Quais os benefícios da digitalização de processos?

A digitalização de processos já é uma realidade, e aquelas empresas que não investem nela podem ficar para trás, já que não usufruem de redução de custos, da otimização do tempo e do aumento da produtividade, por exemplo, como as que aderem à tecnologia. 

Em um mercado competitivo, isso faz bastante diferença.

Assim, neste texto, vamos mostrar a você por que investir na digitalização de processos, além de explicar um pouco melhor do que ela se trata e dar foco na digitalização de documentos e suas vantagens. Acompanhe!

O que é a digitalização de processos?

A digitalização de processos nada mais é do que transferir atividades manuais e presenciais para o ambiente virtual. Isso pode ocorrer por meio de softwares, sistemas, plataformas, aplicativos etc.

Um bom exemplo é o gerenciamento eletrônico de documentos, que se refere à atividade de administrá-los digitalmente, por meio de um sistema que permite a organização deles em nuvem ou localmente. Repare que isso elimina a necessidade de armazenamento físico.

Porém, para isso, é preciso que haja a digitalização de documentos na empresa, ou seja, a eliminação dos papéis físicos, que serão substituídos por imagens de alta qualidade — o que é feito com a ajuda de um scanner.

Mas também há os softwares que ajudam no gerenciamento de processos diversos, fazendo uso de automações.

Por que digitalizar processos?

Agora que você entendeu melhor o conceito de digitalização de processos, veja quais são as vantagens que essa solução traz para as empresas.

Melhora a comunicação e a troca de informações

Digitalizar processos permite que a comunicação seja melhorada, isto é, que determinadas informações sejam compartilhadas de forma que cheguem em todos que precisam ter ciência sobre elas. 

Para exemplificar, em um sistema de gerenciamento de processos, todos os envolvidos veem em que etapa o processo se encontra.

Muitas vezes, também é possível deixar notificações sobre algo para que outro colaborador da próxima etapa veja. Dessa forma, ocorre a centralização das informações, ou seja, tudo é encontrado em lugar só — documentos, tarefas, processos, formulários e muito mais.

Além disso, quando falamos de nuvem, os integrantes da equipe podem trabalhar em um documento em conjunto e ao mesmo tempo, independentemente de onde estiverem. Como todos os dados estarão online, o trabalho em equipe só exige o acesso à internet de todos os integrantes para acontecer.

Isso tudo possibilita o trabalho em modelo home office de modo que ele seja eficiente. 

Nesse sentido, quando a pandemia chegou em 2020, as empresas que já dispunham da digitalização de processos tiveram uma vantagem com relação às que precisaram se adaptar às pressas.

Diminui o índice de erros

Os softwares têm o poder de gerar relatórios e fazer consultas de diversos dados de forma automática. Isso vai facilitar, por exemplo, a análise preditiva, fazendo com que as tomadas de decisões sejam mais efetivas.

Além disso, como dissemos, um sistema de gerenciamento de processos automatiza os fluxos. 

O gestor define quais serão as etapas, criando uma padronização, e as acompanha enquanto a equipe segue o que está mapeado no sistema. Assim, as chances de ocorrerem erros ou imprevistos nos processos são menores.

Quais os benefícios da digitalização de documentos para as organizações?

Agora, vamos focar nos próximos tópicos na digitalização de documentos, já que é algo significativo para as empresas.

Sustentabilidade

Para um negócio que tem a sustentabilidade como um de seus valores, a digitalização de documentos é uma ótima solução. 

Sabemos que a quantidade de papel que uma empresa produz pode ser absurda. Nesse sentido, isso acaba gerando mais lixo para ser descartado e que, muitas vezes, não será reciclado.

Por outro lado, eliminando o uso de papel na sua empresa, você está contribuindo para diminuir a demanda desse item, o que resultaria em menos derrubamento de árvores e economia de água, já que a quantidade utilizada para produzir uma folha de papel é alta.

Controle maior sobre os documentos

Foi-se o tempo em que arquivos precisam ser guardados em milhares de gavetas. Mesmo que, nessa situação, haja uma organização por categorias, por exemplo, você ainda tem que ir até o local e procurar manualmente o documento que você precisa.

Com a digitalização de documentos, basta uma pesquisa por nome ou alguma outra referência e, em segundos, você tem acesso ao seu documento. Percebe que com isso você otimiza o tempo, poupando um trabalho desnecessário?

Liberação de espaço no escritório

Além de ter um estoque de documentos no escritório ser algo que dificulta a localização do que você precisa, também ocupa bastante espaço. 

Isso é algo que gera mais custos, já que a empresa precisará de um estabelecimento maior, que comporte todos os documentos físicos. Pense que esse espaço extra que foi pego apenas para essa finalidade pode servir para atividades produtivas e que gerem lucros.

Redução de gastos

A redução de gastos é consequência da eliminação da necessidade de imprimir papéis. Isso porque estão envolvidos custos como tinta e manutenção da impressora, fora as folhas de papel. 

Pode parecer um gasto sútil, mas, em grande quantidade, faz diferença no orçamento da empresa.

Como implementar a digitalização de processos na empresa?

Para finalizar, vamos dar algumas dicas para você utilizar na hora de implementar a digitalização de processos na sua empresa. Algo importante é o treinamento dos colaboradores, já que, apesar de os softwares hoje em dia já fazerem muitas coisas automatizadas, eles ainda necessitam do auxílio do ser humano para funcionar de forma eficiente.

Nesse sentido, o ideal é que os colaboradores sejam preparados pelo gestor para o novo funcionamento dos processos, de forma que possam tirar todo o proveito da tecnologia implementada.

Por fim, se você achou que a digitalização de processos pode ser interessante para seu negócio, saiba que a Doc Soluções apresenta algumas ferramentas que podem ajudar na produtividade. 

Temos o BPMS (Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio), o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e a Plataforma de Assinatura Digital e Eletrônica.

Entre em contato agora mesmo e fale com um especialista para entender como podemos ajudar na implementação da digitalização na sua empresa!