Burocracia: conheça e elimine de sua empresa!

Durante o dia a dia, a burocracia surge como uma dificuldade nas soluções de serviços. Portanto, deve ser evitada em qualquer empresa, que atuará na solução deste problema. Assim, poderá obter os melhores resultados.

Evitar as burocracias no dia a dia de uma empresa traz uma série de benefícios. Portanto, os estabelecimentos trabalham em medidas para reduzir essa inflexibilidade, com o objetivo de trabalhar de forma otimizada.

Com isso, a burocracia será definida e apresentada a seguir. Além disso, serão destacados motivos e benefícios para reduzir processos burocráticos. Por fim, o leitor conhecerá formas para desburocratizar o dia a dia de um negócio!

O que é burocracia?

Primeiramente, é importante compreender o que é e como funciona esse processo. A burocracia é um processo administrativo, com a presença de um número grande de pessoas e regras rígidas para a divisão do trabalho.

Além disso, também há uma forte hierarquia de autoridade nos processos, que possuem regras inflexíveis. Com isso, este conceito possui uma opinião popular coerente com um de seus problemas, que é a falta de eficiência.

Assim, a burocracia é tratada popularmente como processos lentos e ineficientes, que poderiam ser resolvidos de uma forma prática e rápida. Dessa forma, reduzir processos burocráticos é indispensável para qualquer empresa!

Por que diminuir a burocracia em sua empresa?

Aumentar a eficiência é o objetivo de todas as empresas. Para isso, deverão encontrar motivos para reduzir a burocracia. Confira a seguir três destes motivos:

• Descentralização das atividades;
• Aumento da velocidade do serviço;
• Minimizar falhas de comunicação.

Descentralização das atividades

A descentralização das atividades é uma boa escolha para reduzir a burocracia em uma empresa. Afinal, processos centralizados tendem a ser ineficientes. Por causa disso, possuem um maior tempo de realização.

Dessa maneira, a descentralização trará maior autonomia para os colaboradores, que poderão desempenhar a sua função com maior eficiência, extraindo o máximo de cada profissional da sua empresa.

Aumento da velocidade do serviço

Sem dúvidas, aumentar a velocidade dos serviços é o principal motivo para reduzir a burocracia em uma empresa. A velocidade é muito útil para as empresas, e pode ser melhorada com ações simples!

O grande volume de documentos e ações em um processo burocrático tende a fazer com que as atividades demorem mais. Assim, ao desburocratizar a sua empresa, esta velocidade com certeza será aprimorada!

Minimizar falhas de comunicação

Em empresas com muitos cargos, falhas de comunicação são comuns. Isso está presente no dia a dia de uma burocracia. Com isso, o volume de processos e contatos para realizar um processo é elevado.

Por exemplo, considere um processo que depende da aprovação de um supervisor. Porém, o supervisor não pôde trabalhar no dia. Nesse caso, o processo ficará parado até que o responsável volte, gerando atrasos.

Além disso, esses processos utilizam muitos dados. Por sua vez, os dados não são preenchidos de forma eficiente, gerando falhas. Portanto, reduzir estas falhas é ótimo para os resultados da empresa.

Benefícios da redução da burocracia

É fácil entender razões para reduzir a burocracia no dia a dia da empresa. Assim, veja a seguir três vantagens dessa redução:

• Agilidade;
• Escalabilidade;
• Eficiência.

Agilidade

Uma vantagem atual da redução da burocracia é aumentar a agilidade das ações. Afinal, os funcionários terão maior liberdade para trabalhar. Além disso, a motivação é maior!

Com a redução da burocracia, os colaboradores possuem mais liberdade e confiança. Em função disso, esses profissionais realizam suas funções com maior motivação e velocidade.

Ademais, a velocidade é muito visada pelos processos. Portanto, ao reduzir a burocracia, a agilidade será maior. Além do mais, os profissionais terão maior motivação. Ou seja, muitos benefícios para seu negócio!

Escalabilidade

A escalabilidade é mais uma vantagem obtida ao reduzir a burocracia. Ao diminuir a hierarquia dos processos, os gargalos serão reduzidos. Os gargalos são ruins para as ações da empresa, ou seja, é uma vantagem reduzi-los.

Dessa forma, a empresa poderá desempenhar mais atividades com os mesmos colaboradores, o que é importante para reduzir custos e tornar a produção enxuta.

Eficiência

Por fim, a eficiência aumenta a partir do momento em que a empresa diminui a burocracia. Nesse caso, as ações são mais claras, e podem agilizar o preenchimento e organização dos processos.

Com isso, tanto a agilidade quanto a escalabilidade mostradas anteriormente trazem uma maior eficiência, que é indispensável para as empresas. Assim, permite o melhor desempenho dos profissionais!

Como reduzir a burocracia na empresa?

Existem dezenas de ações para reduzir a burocracia em uma empresa. No entanto, algumas soluções são de fácil implementação, e trarão resultados interessantíssimos! Confira a seguir estas soluções:

• Autonomia para os profissionais;
• Definição de metas claras e redução de reuniões;
• Digitalização de processos via BPMS.

Autonomia para os profissionais

Conferir uma maior autonomia para os colaboradores é muito importante para reduzir a burocracia em uma empresa. Com maior autonomia, os colaboradores da empresa poderão colocar em prática seus conhecimentos.

Além disso, os profissionais terão maior motivação, uma vez que sentirão a confiança da empresa. Em função disso, a solução dos processos possui maior eficiência e menor tempo, trazendo muitos benefícios para o dia a dia.

Definição de metas claras e redução das reuniões

Outra ação importante é definir as metas com clareza e, consequentemente, reduzir o número de reuniões. As reuniões são importantes, mas quando realizadas em grande número, “travam” o desempenho do profissional.

Dessa forma, ao reduzir as reuniões, o processo será mais fluido, e os resultados virão de forma natural. No entanto, a empresa não pode deixar de definir as metas, que garantem a velocidade e eficiência do processo.

Digitalização de processos via BPMS

Por fim, uma opção muito boa para diminuir a burocracia é a digitalização de processos via Business Process Management System (BPMS). Essa solução foca nos processos internos do dia a dia, para aumentar sua eficiência.

O Sistema de Gestão por Processos de Negócio gerencia de forma automática os processos de uma empresa, através da digitalização de todas as etapas. Assim, é possível atingir as metas da empresa com velocidade.

Por exemplo, com as soluções via BPMS da Doc Soluções, o usuário poderá preencher parte dos formulários de forma inteligente e automática. Além disso, encaminhar tarefas e monitorar o tempo de execução de forma automática.

Dessa maneira, a burocracia está muito presente na rotina das empresas. Apesar disso, existe uma série de benefícios em diminuir os processos burocráticos em uma empresa, como aumentar a sua velocidade e eficiência.

Para isso, a digitalização de processos via BPMS da Doc Soluções é uma alternativa muito eficiente, uma vez que desenvolve soluções inteligentes e executadas de forma automatizada, diminuindo a burocracia em sua empresa.

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