Por que é uma boa ideia apostar em menos papel e mais produtividade na empresa?

Já parou para pensar na relação entre menos papel e mais produtividade? Isso existe porque a papelada aumenta a complexidade da gestão de documentos. Para contornar o problema, as empresas passam a explorar o conceito do paperless, diminuindo ou eliminando o uso do material.

Um profissional em escritório costuma gerar uma quantidade alta de papel e papelão ao longo do dia, também tendo impacto ambiental. O termo foi divulgado pela primeira vez ainda em 1970, por meio da empresa de automação Micronet.

O objetivo deste post é abordar o impacto positivo de adotar a política do uso de menos papel, quais os benefícios e como isso influencia na produtividade. Continue a leitura!

De onde vem a ideia de menos papel e mais produtividade?

Os escritórios comuns contam com um modelo de armazenamento baseado no papel. Isso significa que há estantes, armários, pastas, gavetas etc. Por isso, essa estrutura precisa de manutenção e dedicação de recursos. O escritório sem papel tem uma exigência mais modesta, já que poderia funcionar apenas com um computador.

Assim, as informações ficariam no mundo digital. O papel nem sempre é simples de localizar, principalmente na hora de buscar informações mais específicas. Já com um banco de dados, a tarefa de atualizar e sincronizar os documentos é bem mais simples. A tecnologia vem produzindo soluções até para a experiência de leitura.

As telas modernas são menos cansativas para os olhos e alguns dispositivos móveis já vem nativamente com softwares capazes de filtrar a luz azul. Para os que expressam resistência ao brilho do computador, os papéis eletrônicos e-ink ainda são uma alternativa válida. 

Tradicionalmente usados nos e-readers, estão começando a ser produzidos para tablets, monitores e smartphones — ensaiando um futuro em que a experiência de leitura digital vai ser cada vez mais parecida com o papel.

Como essa mudança funciona?

Geralmente, o papel é colocado em segundo plano com o uso de uma série de práticas e sistemas virtuais englobadas no conceito de Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Assim, a ideia principal é contar com um processo que não dependa do papel como entrada ou saída.

A ideia não é eliminar completamente o material, já que é importante para experiências táteis, por exemplo, por meio de anotações simples. No entanto, o principal é digitalizado e armazenado de forma eletrônica. Até a dependência das assinaturas físicas pode ser contornada virtualmente.

Assinaturas digitais podem funcionar de várias formas, como por meio de infraestruturas de chaves públicas, senhas criptografadas e até escritas similares às físicas. Um dos benefícios disso é a velocidade, já que o encaminhamento de um documento pode ser validado online.

Quais são as formas de apostar em uma política de menos papel e mais produtividade?

O primeiro ponto em que vale prestar atenção é a economia de custos. Isso porque, sem bons incentivos, as empresas raramente investem no modelo. Você pode procurar sistemas que facilitem essa tarefa ou parceria com marcas que podem fornecer a infraestrutura e a tecnologia para substituir o papel.

Desde 1992, os papéis passaram a ser amplamente padronizados no formato PDF, criado pela Adobe. Por sua exibição acontecer da mesma forma em qualquer sistema operacional, passou a ser o formato mais comum para exibir e imprimir arquivos. O formato também é usado na criação de formulários eletrônicos.

Outros ingredientes ainda podem fazer parte de uma solução paperless. Por exemplo, os servidores, os bancos de dados, as plataformas de BPM e os serviços de assinatura digital. Com recursos como o OCR, se torna possível pesquisar as palavras nos arquivos.

Quais impactos positivos da política do uso de menos papel e mais produtividade?

Apostar em menos papel e mais produtividade costuma ajudar a centralizar as informações na empresa. Assim, diminui a complexidade da gestão e aumenta a velocidade na hora de localizar os arquivos. Desse modo, você pode indexar dados por nome, departamento, data de expiração e por aí vai.

Já reparou em como um arquivo físico pode custar dinheiro? Assim como a rejeição, por exemplo, por má caligrafia. Por isso, a diminuição do papel também é um investimento na poupança de custos. Até a receita pode ser aumentada, já que a economia de tempo significa mais dedicação às outras áreas do negócio.

Com a diminuição das impressões, há menos tinta, toners e papéis. Assim, menos produtos químicos, transporte e preenchimento de aterros sanitários — beneficiando o meio ambiente. Por fim, você ainda economiza o frete, pois existe menos necessidade de enviar documentos e gastar com combustível ou mão de obra.

Como a digitalização é na prática?

A digitalização costuma depender de scanners, copiadoras, multifuncionais, e-mails e sistemas de GED. As tecnologias convertem informações rasterizadas em outras, de acordo com a exigência. Assim, podem usar compactadores de imagens que criam bitmaps menores ou o OCR para identificar o texto.

Às vezes, uma combinação tanto de tecnologia de reconhecimento de caracteres quanto de formato raster serve para manter a extensão original dos arquivos enquanto permite buscas. Mas a tecnologia vem permitindo avanços, como a digitalização de alta qualidade em formatos como TIFF ou PDF.

Apostar em menos papel e mais produtividade é uma forma de fazer o trabalho render mais, tendo tempo útil para outras tarefas. Um dos desafios é o fato de a comunicação da empresa não ser apenas interna, dependendo de outras marcas, por exemplo. Isso faz com que o paperless também precise ser levado para fora, já que o remetente e o destinatário precisam de uma estrutura de software e hardware.

Ainda vale ficar de olho na legislação. Regulações do governo, normas da indústria, requisitos da lei e políticas de empresas podem deixar a mudança um pouco mais lenta, assim como dificuldades tecnológicas. Por exemplo, a longevidade dos arquivos, a compatibilidade das extensões e a manutenção do sistema operacional. 

Por isso, vale contar com a parceria de uma empresa especializada tanto em soluções para impressão, quanto em digitalização. 

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