento fique enquadrado. Depois, basta encontrar a opção de nova digitalização na própria aplicação.

Aqui, é importante ficar de olho se o sistema reconheceu o dispositivo. Às vezes, há mais de uma opção de scanner e vale encontrar a certa. Ainda há configurações ligadas ao perfil de escaneamento. Opções fotográficas, por exemplo, são diferentes das configurações para documentos.

Qual é o próximo passo?

A digitalização envolve o uso de tecnologia digital para mudar a experiência da empresa. Assim, tornando os processos mais simples, baratos e velozes. Isso acontece, por exemplo, por meio da automatização. No entanto, esse é um dos passos para um movimento maior: o da transformação digital.

Por meio dela, a tecnologia não faz apenas parte dos processos operacionais, mas fornece uma mudança mais ampla. Aqui, as empresas lidam com os pontos problemáticos dos processos manuais e suavizam com a automatização.

Um exemplo mais amplo de automatização é o uso de softwares de BPM. Desse modo, é possível mapear processos, fazer análises e criar os workflows. Tudo funciona de forma diferente da gestão simples, contando com uma perspectiva mais holística.

Migrar os contratos com fornecedores é uma forma de melhorar a segurança dos documentos, evitando fraudes e protegendo o acesso com criptografia. Quando parte de uma estratégia mais ampla de paperless, se torna possível economizar uma boa quantidade de espaço.

Uma das formas de pôr essa ideia em prática é investindo na Gestão Eletrônica de Documentos. Por meio dela, você pode organizar os arquivos, indexar digitalmente de acordo com vários critérios e acessar de forma fácil.

Para isso, pode ser uma boa contar com o suporte de uma empresa especializada no assunto. Então, a Doc Soluções é especializada em GED e BPMS, estando pronta para atender você. Conheça mais acessando o site!